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Cómo utilizar un tablero Kanban para tu proyectos de innovación

Utilizar un tablero Kanban para un proyecto de innovación es un avance enorme en tu forma de trabajar.

Pero como decía en otro post, hay muchas confusiones.

La principal, asociar Kanban con un tablero tipo Trello.

Pero no es así.

Kanban es un marco de trabajo orientado a gestionar flujos de trabajo y aumentar la productividad del servicio o proceso.

Y tiene especial interés para aplicarlo en proyectos de innovación.

Te va a permitir

  • Reducir la replanificación en los proyectos por cambios
  • Mantener el ritmo de trabajo del proyecto, reduciendo los picos
  • Mejorar la coordinación entre el equipo 

En este post te he preparado un caso práctico real de cómo puedes utilizar un tablero Kanban para tus proyectos de innovación.

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Breve introducción a Kanban

 

Kanban viene del japonés y significa “tarjeta”.

Forma parte de la gran innovación organizativa que supuso el Toyota Manufacturing System, para reducir los tiempos de trabajo.

Después se asumió por los desarrolladores de software y más tarde en el mundo de los servicios, especialmente del conocimiento.

Pero no me quiero enrollar con la historia, que puedes encontrar en Internet.

Voy a centrarme en cómo lo puedes utilizar un tablero Kanban en tus proyectos de innovación.

Y para eso lo más importante es empezar con lo que tienes.

Te aseguro que la curva de aprendizaje es casi nula.

Empiezas aplicando el tablero básico (lo veremos después) y a partir de ahí mejoras.

Y para eso, necesitas entender las 6 prácticas en los que se basa Kanban

 

Las 6 prácticas de Kanban

 

Kanban se basa en 6 prácticas o actividades a realizar. 

En mi caso, cuando los interioricé el salto en la gestión de proyectos fue sencillamente brutal.

Pasamos de mover post-its a gestionar un sistema con entrega continua y reduciendo los picos.

  • #1 Visualizar el flujo de trabajo
  • #2 Establecer límites de trabajo para eliminar interrupciones (Work in Progress)
  • #3 Gestionar el flujo
  • #4 Definir políticas expresas. Transparencia en decisiones
  • #5 Circuitos de retroalimentación (reuniones o cadencias)
  • #6 Mejorar colaborando

Ahora que sabes qué tienes que hacer, vamos a ver cómo lo ponemos en práctica en un proyecto de innovación.

 

Mega guía para utilizar un tablero Kanban en tus proyecto de innovación

 

# Herramientas para Kanban 

 

La primera herramienta con la que puedes montar un tablero Kanban es físico.

Una pizarra, rotuladores y post-its.

Pero en un entorno de equipos distribuidos y teletrabajo, mejor utilizar un tablero virtual.

Herramientas para aplicar Kanban, tienes muchas.

Trello, Asana, Kanbanize, Microsoft Planner o GetKanban.

En Innolandia trabajamos con dos herramientas: Asana a nivel interno y Trello con clientes.

El motivo es que Asana es una plataforma colaborativa de muchísima potencia, que nos permite integrar todo nuestro trabajo, incluyendo mi sistema de productividad personal GTD .

Y estamos con la versión gratuita desde hace 2 años. 

Ahora estamos valorando pasarnos al modelo business porque necesitamos datos para la mejora continua del sistema.

En cambio, