Hola, ¿qué tal? Soy Ángel Alba, de innolandia.es
Bienvenido a un nuevo episodio del podcast «El día a día del innovador».
El tema de hoy creo que puede ser muy interesante para ti, porque vamos a hablar de los marrones que tiene un gestor de proyectos de I+D+i.
Porque lo que tenemos claro es que es la tarea que más haces o que más hacemos los profesionales de la innovación. Nosotros dedicamos la inmensa mayoría de nuestro tiempo a gestionar proyectos.
Tanto es así que en el estudio que hicimos de la radiografía del innovador en 2024, finales de 2024, lo que identificamos es que el 63% de los profesionales de la innovación la principal tarea a la que se dedican es a hacer proyectos.
Cuando además trabajas dentro de un departamento de innovación, además de una empresa, eso se dispara hasta el 71%, es decir, que lo que más hacemos es dedicarnos a hacer proyectos.
Si dividimos un poquito, hacemos un zoom en el tipo de tareas dentro de los proyectos de innovación, encontramos que el 45% del tiempo de ese 63, el 45% lo dedicamos a lo que es la gestión y seguimiento, el 11% del tiempo lo dedicamos a la planificación y el 8% lo dedicamos a informes, memorias y tal.
A mí particularmente me ha sorprendido, yo pensaba que he dedicado más tiempo a esa parte, pero, bueno, es lo que decimos que dedicamos
Entonces, visto esto, a qué dedicamos el tiempo, vamos a intentar identificar en el episodio de hoy cuáles son los cuatro marrones principales a los que nos enfrentamos los profesionales de la innovación cuando trabajamos en proyectos y lo más interesante cómo podemos resolverlos.
Lo primero que tenemos que hacer es entender qué es un proyecto; porque sí, trabajamos en proyectos, pero una de las cosas que a mí más me sorprenden cuando trabajamos con clientes es que llamamos proyecto a muchas cosas.
Pero tengamos claro qué es un proyecto.
Un proyecto es un conjunto de actividades no repetitivas que realizamos para conseguir un resultado único, dentro de unas restricciones de presupuesto, o sea de coste, y de plazos.
Entonces, un proyecto se diferencia de un proceso en que un proceso es continuo y siempre intentas obtener más o menos lo mismo, mientras que un proyecto no, cada proyecto es único y vas a obtener unos resultados únicos.
Dentro de los proyectos lo que dicen las buenas prácticas o toda la teoría de gestión de proyectos es que hay fundamentalmente cuatro etapas.
Etapas de un proyecto
Etapa de planificación,
Una serie de actividades que tenemos que hacer, que van desde identificar quiénes son los stakeholders del proyecto, los objetivos, los entregables, la lista de tareas,…, a realizar el cronograma,….
Etapa de acción,
Que es la de ejecutar, es lo que veíamos antes en la parte de gestión en el proyecto, la parte de ejecución, hay que hacer las tareas para conseguir al final los resultados.
Etapa de seguimiento,
Va en paralelo con la fase de ejecución, es decir, vamos ejecutando tareas, pero vamos haciendo seguimiento de que se cumplen los objetivos o que se cumplen las actividades que hemos definido o que vamos cambiando, eso lo veremos luego.
Etapa de cierre,
Todos los proyectos tienen que cerrarse de una determinada manera. Esto es uno de los puntos complicados y que ya te hablé en un episodio anterior del podcast, de cómo se cierran los proyectos. Entonces, estas son las cuatro grandes fases de un proyecto o las cuatro grandes actividades que realizamos en el proyecto.
Metodologías
Las metodologías predictivas:
Que son aquellas de los diagramas de Gantt, el objetivo general, específico, milestones tal, donde yo soy capaz de hacer un plan a 18 meses, 24 meses, porque pienso que el entorno es estable.
Ahora te cuento un secreto: esto ya no pasa, o sea no hay entornos estables, por mucho que tengamos que presentar una memoria para un proyecto subvencionado y que digamos qué es lo que vamos a conseguir, igual no lo conseguimos porque todo cambia.
De ahí viene luego la gestión de cambios, que es la mayor pérdida que tiene un proyecto: todo el tiempo que dedicamos a replanificar.
