He escuchado muchas personas asociar los tableros Kanban con Trello
Es un poco como llamar Klennex a todos los pañuelos de papel. La marca se queda con el genérico.
En cambio, Kanban es mucho más que Trello.
Trello es una herramienta de tableros virtuales, mientras que Kanban es una metodología.
Puedes hacer un Kanban en una pared con post-its y cinta de pegar.
Mientras que herramientas de tableros digitales hay muchas: Trello, Asana, Kanbanflow….
Los dos formatos son geniales para tener una visión global de tus proyectos de innovación.
Y dejar de perder tiempo en el seguimiento de los proyectos.
Yo utilizo 3 plantillas
Y te las voy a explicar en el post de hoy.
¿Qué es Kanban?
En concreto, en Wikipedia Kanban se define como:
“Metodología ágil de origen japonés, utilizar para la gestión de los flujos de trabajo, para minimizar los despilfarros del proceso de trabajo”.
Para mi Kanban tiene dos características críticas, que en los tableros digitales no aparecen. Y sin embargo son la causa por las que he visto que muchas personas las utilizan mal.
#1 Sistema pull
Un sistema pull funciona “estirando” de las unidades finales antes de incorporar nuevas unidades al proceso.
Es como en un almacén, aplica el FIFO: la tarea que entra primero es la primera que sale.
A nivel de tareas, es fácil de entender, pero molesto de aplicar: tienes que terminar las tareas (o proyectos) que tienes en el flujo de trabajo antes de incorporar más.
Aunque no te gusten (que no te gustarán muchas veces).
#2 Las estaciones / fases marcan una capacidad máxima de trabajo
Cuando defines las fases del proceso (las columnas del tablero Kanban), tienes que ver cuántas tareas puedes hacer al mismo tiempo. Y no podrás hacer más.
Voy con un ejemplo sencillo.
Si tu capacidad máxima es de 3 proyectos en la fase de “Escalar”, por muchas ideas revolucionarias que tengas, no puedes pasar otro proyecto a esa fase desde la fase anterior de “Validar”
Sólo te quedan dos opciones: eliminar uno de los proyectos de la fase de “escalar” para dejar hueco o ampliar la capacidad, incorporando más recursos.
Una vez que interiorizas esos principios, tendrás más posibilidades de que tus tableros Kanban te ayuden a ser más ágil en la gestión de los proyectos de innovación que haces.
Los 3 tableros Kanban que aceleran la innovación
Si no has utilizado nunca un tablero Kanban o has usado Trello y no ha funcionado, te invito a que leas antes estos posts anteriores:
- Cómo poner en marcha un tablero Kanban si no lo has hecho nunca .
- Cómo aplicar Kanbanflow, una herramienta muy fiel a la metodología, aunque menos flexible que Trello o Asana.
Ahora te voy a desvelar los tres tableros Kanban que utilizo en Innolandia y también con mis clientes.
En mi caso, utilizo Asana, porque además la utilizo como herramienta de productividad personal con GTD. Cuando trabajo con clientes, utilizo Trello, porque es más intuitiva.
#1 Tablero de cartera de proyectos
Para qué: Nos sirve para tener una visión global de todos los proyectos que tenemos abiertos. A mayor complejidad, más necesario utilizarla.
Además, incluso te permite hacer un pantallazo y pegarlo en un informe para pasar a tu Comité de Dirección.
Es una de mis herramientas favoritas, porque ponemos la innovación ante el espejo.
Nos permite identificar los cuellos de botella del proceso de innovación y potenciales mejoras
Qué incluye: En las columnas del este tablero Kanban identificas las fases de tu funnel de innovación.
Y cada una de las tarjetas o fichas representan un proyecto. Según van avanzando los proyectos, los vas moviendo de fase, y así consigues una visión completa de la situación.
Una ventaja importante de los tableros Kanban digitales es que cada tarjeta puedes actualizarla con la información que quieras. Archivos, resultados, etc….
Incluso un check-list de las hipótesis a ir validando por ejemplo
Si además marcas el límite máximo de proyectos por fase, estarás optimizando muy bien los recursos.
Un caso práctico. Una situación que me encuentro muchas veces: “las empresas creativas poco innovadoras”
Son empresas que no paran de meter ideas al funnel, pero sin llevar los proyectos hasta el final. Entonces se generan cuellos de botella en la fase de desarrollo y no conseguirás resultados.
