¿Cuánto tiempo pierdes en controlar los proyectos de innovación?

Controlar los proyectos de innovación es aburrido

Acciones

Plazos

Responsables

Seguimiento

Perseguir a la gente, para ver cómo van las acciones

Se esconden cuando te ven aparecer por la oficina

Pero es necesario

Yo diría que imprescindible.

Y encima, dedicas a este trabajo la mayoría de tu tiempo.

¿Quieres ver cómo aprovecharlo mejor? Vamos allá

Las metodologías clásicas: el plan perfecto

Gestionar un proyecto tiene un poco de arte

Por eso han surgido metodologías para ayudarnos a hacerlo

Cuanto más complicado, más necesitamos poner orden

Si rastreas por Internet, existen básicamente dos metodologías. PMBok y PRINCE2

Curioso

PMBok es estadounidense y PRINCE2 europea.

Por eso para entrar a trabajar en un proyectos de un organismo europeo, te piden más PRINCE2 y a regañadientes, PMBok

Yo he trabajado muchos años con PMBok, aprendida en Procter&Gamble y me parece de gran utilidad.

No voy a entrar a destriparlas cada una.

Pero sí que te voy a resumir algunas de las ventajas:

#1 Tienes muy claro lo que tienes que hacer.

Te presentan una guía, incluso con check-list, sobre lo que tienes que hacer

#2 Son muy útiles cuando existe poca incertidumbre

Cuanto menos tengas que tocar la planificación, más útiles resultan.

Aunque también te ayudan a gestionar los cambios en proyectos convulsos

Pero mi experiencia, es que cuanto más cambios, más agilidad necesitas y estas metodologías no se acaban de adaptar bien.

#3 Incluyen aspectos de la gestión más “soft”

No sólo es plazos, alcance y coste. También te ayudan a planificar y controlar los proyectos de innovación y las actividades relacionadas con  las personas y el equipo, o el control de calidad

#4 Son perfectos cuando tienes que reportar a un gran cliente

Por ejemplo, la Comisión Europea en proyectos europeos, o clientes en países árabes, muy estrictos con estas cosas, porque es muy robusta

#5 Facilita la integración de personas de diferentes organizaciones.

Permite hablar un mismo idioma en proyectos, ya que es un estándar. Por tanto simplifica la coordinación y la comunicación

Sin embargo estas metodologías suelen pecar de “burocráticas”.

Es la delgada línea entre la estandarización y la burocracia.

Para estandarizar necesitas procedimientos, formatos, plantillas.

Que todo el mundo aplique las mismas herramientas.

Pero pasar a ser burocráticos es un paso.

De repente empezamos a rellenar formularios de más.

Actas incomprensibles

La versión 263 del procedimiento

A hacer reportes a medida de cada jefe / cliente que lo necesita para justificarse

Y entonces necesitas contratar a un administrativo para llevar el proyecto

Mal andamos.

Porque un Project manager necesita controlar los proyectos de innovación al dedillo.

Qué está en plazo

Qué falta por hacer

Qué va retrasado

Las interferencias

Quién hace qué, para darle un toque cuando se retrasa.

Pero sobre todo, hacer que las cosas se hagan.

Y eso tiene más que ver con la gestión de personas que con sentarte detrás de tu portátil a picar datos y hacer gráficas con Microsoft Project

¿No hay nada más sencillo?

Kanban: una metodología visual y diferente

Pues sí

Se pueden controlar los proyectos de innovación de forma más sencilla

Existe una tendencia que se llama “lean project management”

O cómo eliminar el despilfarro alrededor de la gestión de proyectos.

Si quieres más detalles, puedes ir a este training.

Una herramienta que se aplica es “Scrum”, muy del sector informático.

Se trata de ir realizando los desarrollos en cascada: trocear muchísimo un proyecto e irlo desarrollando en «sprints».

Pero tienes otra herramienta, mucho más visual

Se llama “Kanban”

¿Cómo funciona Kanban?

