¿Cuántas veces has hecho la planificación de proyectos?
Alguna verdad?
Y ¿cuántos proyectos han tenido retrasos?
En mi caso, muchos
Por no decir casi todos
Y muchas veces es porque la planificación de proyectos no era buena
Pero,
¿alguien nos ha enseñado de verdad a hacer un plan de proyectos?
O te han soltado a la arena con los leones a ver cómo lo haces y aprender a base de errores
Hay otra forma de preparar la planificación de los proyectos
Que además, tiene impacto (positivo) en tu nivel de estrés
Déjame que te la muestre
El método de planificación de proyectos natural GTD
Después de 15 trabajando en innovación y dedicando cientos de horas a la planificación de proyectos, hace unos meses descubrí una forma completamente nueva de hacerlo.
Y sobre todo, mucho más eficiente
Fue a raíz de comenzar a trabajar con GTD para mejorar mi productividad personal, y sobre todo para reducir mi nivel de estrés.
En la metodología GTD se propone un método de planificación de proyectos diferente.
El que se denomina la planificación natural
Que sigue un esquema mucho más lógico e intuitivo para nuestro cerebro.
Acostumbrado a hacer los planes de proyectos con las acciones que eran obvias, muchas veces me dejaba acciones más pequeñas, que eran imprescindibles para el proyecto.
Y entonces surgían los imprevistos y los retrasos.
Te suena verdad?
Como todo cambio, cuando empecé a utilizarlo me costó un poco.
No estaba cómodo en los pasos, sobre todo el primero y el tercero
Pero a medida que te vas acostumbrando, agilizas una barbaridad en la planificación de proyectos
Y si podemos ahorrar algo de tiempo en nuestro trabajo, seguro que nos vendrá bien, verdad?
5 pasos de la planificación de proyectos natural
El método de planificación de proyectos natural define 5 etapas, basados en cómo nuestro cerebro enfoca incoscientemente los problemas.
#1 Determinar el propósito (el por qué)
Aunque parece obvio no lo es.
Un elemento que he incluido en mi ficha de proyectos de innovación es que se debe explicar por qué merece la pena hacerlo.
Es lo que denomino la “contribución al negocio” y se debe reflejar por escrito.
Al final, muchas decisiones a lo largo del proyecto se verán marcadas por ese por qué. Te permitirá tener un criterio claro a la hora de aprobar o no cambios (que siempre aparecerán).
Y te ayudará sobre todo a conseguir superar la resistencia al cambio de la organización.
En el caso del curso de Herramientas Avanzadas, el propósito es “validar la solución del modelo de negocio online de Innolandia”
#2 Aclarar la visión (qué)
Esta parte ya te empezará a sonar más.
Definimos qué es lo que se espera conseguir con el proyecto. Son los famosos “entregables”, que van asociados a los “paquetes de trabajo”.
Los entregables son resultados parciales que se obtienen del proyecto.
La suma de los entregables es el resultado final.
En el caso del curso de Herramientas Avanzadas, tenía bastantes entregables parciales: los 8 videos, las presentaciones, las hojas de trabajo, la campaña de captación y la página comercial.
#3 Generar ideas (cómo)
El otro gran cambio de la planificación de proyectos natural frente a la tradicional
Antes de empezar a planificar las acciones más obvias, necesitas recopilar ideas de cómo vas a conseguir los entregables
Cuantas más mejor.
Ya las filtrarás en la etapa siguiente
Y sobre todo, hacerlo por escrito, porque ayudas al cerebro a estar enfocado y mantener el nivel de creatividad
#4 Organizar las ideas
En este paso ya estás con una lista enorme de actividades potenciales, que con la planificación tradicional seguramente no hayas tenido en cuenta
Ahora se trata de organizarlas.
Escoger las actividades más adecuadas y más realistas, con los plazos y recursos que tienes desarrollar tu proyecto
Y utilizando tu herramienta favorita de proyectos (MS Project, Excel, Kanban…) identificar, por este orden:
- Secuencia de actividades
- Duración de actividades
- Camino crítico
Y poner fechas.
Como en otras cosas, los anglosajones nos llevan ventaja. Ellos hablan de “planning & scheduling”, como dos actividades separadas
Y realmente lo son.
Planificar es lo que hemos hecho organizando las ideas
Programar es marcar fechas concretas.
#5 Extraer las acciones siguientes
Esta etapa sólo la realizarás sin estás trabajando con GTD.
Si es así, tendrás que descomponer cada actividad del proyecto (a medida que te vayas acercando en el tiempo, con un plazo de unas 4 semanas) en siguientes acciones
Aquellas acciones físicas que se pueden realizar sin ninguna otra anterior.
Mi herramienta favorita para generar alternativas: El mapa mental
El mapa mental es una herramientas muy interesante para la planificación de proyectos e incluso para generar ideas innovadoras.
Fue creada por el doctor Tony Buzan y es bastante sencilla de usar, porque sigue la forma natural en la que funciona el cerebro.
Seguramente hayas visto algún mapa mental.
Tienen forma de árbol, con muchas ramificaciones
Lo que representan es el conjunto de conocimiento que tenemos sobre un tema específico (ideas, proyectos, presentaciones…) y que plasmamos en un papel.
Mi recomendación es que utilices el método manual
Papel y rotuladores
Existen herramientas informáticas, como FreeMind (gratuita) o MindManager (de pago), pero yo no me siento cómodo
Las he probado y los resultados se quedan cortos a lo que puedes conseguir con un papel y rotuladores
De hecho, yo tengo mi cuaderno lleno de mapas mentales
Para el curso de herramientas avanzado que te estoy comentando de ejemplo, utilicé más de 10 mapas: uno para el proyecto general, otro para la campaña de marketing, los de los videos…
Muy útil y muy rápido
7 pasos para definir tu primer mapa mental en 15 minutos
Si tienes práctica, seguro que tardarás menos.
Pero si eres novato, en 15 minutos tendrás un mapa mental que aplicar a la planificación de proyectos que lleves en marcha:
1) Empieza en el centro de la hoja (aquí no valen post-its, que son muy pequeños. Como poco un A4)
2) Dibuja la idea principal. No vale redactar. Los dibujos activan la creatividad
3) Utiliza varios colores
4) Desde la imagen central, ve añadiendo las palabras clave que surjan, como si fueran los capítulos de un libro
5) Crea ramas uniendo las palabras. Si es posible, con líneas curvas, para despertar a tu cerebro
6) Escribe sólo una palabra por rama. Y según vayas alejándote del centro, los conceptos deben ser más específicos
7) Usa imágenes siempre que puedas
La planificación de proyectos es sagrada pero el plan no
Si aplicas la innovación ágil, en entornos de incertidumbre, tienes que ser consciente que tu plan va a cambiar mucho.
Por eso los mapas mentales y la planificación de proyectos natural son muy útiles.
Porque si defines un experimento en el proceso de maduración de tu proyecto de innovación, no sabes qué tendrás que hacer hasta que no lo finalices.
Tu plan puede cambiar
Pero la planificación de proyectos es sagrada.
Cada experimento concreto tienes que planificarlo en detalle, cuando toque realizarlo
Porque precisamente el éxito o no de un experimento mucha veces depende de lo bien o mal diseñado que esté.
¿Cuántos retrasos has sufrido en tus proyectos por una mala planificación?
Esta herramienta te puede ayudar a reducir esos retrasos, las urgencias y el mal humor que todos hemos sufrido gestionando proyectos.
¿Has utilizado alguna vez mapas mentales? ¿Qué resultado has tenido?
Un comentario
Fue muy práctico utilizar esta herramienta sobre mapa mental ya que proporciona mucha creatividad al momento de armas todo el paquete del proyecto a innovar.
Mil Gracias por su ayuda