Experiencia de un novato en GTD sobre cómo trabajar menos horas

Vaya por delante que soy un novato aplicando GTD

Apenas llevo un año y ha sido todo por autoaprendizaje.

No he asistido a ningún curso, aunque sí que he leído un par de libros y sigo varios blogs.

Así que no tomes este post como una guía definitiva.

Son mis anotaciones sobre mi proceso de aprendizaje.

Y si a ti te sirven, pues genial.

Más abajo te indico las auténticas fuentes a las que recurrir si quieres trabajar menos horas y reducir tu estrés.

Imprescindible para los profesionales de la innovación, que no estamos dentro de una cadena de montaje y nuestro trabajo crece exponencialmente y no podemos controlarlo muchas veces.

Qué es GTD

GTD es el acrónimo que responde a “Getting Things Done”, un método de productividad personal, creado y popularizado por Dave Allen, en castellano Organízate con eficacia.

Este método tiene tres pilares fundamentales:

1)      El flujo de trabajo ordenado en 5 fases: recopilar, procesar, organizar, revisar y ejecutar basado en listas por cada uno de los contextos en los que me encuentre

2)      Un sistema de planificación natural para las acciones y proyectos, diferente al que estamos acostumbrado, pero mucho más natural y productivo

3)      Unos procesos de revisión a diferentes niveles para asegurar que todo está alineado.

Vamos con un pequeño resumen del flujo de trabajo

#1 “Recopilar”

La base del sistema es que tenemos que contar con un sistema fiable para sacar de nuestra cabeza todo lo que nos preocupa y que nos hace ser menos productivos, además de generarnos más estrés.

Y todo es todo.

Desde los grandes proyectos profesionales a la tarea que te ha encargado tu mujer de tender la lavadora cuando vuelvas de trabajar.

Y tenemos que tener una herramienta denominada “bandeja de entrada” donde recoger todas las ideas, encargos y preocupaciones que tengamos.

Puedes tener varias bandejas de entrada, físicas o digitales, y el correo electrónico y los smartphones son de las más útiles.

#2 «Procesar» 

Este proceso se realiza una a una. Consiste en decidir qué hacer con cada tarea que aparece en nuestra bandeja de entrada.

Y aquí tenemos que tomar 3 alternativas:

• Si la tarea la puedo realizar en menos de 2 minutos, realizarla en ese momento y a otra cosa mariposa
• Si la puede hacer otra persona, se la delegamos y la incluimos en una lista de “Delegado / A la espera”
• Si la tienes que hacer tú debes identificar si la tarea tiene una siguiente acción física que tenemos que realizar para completarla, y asignarle un contexto: cuándo es el mejor momento para hacerlo.

En caso de que tenga una fecha asignada, la marcamos en la agenda. Si no tiene una fecha asignada, la pasamos a la lista de “próximas acciones” y la realizaremos tan pronto como sea posible

#3 «Organizar».

Asegurar que el sistema es fiable y que tenemos todas las acciones en las listas que le corresponden o en los archivos.

Porque seguro que te ha pasado un montón de veces de ir a buscar un documento al servidor y perder media hora en encontrarlo.

#4 Revisar

Revisar es muy importante, ya que permite que el sistema se mantenga engrasado y puedas confiar en él, así que vaciarás tu cabeza de preocupaciones y te centrarás sólo en lo que realmente tengas que hacer.

GTD propone diferentes frecuencias de revisiones:

• muy frecuentes, con al menos una vez al día en la que debes asegurar que tus bandejas de entrada están vacías y las tareas procesadas.
• Revisión menos frecuente. La revisión más importante es la semanal en la que debes realizar un barrido por todo tu sistema para asegurar que todo está organizado y tienes tu cabeza vacía.

#5 Hacer

Ejecutar es la fase final y dónde para mí está la gran ventaja de GTD frente a las listas de tareas tradicionales.

En la fase de “procesar”, hemos asignado cada acción a realizar a un contexto. Es decir, esa tarea sólo la podremos realizar en determinadas condiciones (en la oficina, en casa, en el gimnasio, con tal persona, con el teléfono…)

Para cada uno de estos contextos se crea una lista, con las acciones siguientes a realizar según esa lista.

En función del contexto en el que nos encontremos, iremos a la lista en cuestión y elegiremos la acción a realizar. Una vez finalizada, seguiremos con la siguiente de la lista o si el contexto ha cambiado, iremos a otra lista.

La consulta de estas listas depende al final de nuestro sentido común y elegir la acción, de dentro de la lista, que pensamos que es la más adecuada.