Entonces, como respuesta a este tipo de metodologías, que a lo mejor valen para algún tipo de proyecto muy específico.
Las metodologías ágiles:
De proyecto de trabajar aplicando el método científico, con sprints cortos de entre 4 y 12 semanas, y en función de la información o de los aprendizajes que obtenemos en cada uno de esos experimentos podemos ir planificando las siguientes fases.
Es planificación iterativa o adaptativa que te permite ir adaptándote a los cambios sin necesidad de hacer una planificación previa muy, muy en detalle, con lo cual te ahorras un montón de costes.
Independientemente de la metodología que utilices, proyectiva o adaptativa, los gestores de proyectos al final tienen cuatro grandes marrones.
Y esto lo hemos validado no sólo por la experiencia que tenemos Innolandia de 14 años trabajando en gestión de proyectos y con los 50 equipos que trabajamos al año, sino porque hicimos un estudio realmente, o sea, nos entrevistamos en profundidad con 25 gestores de proyectos de innovación e identificamos cuatro grandes marrones, que son los siguientes que te quiero contar.
4 Marrones en la gestión de proyectos
El primer marrón es la sobrecarga de trabajo.
Claro, ¿qué es lo que pasa? Que nosotros lo habitual es que trabajemos en un departamento de innovación o de I+D, estamos haciendo proyectos, normal, ya vamos cargados, tenemos la sensación de que perdemos el control al final, que hay muchas tareas, que realizamos más horas, incluso puede llegar a que empezamos a salir tarde de trabajar.
Y lo que buscamos es de alguna manera cómo podemos volver a tener eso bajo control y no estar con las bolas en el aire que se nos caigan.
O sea, tu objetivo es al final no estar tan estresado y hacerlo de la mejor forma posible.
Entonces, ¿a partir de aquí qué utilizamos? Cada uno se apaña. Buscamos trabajar con Excel o sea, un día os contaré realmente cómo se hacen proyectos en Excel, porque sorprendentemente muchísimas gestores de innovación todavía utilizan el Excel.
También otro tipo de herramientas, como son Trello, como son Planner, como son Asana, que es el que utilizamos en Innolandia, los empezamos a utilizar.
El problema es que no es un tema de herramientas: al final intentas poner una herramienta y lo que te das cuenta es que no es suficiente, porque lo que tienes es una carga tan elevada de trabajo que no hay forma de manejarla.
Cuando no, te vuelve a saltar otra seta de otro proyecto que te enchufan antes de que hayas terminado el anterior. Entonces, ¿qué es lo que haces? Ante la falta de tiempo acabas yendo a las tareas urgentes y no a las importantes que realmente hacen avanzar el proyecto, eso. Primer punto de dolor, la sobrecarga de trabajo.
¿Segundo punto de dolor que nos ocurre? La comunicación.
Yo siempre digo que el mayor problema de los proyectos no es técnico, por muy difícil que sea, o sea, el mayor problema es humano, es gestionar al rebaño de gente con el que vas a trabajar.
Y no sólo gente del equipo directo, sino sobre todo lo complicado es trabajar con gente alrededor.
¿Por qué? Porque tú estás haciendo un proyecto y lo habitual, el 95% de las veces, es que no tengas un equipo full time dedicado para ti para ese proyecto, sino que en general la gente trabaja en varios proyectos o trabaja puntualmente, porque son de otros departamentos.
Entonces, parte de tu trabajo como el jefe de proyectos, gestor de proyectos es que tienes que coordinar a esos departamentos. ¿Problema? Nadie te hace caso. Las tareas no avanzan, se retrasan, empiezan a haber malentendidos, un fallón.
Así es que ¿qué intentamos cubrir con esto? ¿Qué nos han enseñado? Formas de comunicación.
Hay un montón de manuales y de posts escritos sobre comunicación clara y efectiva entre diferentes departamentos.
¿Para qué? Para evitar que haya un problema de relaciones personales. O sea, no se trata ya de que el proyecto llegue mal, sino que la sangre llega al río, evitar que la sangre llegue al río y que empiece a haber problemas personales.
Entonces, empiezas: que si hacemos reuniones presenciales, que si hacemos llamadas telefónicas, que si montamos un grupo de Teams para que todos estén ahí o que mandamos emails.
