Megatutorial Kanbanflow: Cómo aplicar Kanban en proyectos de innovación paso a paso desde ya

Aplicar Kanban en proyectos de innovación puede sonar raro

Kanban suena a coches, a Toyota

A fábricas y lotes de producción

A Just In Time.

Ingenieros…

Pero, ¿en la gestión de proyectos? 😮

Va en contra de lo que se enseña en la mayoría de cursos de innovación clásicos

Allí se impone el Project management tradicional

Incluso la Comisión Europea «te recomienda» aplicar PRINCE2 en los proyectos europeos

O el PMBook en proyectos de fondos internacionales en Sudamérica

Entonces, para qué aplicar Kanban aquí??

Déjame que te lo cuente, con una guía paso a paso para que mañana mismo puedas intentarlo con éxito en tu próximo proyecto.

¿Por qué aplicar Kanban en proyectos de innovación?

Ya he escrito en el blog sobre las ventajas de Kanban respecto a la gestión de proyectos tradicional

Es una cuestión de incertidumbre y minimizar las pérdidas por la planificación

Y la replanificación

Volver a planificar otra vez

Así hasta el infinito en cada reunión

Pero déjame que te cuente mi experiencia personal

Yo he trabajado muchos años con Project Management.

Algo así como desde 2001 a 2011. Incluso conseguí una certificación de P&G como Project manager.

Pero hace 15 años el entorno no era el de ahora

Cuando lancé Innolandia.es en 2012 me dí cuenta de golpe.

Yo empecé a planificar el lanzamiento, como un proyecto más.

Objetivos, acciones, plazos y tal….

Y empecé a ejecutar

Hasta que me dí cuenta que lo que las acciones no llevaban a ningún sitio.

Como me decía ayer un cliente – amigo, estaba ocupado pero no avanzaba.

Así que mientras investigaba herramientas y metodologías de innovación, encontré Lean Project Management y Kanban, que venían de los proyectos de software.

Pero que también utilizaban los emprendedores de más éxito.

Desde entonces, mi forma me dedico a aplicar Kanban en proyectos de innovación.

En mi caso y con mis clientes.

Con dos bases fundamentales:

• Disponer de un listado de “entregables”, que es lo que espera el cliente y sirve como faro del proyecto
• Ir definiendo las acciones en función del avance del proyecto y no con una mega planificación inicial

Guía paso a paso para usar Kanbanflow

Yo utilizo Kanbanflow como herramienta de gestión de proyectos.

Y en la versión gratuita!

Aunque la más popular es Trello (que también he probado), la versión gratuita de Kanbanflow es muchísimo más potente y visual.

Además creo que Trello peca de lo mismo de MS Project: tiene demasiadas funcionalidades para lo que realmente vas a utilizar después.

Pero bueno.

Tengo pendiente escribir una comparativa entre las dos para que tú puedas decidir.

Estos son los paso que sigo para aplicar Kanban en proyectos de innovación con Kanbanflow:

#1 Definir las fases del flujo de trabajo

Tienes que ser consciente de cuáles son las fases por las que pasa tu trabajo

No es lo mismo innovar en servicios, que en productos físicos, que en software

Cada una llevará unas fases diferentes.

En un ejemplo interesante, Tomy Santoro de SumaCRM explica que ellos utilizan 7 fases en su proceso de desarrollo de software.

Yo particularmente utilizo 6 columnas para mis proyectos de innovación, como puedes ver en la imagen

• Hipótesis

Describo las hipótesis que quiero validar del proyecto, basados en el modelo de negocio.

Por ejemplo, ahora tengo dos nuevas ideas / hipótesis a testar, que son Innolanflix y un Curso de Cultura innovadora.

• En cola

A partir de las hipótesis, selecciono los experimentos que quiero realizar para validarlas. En este apartado, la “ficha” de hipótesis, se convierte en “experimento”.

Más abajo te explico cómo lo hago

• Procesar / Planificar

Cada experimento necesita de una planificación, en la que defino cuáles son las tareas a realizar para llevarlo a cabo

Como ves, no planificas todo el desarrollo al mismo tiempo, sino que te enfocas en uno o pocos experimentos únicos que desarrollas a tope en un “sprint” (otro post pendiente sobre los «sprints»).