9 consejos prácticos para trabajar menos horas

Si me sigues el blog habitualmente sabes que en 2014 me puse el objetivo de encontrar el equilibrio profesional – personal, a partir de un problema de salud que tuve a finales de 2013.

Y en estas encontré GTD.

Como te he dicho antes, me considero un novato en esto del GTD.

Aquí tienes una mini lista de recursos útiles

• El libro de Dave Allen, Organízate con eficacia
• El blog de José Miguel Bolivar, Óptima Infinito.
• El blog de Jeroen Sangers. El Canasto
• El ebook GTD para Dummies, Jerónimo Sánchez
• Facile Things, aplicación multiplataforma para GTDistas

Pero estoy pasando por el proceso de aprendizaje y tengo algunas anotaciones que quizás te puedan servir:

#1 Integra todas las acciones, personal y profesional. Yo solo tengo un sistema en marcha y el resultado ha sido más tiempo de más calidad personal a nivel personal, cumpliendo mis objetivos profesionales.

#2 No te vuelvas loco buscando el mejor programa informático o app de móvil. Empieza con un cuaderno y un bolígrafo. Ya podrás saltar a Facilethings, Due Today o cualquier otra.

#3 Identifica claramente tus contextos para empezar. Yo empecé con cuatro contextos: En casa, trabajo sólo, trabajo en equipo y recados (fuera de casa). A partir de ahí he ido afinando, incluyendo herramientas (pej: portátil, internet…)

#4 Establece rutinas para la revisión del correo electrónico. Yo por ejemplo sólo lo reviso dos veces: a media mañana y a media tarde. Vale igual para las redes sociales y Whatsapp, otros de los ladrones de tiempo de ahora.

#5 Anota todo lo que te pase por la cabeza. Cuando empecé, llevaba siempre encima mi cuaderno con la lista de cosas a realizar, donde anotaba las ideas en la bandeja de entrada. Después, empecé a utilizar una aplicación móvil y el smartphone lo llevo siempre encima, así que con el grabador de voz de Google, no se me escapa nada.

#6 Establece un horario semanal de revisión. Este ejercicio es fundamental para asegurar que todo funciona bien y decidir qué vas a hacer la semana próxima

#7 Léete el libro de Dave Allen. Yo empecé a aplicar GTD a partir del ebook gratuito GTD para Dummies escrito por Jerónimo Sánchez, muy buen para empezar. Pero con 10 meses de práctica, decidí leer el libro original Organízate con eficacia. Hubo un nuevo salto en la productividad, por cosas que no estaba haciendo bien.

#8 Antes de hacer algo, mira la lista. No hay que hacer lo más urgente o lo más importante, sino lo que toca en la lista. Porque nos encanta hacer algunas cosas y otras no. Pero si te has comprometido, cuando antes te lo quites de encima, mejor. Por eso, sigue al pie de la letra la lista de “acciones siguientes”, en función del contexto en el que estés.

#9 Tus compromisos personales son tan importantes como los profesionales. Muchas veces nos olvidamos de temas personales (hijos, pareja, nosotros mismos…) porque no lo tenemos en el sistema. Ponles fecha y comprométete como si fuera tu mejor cliente. Notarás un cambio.

#10 Mide lo que estás haciendo. Te dará sensación de avance. Lo que no se mide, no se puede gestionar, y en este caso así es. Cuando ví que de repente pasaba a realizar el 80% de los compromisos que adquiría personales, la satisfacción fue impresionante.

El salto en mi productividad

En el gráfico puedes ver cómo ha evolucionado mi nivel de acciones realizadas respecto a las que marcaba para hacer en la revisión semanal.

Tras llegar al 80% en mayo, en junio y julio, bajé debido al atracón de proyectos que tuve.

A la vuelta de verano, conseguí estabilizar la eficiencia en torno al 80%. Entre el 70% y el 80% creo que es mi intervalo cómodo. Más alto no sería gestionable y provocaría más estrés.

A nivel personal, de repente he conseguido hacer cosas que se quedaban atascadas y solían generar discusiones con mi mujer. Simplemente, porque no las tenía en cuenta.

A nivel profesional, he sido capaz de asumir un aumento importante de carga de trabajo sin trabajar más horas. Las horas asignadas a proyectos en 2014 eran un 20% superiores a 2013 y sin embargo no tengo esa sensación.

Estas Navidades fui capaz de tomarme casi tres semanas de vacaciones, porque estaba cumpliendo con los compromisos y tenía la seguridad de que no me dejaba nada.

Porque a todos nos gusta trabajar menos horas.

Sólo empezar a aplicarlo y ser perseverante.

¿Has probado a utilizarlo?