Pero no acaba de avanzar. ¿Por qué? Porque el problema base, o sea la causa básica, es que no tienes influencia. No tienes influencia sobre otros departamentos, otras personas que tienen otras cosas y no le dan la prioridad necesaria.
Entonces, es otro marrón que tenemos que ver cómo se puede cubrir.
El tercer marrón al que nos enfrentamos los gestores de proyectos es a la medición y progreso.
¿Cuántas veces te han preguntado cómo va el proyecto? y solo has sabido decir «bien», «mal» o «regular», porque no tienes métricas concretas.
Entonces, imagínate que tú llegas a hacer un proyecto y te piden preparar un reporte, pero de repente no tienes la visión clara, porque el plan no está actualizado.
Las otras personas que hemos visto antes no actualizan sus tareas.
Tienes que ser tú el que lo actualice para preparar un informe para alguien que sólo quiere saber cómo va. No tienes métricas. Incluso te puede llegar el caso en el que tengas jefes muy méteme en todo, que lo que quieren es actualizaciones muy continuas.
Entonces, le dedicas un montón de tiempo a actualizar y a preparar informes y para ver de dónde sacar la información porque lo tienes todo desperdigado.
Claro, todos los que hemos sido jefes de proyectos o los que sois jefes de proyectos lo que queremos es tener la tranquilidad de tenerlo todo bajo control, de saber qué es lo que está pasando para poder comunicarlo.
Entonces, para eso nos intentamos buscar la vida y buscamos diferentes metodologías para hacer informes de seguimiento, intentamos ver si hay alguna herramienta que nos permita automatizar eso, pero volvemos otra vez al problema de que no tenemos claridad, es decir como no tenemos métricas, no sabemos las que tenemos que utilizar, no existe un sistema de gestión del proyecto, al final o no tenemos los indicadores correctos o tenemos que dedicar muchísimo tiempo a hacer ese informe de seguimiento.
El último marrón que nos enfrentamos como gestores de proyectos de innovación es la falta de formación.
Y yo esto me lo encuentro todos los días que trabajamos con clientes.
Y esto ocurre tanto porque el propio gestor de proyectos no se ha formado en innovación, porque acordaros que el 71% de los innovadores somos autodidactas, es decir, nos hemos buscado la vida. O bien nos han formado de manera informal, todos aquellos que os han dicho «búscate la vida» acabáis buscando una consultora de subvenciones, porque lo que urge es pedir el proyecto, una subvención, y ellos te explican cómo se ve ya, pero no te explican cómo se gestiona un proyecto, que no es ejecutar un proyecto de subvenciones.
Así es que estás trabajando y de repente imagínate que sí que tienes cierta metodología, pero te ponen gente en el equipo que no sabe de innovación, porque estás cogiendo de otros departamentos, y tampoco sabe de metodologías con las que están aplicadas.
Entonces, están acostumbrados a ejecutar planes de acción, a coger tareas y tacharlas en un Excel. Claro, tú lo que quieres es tener un equipo de proyecto que funcione más o menos solo, que no dependa que tú estés continuamente encima.
Entonces, ¿qué haces? Intentas explicarle a la gente cómo se trabaja o cómo quieres que lo haga, pero si tú no sabes exactamente cómo se hace más allá de completar el proyecto, pero no tienes formación específica en técnicas avanzadas de gestión de innovación o cómo vas a formar al resto, así es que ¿qué es lo que te encuentras?
Te encuentras que tú sí que sabes un poco, pero la gente de otro departamento no tiene idea. Entonces, cuando los intentas incorporar, se produce ahí una fricción enorme, en el que te encuentras que realmente estás solo, estás solo al respecto a otros departamentos.
Estos son los cuatro marrones que hemos visto: primero es la sobrecarga de trabajo; segundo, la falta de comunicación, los problemas de comunicación, que pueden acabar en problemas de relaciones personales; tercero, la falta de métricas para medir en tiempo real y saber en qué estado está el proyecto y, recuerda, la falta de formación tanto en innovación como en gestión de proyectos.
Mi opinión es que estos cuatro marrones son los síntomas de dos causas fundamentales.
La primera y evidente es la falta de recursos, es decir, no conozco a nadie que esté trabajando sólo en un único proyecto.
