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Entrevista a José Miguel Bolívar: “El gran reto de la innovación es la ejecución y para ello es preciso poder ver tanto el árbol como el bosque”

 

Hoy entrevisto en el blog a José Miguel Bolívar , seguramente la persona de referencia en gestión de la efectividad y productividad personal en habla hispana.

En todos los cafés y cervezas que comparto con otros profesionales de la innovación, hay una frase típica: no tengo tiempo para nada.

Incluso en mis compañeros del máster que estoy haciendo, es tema recurrente.

Así que creo que mejorar nuestra efectividad personal es una actividad fundamental para los que trabajamos en la gestión de la innovación.

José Miguel es experto en GTD, la metodología de efectividad personal más extendida del mundo y es Master Training certificado por la empresa de David Allen, creador de la metodología.

Además, tiene una experiencia profesional ligada tanto a negocio como a recursos humanos en multinacional y pequeña start-up de alta tecnología, que lo hace muy cercano a la innovación.

Como siempre, los subrayados y colores son míos ?

José Miguel, muchas gracias por estar en Innolandia.es. Es un lujo poder entrevistarte e intentar dar algunas ideas clave a la comunidad del blog para mejorar su productividad personal.

 

1.Uno de los principales problemas que comentamos todos los que trabajamos en innovación es la falta de tiempo. De hecho, es una de la principales barreras que ha salido en el Estudio Barreras para Innovar de Innolandia.es  y es la primera barrera a nivel internacional. ¿Por qué tenemos esta sensación? ¿Qué podemos hacer para superarla?

 

Como bien comentas, se trata de una «sensación», porque la realidad es que el problema se debe más a una falta de foco que a una falta de tiempo.

Por otra parte, es una sensación que podemos considerar normal, en la medida que es bastante lógica considerando las circunstancias actuales.

Nos encontramos en un entorno para el que no estamos evolutivamente preparados y para el que – todavía – el sistema educativo no ofrece las respuestas adecuadas.

La forma de superar definitivamente esta sensación, sustituyéndola por otra de tranquilidad y confianza, de saber que tienes las cosas bajo control y que en todo momento estás haciendo lo que tienes que hacer, es desarrollando una competencia transversal llamada «efectividad personal».

Nadie nace siendo una persona efectiva. Por eso, como decía el gran maestro Peter Drucker, «la efectividad puede y debe aprenderse».

 

2.Has escrito muchísimo sobre la metodología Getting Things Done, GTD e impartes formación certificada. Para los que leen este concepto por primera vez, ¿podrías explicarnos en qué consiste y los beneficios que se consiguen aplicándola?

 

GTD® es una metodología sencilla, potente y adaptable, para ganar enfoque y mantener la sensación de control en un mundo en constante cambio.

 Su flexibilidad la hace útil para cualquier profesional que tenga más trabajo que hacer que tiempo para hacerlo y cuente con un mínimo grado de autonomía personal.

Hablamos de una alternativa de eficacia probada – avalada por la neurociencia – que facilita la organización y gestión personal de los profesionales, contribuye a eliminar el estrés y mejora la eficiencia de las personas y la competitividad de las organizaciones.

 

3.Si recuerdas, mi primer contacto contigo fue hace tiempo para hablar sobre cómo gestionar proyectos de innovación / consultoría con GTD, porque aunque la palabra es la misma, el significado no. En gestión de innovación una de las palabras más repetidas es “proyecto”. ¿Cómo se puede hacer entonces?

 

El gran reto de la innovación es la ejecución y para ello es preciso poder ver tanto el árbol como el bosque.

GTD® proporciona un framework que permite precisamente eso, integrar la visión estratégica con el detalle operativo, asegurando que los proyectos están controlados en todo momento sin perder perspectiva y ayudando a tomar las decisiones correctas sobre qué hacer y qué no hacer en cada momento para alcanzar los resultados deseados.

 

4.Una duda que me he encontrado como practicante de GTD y que he escuchado a otros compañeros es mantener los hábitos necesarios y el tiempo de mantenimiento que requiere el sistema para que funcione bien. ¿Podrías darnos algunos consejos sobre cómo poner en marcha GTD con éxito?

 

El primer paso es asegurarte de que estás aplicando bien la metodología.

Los conceptos de GTD® son sencillos pero fáciles de malinterpretar. También hay que resistir la tentación de «mejorar» el sistema y usarlo tal y como es.

El segundo paso es tener claro que todo proceso de cambio y mejora personal requiere tiempo, esfuerzo y, sobre todo, perseverancia. Hay que ser realista y saber que te estás adentrando en el desarrollo de una competencia como puede ser hablar un idioma, tocar un instrumento, pintar… Es un camino, con altibajos, con momentos de euforia y de retroceso…

Si quieres tiempo, no hay más remedio que invertir tiempo.

 

5.Y ¿cómo se puede aplicar GTD cuando el resto de personas de una organización o empresa no lo hacen? ¿Es viable, sin que nos llamen locos?

