Cómo sobrevivir a tu día a día como gestor de innovación

Ser gestor de innovación no es fácil

No estás en una cadena de montaje en la que acaba tu turno y te vas a casa

Tienes principio y final

Pero un gestor de innovación trabajo con conocimiento

Y el conocimiento se expande ocupando espacio y tiempo

Hasta casi invadirlo todo.

Tienes que tener cuidado para no volverte workalcolico.

Yo aplico GTD como herramienta de gestión del flujo de trabajo.

Seguro que tienes tu propia experiencia.

Permíteme contarte la mía y qué intento hacer para sobrevivir a mí día a día sin volverme loco.

Un gestor de innovación pegado al correo electrónico

Los profesionales de la innovación trabajamos con conocimiento.

Eso que es tan intangible.

El conocimiento se puede transmitir de diferentes formas.

Pero la más habitual es con documentos escritos.

Y esos documentos se comparten vía email. O los team spaces cada vez, comunes entre las organizaciones.

Así que tu trabajo como profesional de la innovación ocupa gran parte del tiempo en leer, clasificar y

Según McKinsey, las personas que trabajamos con conocimiento dedicamos 13 horas a la semana a la gestión del email: leer, procesar, redactar…

El 28% de nuestro tiempo de trabajo!!

Así que ya sabes cuál será tu herramienta de trabajo principal.

Hay un montón de artículos en internet sobre cómo ser eficiente leyendo el email.

De acuerdo a la filosofía GTD y algunos tips simples de gestión del tiempo, intento no quedarme atascado con el email:

• #1 no empieces el día leyendo el email, para evitar dispersar tu atención
• #2 dedicar uno o dos momentos al día para procesar y responder.
• #3 no estar todo el día pendiente del correo en el móvil. Yo he desactivado las alertas
• #4 cuando proceses, responde los que sean de respuesta rápida (menos de 2 minutos). Los que requieran más tiempo ordénalos en categorías, relacionados con qué debes hacer con ellos.

En mi caso utilizo 3: @Acción, para los que debe hacer algo; @En espera, cuando estoy pendiente de recibir algo y @Leer cuando tengo que analizarlo con calma o lleva archivos adjuntos que estudiar

Las malditas reuniones

El email es la herramienta habitual de gestión

Pero el gestor de innovación tiene que relacionarse con personas.

Porque sin las personas, la innovación es imposible.

Hay que formar, idear, convencer, influir, coordinar, hacer seguimiento…

Y todo eso no se hace con un programa informático.

Hay que hacer reuniones.

Cara a cara o bien por internet.

Para mí estas últimas se están convirtiendo en mis favoritas.

Ahorras un montón de tiempo en desplazamientos y el efecto es muy similar.

Y por supuesto está la posibilidad de tener clientes o compañeros de proyectos en cualquier lugar del mundo.

Depende el puesto en el que te encuentres, tendrás que asistir a más o menos reuniones.

Pero como mínimo tendrás las siguientes:

• Reuniones comerciales:

Venta de proyectos, conseguir socios para proyectos, administración pública para ayudas…

• Reuniones de coordinación:

Fundamentales para hacer seguimiento de los proyectos o del funcionamiento del sistema

• Sesiones de trabajo:

En ocasiones tendrás que realizar sesiones de trabajo con otras personas para avanzar tareas, generar ideas

• Reuniones 1-1.

Si coordinas equipos de trabajo, necesitarás sentarte periódicamente con tus compañeros para analizar los avances y problemas que individualmente puedan tener cada uno.

Una forma muy distendida de hacerlo es el “management by coffee”, aprovechar el momento de un café rápido para pulsar el estado de cada miembro del equipo.

Hay una parte importante de tu tiempo que tendrás que dedicar a reuniones.

Según el mismo estudio de McKinsey, dedicamos 30 horas al mes a reuniones improductivas.

Así que es importante que sólo organices las que sean realmente necesarias, siguiendo tres reglas para hacerlas eficaces:

• #1 Convoca sólo a las personas que realmente tienen algo que aportar
• #2 Fija el tiempo de duración y los temas a tratar
• #3 Asegura cómo se va a registrar el conocimiento compartido: actas, próximos pasos, presentaciones realizadas

Mi trabajo real: preparar materiales, proyectos, informes…

Entre emails y reuniones ya has ocupado el 50% de tu tiempo.