A lo mejor alguien que acaba de entrar y esté en un proyecto europeo muy grande, no sé qué, pero lo habitual es que tú estés trabajando en diferentes proyectos.
Eso al final lo que genera es una esquizofrenia de saber dónde voy, de no, de mal priorizar, de que me cambian los agentes con quien tengo que comunicarme.
Entonces, el primer problema es que no tenemos recursos suficientes para hacer los proyectos que queremos hacer.
Dentro de esos recursos puede claro, no tener recursos puede que haya algunas actividades que a lo mejor dejemos de hacer y que son importantes.
Y además el problema de la falta de recursos es que tenemos que incorporar personas de otras áreas a las que no les hemos bloqueado el tiempo de trabajo, no hemos llegado a un acuerdo con su jefe de «esta persona tiene que dedicar cuatro horas todos los jueves de 3:00 a 7:00 de la tarde, eso tenéis que firmarlo con sangre».
Entonces, como no tenemos autoridad y sus jefes les piden otras cosas, la innovación queda en la última lista de las tareas que tienen que realizar. Entonces, primera causa básica: no tenemos recursos expresamente dedicados
Segunda causa: no aplicamos metodologías de gestión de proyectos.
Sí podemos tener una planificación de proyectos, pero esa planificación se hace en función de si yo voy a pedir una ayuda. Es decir, si el CDT me pide un formato, yo utilizo ese formato para hacer la planificación.
O si me lo pide la agencia regional, el Ivace de la Comunidad Valenciana, yo utilizo ese otro formato.
Pero el proceso mental que yo tengo que seguir para hacer la planificación no es uno genérico, sino que aplico ese, o sea lo que me piden ahí, y no planifico bien, porque la estructura que me han dado no es adecuada para identificar, está centrado en la tecnología.
Entonces, si es un proyecto sin subvencionar, ya te digo yo que faltan un montón de información para cómo hacer la planificación. Nos encontramos con que a la hora de ejecutar nos centramos en conseguir entregables porque sí, y es lo único que medimos.
Pero luego además, en la parte de ejecución, no tenemos sistemas de seguimiento adecuados, sino que nos dedicamos realmente a tachar acciones en un Excel.
O sea, nuestro plan se convierte en un Excel donde vamos tachando acciones. Gestionar el proyecto es mucho más que eso.
Soluciones para atacar estas causas de la falta de recursos y la falta de métodos
Hemos lanzado en Innolandia un programa formativo que se llama IA Projects.
Cómo gestionar proyectos de I+D+i con asistentes de inteligencia artificial.
¿Y por qué pensamos que cubrimos estas dos causas?
Primero, porque recursos no te van a dar, eso cuanto antes lo tengamos claro todo es mejor. Entonces, tenemos que aprender a hacer más con menos.
La inteligencia artificial, los asistentes de inteligencia artificial bien utilizados es una forma brutal de aumentar la productividad y hacer más con menos.
Entonces, con esto lo podemos aplicar.
Y segundo, no sólo te vamos a enseñar a utilizar un asistente, nuestro asistente de inteligencia artificial para planificación y gestión de proyectos, sino que además te vamos a enseñar métodos de gestión de proyectos de innovación avanzados.
Los métodos que utilizamos nosotros en Innolandia.
Es decir, vamos a hablar de planificación sí predictiva y adaptativa, pero vamos a ver cómo se puede hacer un plan de proyecto con inteligencia artificial generativa, cómo hacer seguimiento, qué cosas se tienen que incluir dentro de una planificación de proyectos, cómo trabajar los multiproyectos en los que tenemos.
Entonces, todo esto, el programa está dividido en nueve clases, que es una a la semana, en esta edición, que es la segunda, porque la primera beta la hicimos en primavera.
En esta segunda edición empezamos el 6 de octubre y serán todos los lunes de 15:00 a 17:00.
Entonces, el primer módulo será un módulo de introducción, donde hablaremos sobre los diferentes tipos de gestión de proyectos, veremos a ver la diferencia entre lo que es el desarrollo de clientes y de línea startup para proyectos de innovación con los TRLs tradicionales y cómo encajan, cómo pueden encajar las dos cosas, y a partir de ahí vosotros que haréis una ficha de proyecto, es decir, vais a trabajar con los asistentes de IA que os vamos a dar, nuestros asistentes de gestión de proyectos, en un proyecto real que vosotros elijáis.