Una herramienta japonesa, surgida dentro de la corriente agile.

Consiste en ir moviendo un objeto por las diferentes “estaciones de trabajo” por las que tiene que pasar en el ciclo productivo.

Seguro que lo has visto en los talleres de coches:

• El taller tiene un enorme tablero, en el que aparecen las distintas áreas del taller
• La ficha con tu orden de reparación (y las llaves dentro) empieza en la casilla de recepción
• Desde esa casilla, los mecánicos van moviendo las órdenes a otras casillas, según las actividades que tengan que realizar. Por ejemplo: diagnóstico, chapa, lavadero
• Al final en la ficha llega a la última casilla “Entrega”.

Pues tengo una buena noticia

Puedes utilizar Kanban para controlar los proyectos de innovación

(yo lo hago para proyectos de validación de modelos de negocio)

Y más interesante todavía

Puedes utilizar Kanban para controlar tu cartera de proyectos innovadores!!

Cuando utilizar Kanban para controlar los proyectos de innovación

Ninguna herramienta es perfecta

Necesitas una caja de herramientas y utilizar la que más se adecúe en cada caso.

Pues con Kanban es lo mismo

Yo no aplico Kanban en todos mis proyectos.

Sólo aquellos que tienen alguna de estas dos características críticas:

• Tienen mucha incertidumbre: el plan de trabajo no está claro. Por ejemplo, en la validación de modelos de negocio de ideas innovadoras
• No requieren de reporte de detalle al cliente. Por ejemplo, en los proyectos de consultoría de innovación artesana que realizo habitualmente durante varios meses.

2 formas de utilizar Kanban

Puedes aplicar dos formatos para utilizar Kanban:

# El formato tradicional

El formato tradicional del Kanban para controlar los proyectos de innovación es con post-its o con pizarras para borrar.

Esta es una mini guía para empezar a utilizarla hoy mismo.

1)     Identificar cuál es el flujo de trabajo que sigue una acción y escribirlas en una pizarra o tablero.

En mi experiencia, simplemente son cuatro o cinco columnas:

• A la espera
• Esta semana
• En marcha
• Terminadas
• Aprendizajes (imprescindible para proyectos de validación de modelo de negocio)

2)      Identificar las acciones a realizar.

Por lo menos, las inmediatas que te vienen a la cabeza o que has acordado con un plan de trabajo con el cliente.

Estas acciones se escriben en la pizarra o en post-its

Una acción por línea o post-it

3)      Y empezar a mover las acciones a la columna correspondiente

Este paso es repetitivo, hasta que hemos terminado de mover todas las acciones a la casilla de terminado.

Siempre que tienes que controlar los proyectos de innovación, es crítico el seguimiento.

Da igual que lo hagas con posts-its, con MS Project o con Excel

Tienes que marcarte una frecuencia de revisión de las acciones del proyecto.

Lo idea en un modelo ágil como Kanban es que sea una vez al día o como máximo, una semana.

Pero HAZLO!

# El modelo teki: Trello o Kanbanflow

Desde hace un par de años puedes trabajar con trableros virtuales en Internet

Colaborativos, permiten trabajar sin presencia física

Ideal para redes de trabajo o proyectos colaborativos en varias ciudades / países (por ejemplo, un proyecto europeo es una buena opción…)

Trello es quizás la herramienta más famosa y de largo, la más potente.

Pero a mí no convence.

Le pasa un poco como a MS Project.

Tiene tantas funcionalidades, que al final, utilizas el 10% de lo que te ofrecen.

Por eso utilizo Kanbanflow.

Mucho más sencilla y visual, con muchos colores.

Aprendes a utilizarlo en 2 minutos (de reloj, en serio)

Además, de más barata.

Te enseño un ejemplo de cómo utilizo Kanbanflow para controlar los proyectos innovadores de Innolandia.es

¿Lo has utilizado alguna vez? ¿Qué haces tú para controlar tus proyectos de innovación? ¿Qué herramientas usas?

Te espero en el hilo de comentarios..