• En ejecución

Son los experimentos que estás realizando en este momento, que tienes activos.

Dependiendo de la empresa y del tipo de innovación, puede ocurrir que tengas varios experimentos en paralelo al mismo tiempo.

Al final depende de los recursos que tengas para hacerlo.

• Done

Es el apartado final, en el que llegan las fichas de las acciones realizadas.

Yo marco en rojo los experimentos que no han cumplido los criterios de éxito y en amarillo los que sí.

• Aprendizajes

Para mí esta columna es fundamental.

Yo no he visto herramientas en las que se incluyan, pero a mí me parece crítica, porque me ayuda evolucionar los proyectos.

La clave de la innovación ágil es aprender y aprender, a partir del contacto rápido con el mercado.

Ya te adelanto que esta columna puede ahorrarte muchas muchas horas de trabajo.

Cómo crear fases / columnas en Kanbanflow?

• Lo primero que tienes que hacer es ir a Administration >> Columns
• En esta pantalla, pincha en + Add Column y escribe el nombre y colócala donde creas necesario en el flujo de trabajo
• Importante: En el apartado de “Edition” puedes identificar el máximo número de tareas que puedes tener en cada columna
• Está en el apartado “WIP Limit”

Este es un aspecto diferenciador de aplicar Kanban en proyectos, porque te permite calcular de forma muy visual tu capacidad de trabajo.

Recuerda que Kanban funciona con una estrategia “pull”:

tienes que terminar las tareas de las columnas a la derecha antes de poder incluir nuevas.

Este criterio te va a dar más de un dolor de cabeza.

Porque los latinos no somos japoneses y nos encanta incluir cosas nuevas y no terminarlas.

A mí el primero 🙁

#2 Definir los entregables

Una vez que tienes claro el flujo de trabajo, para cada proyecto necesitas definir los “entregables” en una lista.

El entregable (o deliverable) es una de las palabras favoritas de los consultores (y profesionales de la innovación también)

Según Wikipedia, un entregable es

un objeto, tangible o intangible, como resultado del proyecto, destinado a un cliente, ya sea interno o externo a la organización. Un entregable puede ser un reporte, un documento, un paquete de trabajo, una actualización de servidor o cualquier otro bloque de construcción resultado del proyecto en su totalidad

Hablamos de objetos físicos (prototipos, partes de desarrollo) u intangibles (documentos, talleres, etc…)

Yo distingo tres tipos de entregables para aplicar Kanban en proyectos, que te pueden ser de utilidad:

• Los experimentos para validar las hipótesis en proyectos de innovación.

Es decir, el informe de resultados y aprendizaje. Cada experimento es un entregable, aunque sirva para la misma hipótesis

• Los desarrollos técnicos en proyectos de innovación.

Las diferentes versiones de prototipos que vas a realizar

• Los documentos y actividades acordadas con el cliente, en proyectos de consultoría.

Por ejemplo: cuando realizo talleres con clientes, cada taller es un entregable.

Esta lista de entregables la colocas en la columna de “En cola”

Cómo crear una tarjeta en Kanbanflow

Es la parte más sencilla.

En la columna “En cola” (o en la que quieras), pinchas en la + y te aparecerá un formulario para crear la tarjeta.

El único campo obligatorio es el de “Name”. Puedes asignar responsables, color, etiquetas e incluso un control de tiempo!!

Además tienes varias pestañas para incluir

• Dates: si hay una fecha objetiva acordada con el cliente
• Subtasks: para definir las tareas a realizar
• Comments: para incluir comentarios o aprendizajes

Yo en esta primera etapa sólo incluyo el “Name” y quizás algún detalle en “Details” para saber de qué estoy hablando.

#3 Definir el contenido de cada entregable y el plan de trabajo

El siguiente paso es la gran diferencia entre aplicar Kanban en proyectos de innovación o la gestión de proyectos tradicional

Debes PRIORIZAR los entregables, en función del riesgo o la secuencia temporal lógica

Y SÓLO EN ESTE CASO realizar la planificación de tareas a ejecutar, para conseguir el resultado

En la imagen puedes ver el contenido que incluyo para realizar un experimento de validación en mis proyectos de innovación.

