Hola, ¿qué tal? Soy Ángel Alba de Innolandia.es, y bienvenido a un nuevo episodio del podcast El día a día del Innovador.
Hoy vamos a seguir con la serie sobre cómo aplicar la inteligencia artificial en la gestión de la innovación, y hoy vamos a hablar de la gestión de proyectos, cómo aplicar la inteligencia artificial en la gestión de proyectos de innovación.
Lo primero que tenemos que recordar es qué es un proyecto.
Al final, un proyecto es una secuencia de actividades con el objetivo de obtener un resultado -que es el alcance- con una serie de restricciones, que son el tiempo, un tiempo dado, y un coste fijo, que viene a ser los recursos o la inversión que podamos utilizar.
Entonces, estos proyectos, en función del nivel de riesgo con el que estemos trabajando en los proyectos de innovación, los podemos trabajar con dos tipos de metodologías.
Por un lado están las metodologías predictivas, que son las que aplican fundamentalmente a los proyectos subvencionados o la planificación tradicional de «yo sé que voy a hacer dentro de 18 meses, cuatro meses, entonces preparo un súper master plan con un cronograma que sé que se va a cumplir lo que todos sabemos que es mentira, pero eso se llama planificación predictiva.
Este tipo de planificaciones, como te decía, se utilizan bastante en los proyectos subvencionados y puede ser útil en proyectos de bajo riesgo, en proyectos H1 donde la incertidumbre es baja.
En cambio, hay otro tipo de proyectos que utilizan metodologías adaptativas, son las que vienen del mundo AI, como Scrum, como Kanban, por ejemplo, u otras metodologías de desarrollo de proyectos que vienen del mundo del software, pero que cada vez las estamos utilizando más en proyectos de innovación de riesgo.
¿Por qué? Porque nos ayudan a reducir la incertidumbre a través de ciclos de experimentos.
Cada uno de estos tipos de proyectos tiene sus propias dinámicas de cómo trabajar, pero lo más interesante es que podemos aplicar la inteligencia artificial generativa, la innovación aumentada en cada uno de los proyectos, y es lo que quiero contarte en el episodio de hoy.
Proyectos con planificación adaptativa
Es cuando estamos aplicando Scrum. En nuestro caso, estamos aplicando Scrum en todos los proyectos de innovación H2 H3, donde trabajamos a través de ciclos.
Realmente es lean start-up lo que estamos haciendo, entonces la metodología de aplicación o desarrollo de los productos mínimos viables, los lanzamientos sigue los conceptos de Scrum.
Scrum, al final, tiene cinco eventos para realizar y trabajar a base de sprints. Es decir, en lugar de trabajar con una planificación muy larga, haces sprints cortos.
¿Y dónde puedes utilizar la Inteligencia Artificial o dónde estamos utilizando nosotros realmente la Inteligencia Artificial?
En primer lugar, en el planning.
El planning es el primer evento de Scrum donde tienes que definir qué es lo que vas a hacer en el siguiente sprint, en el siguiente periodo de tiempo de sprint, que nosotros trabajamos con periodos habitualmente de cuatro y 12 semanas en función del tipo de desarrollo de producto que tengamos.
¿Y para qué te sirve esa sesión de sprint?
Para que hagas una idea, una sesión de sprints bien hecha son cuatro horas. Bien hecha.
Una desde el principio del proyecto, donde tienes que definir la lista de entregables, que es el product backlog, ese product backlog dividirlo en tareas.
Vas a tener que ir haciendo, agruparlas en sprints, priorizarlas, etcétera, etcétera, eso cuatro horas. Nosotros hemos llegado a hacer plannings en una hora, hemos ahorrado un 75% del tiempo.
Entonces, ¿a qué nos ayuda la inteligencia artificial generativa?
Primero, a identificar cuáles son los entregables del proyecto.
Tienes que explicar muy bien en el contexto de qué va el proyecto para que te pueda definir cuáles son los entregables.
Después de los entregables, le puedes pedir cuáles son las tareas de cada entregable.
Y dentro de esas tareas, una vez que tienes el listado completo de tareas, le puedes decir, dado un periodo de tiempo equis, que te lo divida en sprints de dos, tres, cuatro, 12 semanas y te las agrupe.
Y así es como realmente defines esa planificación.
¿Qué es lo que tienes que hacer tú?
Evidentemente, revisar con el equipo que las tareas que ha puesto son correctas, que los entregables son correctos, que encajan las cosas.
No te olvides que siempre tienes que revisar la información que te da la inteligencia artificial generativa.
Segundo momento en el que puedes utilizar la inteligencia artificial generativa en este tipo de proyectos: para hacer seguimiento.