Ya sabes. Si no consigues resultados, estarás alimentando a los trolls.
#2 Tablero de proyectos
Para qué: Este tipo de tablero es un zoom del anterior. Me permite tener una visión general del estado de cada proyecto.
¿Tienes que tener un tablero para cada proyecto?
Te devuelvo la pregunta:
¿Tienes un Excel o un calendario de cada proyecto?
Pues eso. Sí necesitas un tablero por proyecto.
Aunque es verdad que pueden intentar integrar varios proyectos en uno (en papel es mucho más fácil hacerlo que no con tableros Kanban digitales)
Qué incluye. Yo tengo dos plantillas, dependiendo de la fase en la que se encuentre el proyecto
- Fase de Ideación: Cada columna representa una fase del proceso de ideación. En mi caso, que sobre todo aplico Design Thinking, tengo una columna por cada fase.
El proyecto es una tarjeta y se va moviendo por las columnas.
- Fase de validación: Utilizo un tablero por proyecto, siguiendo el modelo del tablero de aprendizajes de Álex Osterwalder, como ves abajo.
Las columnas centrales representan las fases del proceso Lean Start-up: Construir > Testar > Aprender.
Al inicio incluyes el listado de hipótesis y a la derecha, se van clasificando en función del resultado del experimento.
Un caso práctico. Si quieres de verdad dejar de perder el tiempo en las reuniones de los proyectos, estos tableros Kanban son la mejor herramienta.
Uno de las tareas más aburridas en innovación es el seguimiento de los proyectos.
Comprobar que tareas están completadas, cuáles no, y actualizar el plan.
Pero claro, como tenemos prisa, muchas veces no actualizamos los planes, o sólo cuando tenemos que mostrarselos a los jefes.
Aunque es un trabajo para hacer, mover post-its te ayudará a llevar mejor y ahorrar tiempo en el seguimiento de proyectos.
#3 Tablero de tareas diarias / semanales
Para qué: Este tablero te permitirá gestionar el día a día. Coordinar al equipo al equipo sobre qué tareas haremos esta semana y cuáles no.
Y además identificar las barreras que se encuentra cada miembro del equipo y las necesidades de apoyo que tiene.
Para mí, igual que los otros tableros Kanban, es una herramienta de apoyo. El valor real está cuando utilizas el tablero para comunicar con el equipo en breves reuniones diarias de 5 minutos.
Qué incluye. Este es el tablero más sencillo. Tiene 3 columnas: Plan – En marcha – Terminado.
Al principio de la semana (o al final, depende cuál sea la dinámica que aplicas) el equipo se reúne 30 minutos y decide cuáles son los proyectos a trabajar en la semana.
No todos, sino en los que se va a focalizar en el sprint.
Porque serás mucho más rápido y productivo si te centras durante la semana en pocos proyectos, que si intentas hacer malabarismos con varios al mismo tiempo.
Una vez que los tienes claro, identificas las tareas a realizar y anotas cada una en una ficha. Las colocas en la columna “Plan”.
Diariamente, te reúnes con el equipo 5 minutos (es la reunión daily) y vas moviendo las fichas según las tareas en marcha a terminadas.
Un caso práctico. El caso más brutal que me encontré fue con una gran aseguradora, a la que ayudaba a afrontar un proyecto de transformación digital utilizando design thinking
Imagínate el monstruo de proyecto.
Decenas de diapos con el plan, centenares de tareas a realizar y el equipo desbordado, gestionando a base de emails.
Así que vimos identificamos el “dolor” en el flujo de trabajo y empezamos a trabajar con un tablero diario y las acciones a realizar.
El resultado fue tan espectacular, que varios departamentos más nos pidieron que les explicáramos cómo lo podían poner en marcha.
Conclusiones
Las tableros Kanban son una herramienta muy muy potente para tener una visión global de la situación de los proyectos de innovación y también para ir más rápido.
Serás capaz de eliminar una de las pérdidas más importantes: la replanificación.
Pero ten en cuenta que la herramienta no lo es todo. Lo importante es cómo la utilizas para mejorar la comunicación con el equipo de innovación y así conseguir mejores resultados.
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