En este caso se trata de un experimento en marcha en el que estoy incluyendo en mis proyectos licencias de mis cursos en video, además de talleres presenciales, como una fórmula de escalar el modelo.

Puedes completar dos tipos de información:

1. La ficha del experimento

Lo que hago realmente es aplicar el contenido de la ficha de experimento a la tarjeta de Kanbanflow, incluyendo:

• La hipótesis a validar “Creo que…”
• El experimento a realizar
• Los criterios de éxito Pass / Fail

Y simplemente lo incluyo en el apartado de “Details”

Cuando se trata de proyectos con clientes que tienen fecha límite les pongo la fecha

Pero como dice José Miguel Bolívar, sólo debes poner fechas objetivo cuando están acordadas con terceros

Las que ponemos por nosotros mismos sólo son buenas intenciones y muchas veces nos obligan a replanificar

Y eso es tiempo perdido.

1. Las tareas a realizar para conseguir el entregable

Puedes ir a la pestaña “Subtasks” e incluir las acciones a realizar.

De nuevo, si no tienes fecha, no la incluyas, porque sólo generarás ansiedad y estrés.

#4 Revisión de las tareas y decisiones

Una de las claves de la gestión de proyectos es el seguimiento y revisión

Estamos de acuerdo verdad??

Un plan no sirve de nada si no vemos que se está cumpliendo y corregimos lo que falla

Incluso al aplicar Kanban en proyectos de innovación necesitas revisiones

Ninguna herramienta sustituye a 15 minutos de reunión productiva para revisar datos y tomar decisiones.

En mi caso, la frecuencia es variable, depende del proyecto

Por ejemplo, con mis compis de Grupo Enfoca en DXperience, trabajamos con reuniones semanales donde revisamos nuestro tablero Kanban de cada proyecto en marcha.

En mis propios proyectos de innovación, la revisión es mensual

Y con los clientes, pues depende del proyecto y lo que hayamos hablado

¿Cómo hacer la revisión en Kanbanflow?

En Kanbanflow las fichas se mueven arrastrándolas con el ratón de una columna a otra o incluso para ordenarlas dentro de una misma columna

Para una revisión eficaz, empiezas por las columnas de ejecutar:

• Algún entregable está terminado?

Se trata de recopilar los datos del experimento dentro del apartado de “Details”

• En caso afirmativo, ¿qué hemos aprendido?

Yo incluyo los aprendizajes en el apartado de “Comments”

• Y entonces pasas la ficha a la columna de ejecutar

Si no has terminado el entregable, revisa qué acciones faltan y añade las necesarias en la columna “Subtasks”

Si has completado el entregable, se ha liberado espacio, con lo que puedes mover alguna de las fichas de la columna “planificar” a “ejecutar”.

Y volver a aplicar el punto de cómo completar la ficha hasta que has completado todos los entregables.

#5 Guardar los aprendizajes

Muchos lectores me habéis preguntado sobre cómo guardar todo lo que aprendes durante el proyecto de innovación, sin caer en la burocracia

Pues para mí aplicar Kanban es una fórmula genial

Dentro de la ficha ya has ido incluyendo la evolución: hipótesis o entregable, experimento, tareas necesarias, criterios de éxito y resultados

No tienes que volver a rellenar un informe. Porque ya están ahí.

Simplemente cambia el título de la ficha por la conclusión a la que has llegado y tendrás un inventario genial de los aprendizajes del proyecto.

Yo además les asigno colores: rojo para las hipótesis que no son ciertas y verdes para las que sí lo son.

Recuerda, que cada tablero es un proyecto y en Kanbanflow puedes tener los que quieras.

Y ahora qué??

Ya me conoces, no soy un vende humos

Aunque Kanbanflow es muy sencillo, tiene curva de aprendizaje

¿Qué quiere decir? Pues que con esta guía puedes ponerte ahora mismo a aplicar Kanban en proyectos de innovación mañana mismo.

Pero te va a costar un poco, porque tienes que cambiar tus rutinas

A mí me costó algunas semanas

Pero es cuestión de tiempo.

Mi sugerencia: prueba con un proyecto. Si te convence, sigue con otros

Y si tienes dudas, envíame un correo e intentaré ayudarte