¿Cómo? Cada proyecto tiene su tablero Kanban, además utilizamos Kanban en nuestro día a día.
Entonces, cada proyecto tiene su tablero Kanban donde tú tienes las acciones que van pasando por diferentes columnas.
¿Qué es lo que hacemos? Pillamos una foto, se la damos a ChatGPT, ChatGPT interpreta la foto y nos dice qué es lo que pasa, cómo están las acciones, si van avanzando o no van avanzando.
Con esto puedes hacer informes de seguimientos superrápidos y puedes simplificarlo mucho.
Y luego, también utilizamos el tercer punto para hacer reportes, para hacer informes de seguimiento partiendo de lo que tenemos en el Kanban o redacción de entregables.
Cuando ya tienes un producto y quieres contar, por ejemplo, cuál ha sido el resultado del experimento, cuál ha sido el resultado de un ciclo de experimentos, te coges la información -adónde se va a obtener-, o sea, vas a ChatGPT y al final te saca un informe.
Eso es lo que podemos hacer con Scrum, es decir, en cada una de las fases, cada uno de los eventos en los que estás trabajando puedes utilizar la inteligencia artificial generativa.
Luego, además nosotros, por ejemplo, trabajamos con ASANA, que es nuestra herramienta de gestión de proyectos.
ASANA tiene incorporada inteligencia artificial, con lo cual tú puedes hablar con tus Kanban, con tus trabajos y te puede dar datos y te puede sacar paneles para decirte si va sobrecargado o no sobrecargado.
Es muy interesante y cada vez va a ir a más, en el sentido de que tú podrás ir hablando con las herramientas de inteligencia artificial
Proyectos con planificación predictiva.
Como te decía, son como para proyectos subvencionados o proyectos de bajo riesgo, donde sabes qué va a ocurrir y entonces la planificación es bastante más sencilla.
Y aquí se aplican algunas metodologías, como la del Project Management Institute, que se llama PMBOK o la de PRINCE2, por ejemplo, para proyectos europeos, que lo que te exigen es tener documentos en planificación.
Entonces, igual que en Scrum, puedes utilizar ChatGPT o las herramientas de IA para ayudarte en la planificación.
¿Y qué puedes hacer?
Puedes elaborar el team charter con esas herramientas, puedes elaborar la descripción de los paquetes de trabajo. Objetivo, subobjetivo, tarea, no sé qué, todo eso lo puedes generar.
A partir de ahí puedes generar el cronograma. No te lo va a hacer, no te va a dibujar un grand, pero sí que te va a poder decir cuáles son las fechas estimadas, la duración.
Por supuesto, como antes, tienes que revisarlo, porque, a menos que lo entrenes con la duración de las tareas tipo, se flipa bastante a la hora de trabajar con plazos.
Esto es importante que lo tengas en cuenta. Y luego lo puedes utilizar también para herramientas específicas, como el plan de comunicación del proyecto o el análisis de riesgo de proyecto, con su frecuencia, con su criticidad y luego la priorización, matriz de 2X2 y contramedidas que puedas poner en marcha.
Para la planificación superbién.
Para el seguimiento, un poco como te decía anteriormente, te puede ayudar a hacer informes de seguimiento, te puede ayudar a hacer el control de cambios.
Es decir, cuando tú tienes que hacer cambios respecto a un scope original puedes subir los dos documentos y que te los compare. Y en ese sentido, nos ha comentado un cliente que lo utiliza para controles de calidad, que es bastante interesante.
Tú le subes unos criterios que tiene que cumplir, le subes el entregable y te dice si está cubierto o no está cubierto.
Un tipo especial de proyecto que me gustaría contar, a pesar de que nosotros no los hacemos, son los proyectos subvencionados.
Hemos entrenado o hemos formado ya siete centros tecnológicos que viven bastante de proyectos subvencionados con atención pública y algún que otro cliente también, y hemos visto las oportunidades y los casos que hay y les hemos ayudado a trabajar.
Entonces, ¿dónde podemos utilizar la guía de proyectos subvencionados?
El primer punto es superinteresante, es el análisis de convocatorias. Es decir, tú puedes cogerte el PDF o cogerte el link de la convocatoria y en lugar de leerlo, o leerte los 15 que hay, se lo das a ChatGPT, que lo lea y que te saque las cosas que tú quieres, es decir, hablas con el documento.
No te lo tienes que leer, sino que vas haciendo preguntas específicas ahorrando bastante tiempo.
A partir de ahí, ¿qué puedes hacer?