En el módulo dos, veremos cómo se monta un equipo de proyecto, a quién tenemos que tener en cuenta, los roles que necesitamos, qué hace un gestor de proyectos, qué hacen los miembros del equipo, cómo creamos una matriz RACI para asegurar la comunicación dentro del proyecto y evitar los conflictos.
En el módulo tres hablaremos de planificación, haremos el plan de tu proyecto. En función del proyecto que hayas elegido, podemos trabajar con paquetes de trabajo tradicional o trabajaremos por sprints. Entonces, veremos a ver con la IA cómo puedes trabajar las dos metodologías en función del tipo de proyecto que tengas.
El módulo cuatro, hablaremos de Kanban. Te enseñaremos a trabajar con Kanban para gestionar el proyecto y reducir al mínimo las reuniones de seguimiento que puedas necesitar.
En el módulo cinco, hablaremos también de indicadores, cómo hacemos un seguimiento de las fases. Veremos cómo bloquear tiempo para realizar trabajo en profundidad, hablaremos de diferentes técnicas de métricas que podemos utilizar para hacer reportes de los proyectos, que es cómo sacar conclusiones de esas mini reuniones de seguimiento y cómo reajustar la planificación en función de los cambios que ocurren o al cierre de los sprints, cómo podemos realimentar el sistema.
En el módulo seis, trabajaremos en la parte de ejecución. Es decir, buenas prácticas de cómo facilitar la comunicación entre los equipos que hablábamos antes, como uno de los marrones, y acelerar la ejecución con las herramientas de inteligencia artificial. Hablaremos de trabajar con equipos remotos, de herramientas de comunicación efectiva, de cómo crear un ecosistema de herramientas digitales, estructura de carpetas de proyectos para ser lo más efectivos posibles
El módulo siete hablaremos de cómo puedes sobrevivir a llevar varios proyectos a la vez, cómo priorizas, cómo eliges qué proyectos sí, qué proyectos no, cómo bloquearte tiempo para poderlo hacer, distribución de recursos.
En el módulo ocho, hablaremos de cómo se cierra o bien un proyecto, o bien una fase, un sprint. Qué técnicas podemos utilizar: retrospectivas, documentación de resultados, los informes de cierre, mejores prácticas, etc.
Después tenemos una sesión nueve, donde tendréis que hacer una pequeña presentación de lo que habéis hecho a lo largo del proyecto.
Es decir, no queremos que nos contéis el proyecto en sí, porque en algunos casos puede ser confidencial, pero sí cómo habéis utilizado las herramientas, cómo habéis utilizado los asistentes de inteligencia artificial que os vamos a enseñar y qué habéis aprendido y que habéis ganado.
Como os decía, podéis inscribiros hasta el 26 de septiembre.
El curso empieza el 6 de octubre y muy importante es que las plazas, que sólo tenemos diez plazas, son por empresa, es decir, en tu empresa puedes apuntar a cuatro personas.
Que además es bonificable por Fundae, es decir, puedes hablar con tu gente de recursos humanos para ver qué cómo lo podéis financiar.
Si tu caso es que estás tú solo y quieres hacer de forma individual o no tienes equipo, lo que te invito es a que nos contactes en la web o nos escribas un email y a partir de ahí vemos a ver, seguro que encontramos un acuerdo para que puedas participar en el proyecto y puedas mejorar los resultados y superar los marrones de gestor de innovación a la hora de hacer proyectos.
Bueno, esto es un poco lo que te quería contar en el podcast de hoy:
Cuáles eran los cuatro marrones a los que nos enfrentamos los gestores de innovación cuando hacemos proyectos: la carga de trabajo, falta de comunicación, falta de métricas para seguimiento adecuado y la falta de formación en gestión de proyectos pero también en gestión de la innovación y cómo podemos resolverlos y para lo que te proponemos es nuestro programa IA Projects, que ataca a dos causas básicas: la primera es la falta de metodología en gestión de proyectos e innovación y la segunda es la falta de recursos utilizando la IA generativa que te ayudará a mejorar tu productividad.
Espero que te haya parecido interesante y nos vemos en el próximo episodio.
Un abrazo.