 

GTD® es una metodología de efectividad personal.

En ese sentido, me gusta afirmar que incluso en el infierno se vive mejor con GTD®.

Evidentemente, si tu entorno entiende tu comportamiento y comparte tu lenguaje, la vida es mucho más sencilla, pero incluso siendo la única persona que usa GTD® en la organización, tu vida va a mejorar de manera espectacular. Una de las grandes ventajas de adoptar GTD® es que da igual que el resto de tu entorno lo use o no.

 

6.Cambiamos de tema. En tus últimos posts estás hablando mucho sobre la necesidad de enfriar el pensamiento y no responder rápidamente a lo que nos llega. Por ejemplo, un email bomba o un marrón del trabajo. ¿Cómo podemos aplicarlo en un mundo donde todo es para ayer?

 

Uno de los indicadores de madurez en el camino hacia el dominio de la efectividad personal es darte cuenta de que casi nada es urgente.

Citando de nuevo al maestro Drucker, «aún estoy por descubrir una emergencia que no aguante 90 minutos».

Las «urgencias» son percepciones, que se ven favorecidas por lo que conllevan en términos bioquímicos y neurológicos. Las emergencias son adictivas porque están asociadas a altos niveles de adrenalina y dopamina, pero la adicción a la hiperactividad es algo muy distinto de la efectividad.

La inmensa mayoría de las cosas que supuestamente son para ayer son en realidad un síntoma de carencias organizativas severas.

 

7.Con tu pasado como profesional de RRHH has escrito que en el siglo XXI la principal competencia de los profesionales es la efectividad. ¿Puedes explicarnos qué es una persona efectiva y cómo se diferencia de los demás?

 

Una persona efectiva es la que ha aprendido, desarrollado e interiorizado una serie de hábitos que le permiten interaccionar de forma fluida con su entorno, sin sobre-reaccionar ni infra-reaccionar; una persona que integra armónicamente el control sobre los detalles operativos con la visión estratégica a largo plazo y que es capaz de elegir con confianza qué hacer y qué no hacer en cada momento para ejecutarlo enfocándose plena y únicamente en ello.

 

8.Me gusta mucho el concepto de atención como recurso clave para ser efectivos. ¿Por qué es importante gestionar la atención y cómo crear bloques de atención y alta concentración?

 

A diferencia del tiempo, que es ingestionable, la atención si se puede gestionar, porque depende de tu voluntad.

A día de hoy, la neurociencia ha demostrado que los máximos niveles de rendimiento se obtienen cuando estamos enfocados en la tarea, lo que nuestras abuelas habrían llamado «estando a lo que estás».

Los bloques de atención requieren, lo primero, liberar la mente, externalizando su contenido en una «mente extendida», es decir, un sistema externo de confianza. Por otra parte, exige una gestión proactiva de las interrupciones y ser asertivos con nuestro entorno.

La efectividad en el trabajo del conocimiento es imposible si trabajamos en bloques de atención de 5 minutos. Cualquier profesional, en cualquier organización, puede desconectar del entorno una hora para trabajar enfocándose en una tarea. De hecho, cada vez son más las organizaciones conscientes de que un entorno laboral de interrupciones continuas es altamente inefectivo.

 

9.Para terminar un par de preguntas sobre tu trabajo profesional. Hace años creaste la red OPTIMA LAB, formada por consultores artesanos en efectividad personal. Yo creo que aporta mucho valor la colaboración a los pequeños consultores. ¿Puedes contarnos algunos aprendizajes que has obtenido durante estos años?

 

El trabajo en red es muy exigente y no todas las personas están preparadas para ello. Aquí no tienes a nadie que te motive, te tienes que motivar tú mismo.

La red es un entorno muy selectivo porque nace del solapamiento fértil de intereses. Si no contribuyes a esa fertilidad, te quedas fuera de la red. En lo positivo, la red es la única configuración en la que cada persona puede brillar con luz propia sin necesidad de sacrificar autonomía.

Es también un entorno profesional muy dinámico, en el que se aprende mucho y las relaciones interpersonales son sólidas. Estoy convencido de que un gran porcentaje de las empresas de alto rendimiento del futuro serán redes productivas.

 

10. Y la última pregunta, que siempre hago a los entrevistados. ¿puedes contarnos alguna anécdota curiosa que te haya ocurrido como consultor artesano?

 

Una situación que se repite con cierta frecuencia es que la gente se refiere a nosotros – muy positivamente – como «formadores como vosotros» o «consultores como vosotros», donde el «como vosotros» se refiere a la forma artesana con la que enfocamos nuestro trabajo.

Las personas quieren que se las trate como personas y por eso reconocen y agradecen nuestro enfoque cercano, humilde, de tú a tú, comprometidos con la experiencia de aprendizaje o con la solución que busca el cliente.

 

Ha sido un placer José Miguel tenerte en Innolandia.es.

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