Le puedes decir que te redacte un guión de memoria. De la memoria en función del proyecto que tú quieras hacer, cómo lo puedas manejar, qué es lo que puedas escribir, etcétera.
Le puedes pedir en la parte esa tediosa, que todo el mundo nos cuenta que no le gusta nada, que es el análisis del estado del arte.
No te va a hacer un análisis del estado del arte porque no es recomendable, ya lo sabes, que lo pongas a buscar en Bing.
Pero si le vas dando los documentos, lo vas alimentando con documentos, que se los lea, que te dé un resumen y que al final te estructure, sí que te puede ayudar mucho y te puede reducir bastante el tiempo de trabajo.
Y finalmente, cuando ya estés ejecutando el proyecto, te puede ayudar en toda la parte de reporting, de elaborar entregables, los informes. O sea, toda la parte burocrática de creación de documentación te puede ayudar bastante.
Hemos visto tres casos: hemos visto Scrum, hemos visto gestión de proyectos predictivos, hemos visto gestión de proyectos subvencionados.
Y hay dos elementos que son comunes, que tienes que tener en cuenta en estos tipos de proyectos.
El primer elemento que tienes que tener en cuenta es que en muchos de los casos que te he hablado vas a tener que cargar documentos, con lo cual vas a tener que trabajar con herramientas que te permitan subirle documentos o subirle links para que la herramienta de inteligencia artificial lo lea.
Te digo, porque no todas las herramientas de inteligencia artificial generativa lo hacen.
Por ejemplo, actualmente Copilot versión web no permite subir documentos. Nosotros, sabes, trabajamos fundamentalmente con ChatGPT, que sí que te permite subir documentos.
Dependiendo de la calidad del documento que le subas, por ejemplo, si le subes una memoria con muchos gráficos y mucha imagen te va a dar problemas.
Cuanto más plano sea el texto, tipo un PDF, te lo va a hacer mejor.
Pero tienes que tener mucho cuidado con los documentos que le puedes subir. Si estás hablando de documentos internos, tienes que tener mucho cuidado cuando le subas tablas de Excel, porque cuanto más confusas sean, peor lo va a entender y va a ser más complicado.
Entonces, las tablas de Excel al final lo que te pide son tablas en una única pestaña, muy pegadas, con filas y columnas. Punto. Se la tendrás que explicar, qué es lo que significa y ya está.
Es verdad que lee mejor CSV que Excel, lo digo para que lo puedas utilizar. Entonces, importante, utiliza una herramienta que te permita subir contenido, porque si no vas a tener que estar copiando y pegando, que es lo que con algún cliente nos ha ocurrido, donde hemos tenido que copiar y pegar contenidos de PDF para que los pudiera analizar.
Y el segundo elemento que me parece superinteresante de utilizar la inteligencia artificial generativa en proyectos es que muchos de los proyectos tienen reuniones.
Acostúmbrate a utilizar herramientas de inteligencia artificial generativa que resuman las reuniones, hay un montón ya.
Nosotros utilizamos Read.ai, que es un complemento que se engancha en Zoom, pero se puede enganchar también en Teams, se puede enganchar también en Google Meet, o la propia opción de transcripción que tiene tanto Zoom como tiene Teams.
La puedes utilizar para, cuando acaba la reunión, mandar un resumen, asegurar que tenemos todo controlado, que esas acciones luego las coges y las pasas.
Mandar un recordatorio -que nos decía hoy un cliente-, mandamos un recordatorio de ese resumen, de esa acta de la reunión, lo mandamos antes de la reunión.
Eso que nadie hace nunca, ahora lo puedes hacer porque te está transcribiendo la reunión y te hace un acta.
Así es que es una buena oportunidad de mejorar la productividad de las reuniones, de los proyectos -que sabes que son muchas- trabajando de esta manera.
Bueno, esto es lo que te quería contar en el episodio del podcast de hoy, hablando de cómo aplicamos la innovación aumentada a la gestión de proyectos de innovación.
Como te decía, hemos visto, por un lado, proyectos adaptativos utilizando Scrum, utilizando tableros de Kanban, cómo lo podemos aplicar en proyectos con planificación más predictiva, tipo PMBOK o PRINCE2, proyectos subvencionados, y la importancia de utilizar documentación adecuada o herramientas que te permitan analizar esa documentación o cargar los documentos.
Espero que te haya resultado interesante, que lo puedas aplicar en tu día a día como profesional de innovación y que cualquier comentario que tengas lo puedes dejar aquí abajo, en la parte de comentarios, o bien nos puedes escribir directamente en LinkedIn, en Twitter o en el correo.
Nos vemos en el próximo episodio.
Un abrazo.