Casi 3 días en una semana de 5.

Pero como decía un director que tuve, además hay que “trabajar”.

Si a eso entendemos con sentarnos delante del PC, apagar el móvil y procesar algún documento.

Quiero decir, trabajo individual.

Muchas veces, técnico.

Cuando más alto sea tu puesto en la organización, más tiempo para las dos actividades anteriores y menos para trabajo individual.

Pero eso no te libra.

Si eres directivo de innovación, tu trabajo individual consiste en idear visiones, generar ideas, estrategias, que luego puedas compartir con tu equipo.

Vuelvo a la rutina.

El trabajo individual del gestor de innovación consiste en generar y gestionar el conocimiento al que tienes acceso, para que el sistema funcione.

Seguro que sabes de lo que te hablo:

• Preparar documentos
• Elaborar análisis en Excel
• Preparar planificaciones de proyectos
• Actualizar masterplanes
• Buscar información por Internet sobre tecnologías, competidores o ayudas
• Actualizar las bases de datos
• Preparar informes de reporte
• Elaborar presentaciones para conferencias
• ….

Y por supuesto, la más horrorosa de todas:

Preparar memorias administrativas para financiación pública.

Fíjate si es horrorosa, que directamente no lo hago.

No presto servicios de financiación de la innovación de forma directa, aunque sí he participado en proyectos europeos y asumido la parte administrativa que me toca como miembro del consorcio.

Existen consultores especializados que te pueden ayudar a esto. Mi sugerencia, no lo incorpores en tu organización, estarás tirando recursos a la basura en un trabajo que es una “commodity”.

Hay otro tipo de trabajo individual: el de los técnicos de innovación que “prototipan” y “desarrollan” cosas.

Alguien tiene que convertir esas ideas de bombero en cacharros físicos que se puedan fabricar y vender.

Y sí, es su trabajo individual, en el laboratorio, en la sala de pruebas o en las líneas piloto de producción.

Si eres de estos, mi reconocimiento.

Eres imprescindible en el proceso de innovación.

En todo esto, por mi experiencia, lo más importante es que tengas claro qué esperan de ti.

Como consultor, marca la diferencia entre el éxito y el fracaso del proyecto.

Y si no lo sabes, pregunta:

¿Qué resultados esperas de mi trabajo?

Sólo así podrás organizarte adecuadamente y priorizar en un día a día lleno de setas y urgencias que salen cada segundo.

Al día: lecturas, charlas….

Pero aún no has terminado.

Llegas a tu casa tarde.

A veces te llevas trabajo para el fin de semana.

No das abasto.

Y encima tienes que estar al día en temas de tu sector, noticias, etc….

Te reconozco que aquí es donde yo pincho más.

Tengo marcado en la agenda leer al menos 5 posts interesantes a la semana de mis blogs favoritos y comentarlos en redes sociales.

Pero no llego, y a veces lo hago en el móvil el fin de semana.

Con el consiguiente cabreo de mi mujer.

El equilibrio es complicado.

Pero necesitas estar al día de lo que ocurre en un mundo que cambia cada segundo.

Yo utilizo la aplicación Feed.ly en el móvil y el PC (sincronizadas) para leer posts de los 8-10 blogs críticos que sigo.

Y tengo el reto de hacer dos cursos online, tipo MOOC, al año. Ahora estoy a punto de terminar el primero, del MIT.

Así que márcate objetivos asequibles y sobre todo, espacios de tiempo para hacerlo.

TIENES QUE PENSAR

No sólo correr como pollo sin cabeza con las urgencias del email.

O los marrones del jefe o del cliente cabreado.

En todas las empresas a las que voy me encuentro con el mismo problema.

El día a día absorbe tanta energía y recursos que es imposible parar a pensar.

Pensar y reflexionar es necesario.

Cada uno a su nivel.

Y más aún para un gestor de la innovación.

Tienes que ser capaz de encontrar relaciones entre conceptos, muchas veces ocultas

Para generar oportunidades de innovación.

Para hacer que las personas quieran aportar su talento a mejorar los resultados.

Google permite a sus empleados dedicar un 20% de su tiempo a ideas alejadas a su puesto de trabajo, que luego testa con datos.

Google deja tiempo para pensar.

¿Y tú lo haces?

¿Cómo haces para dejar tiempo a las personas para innovar?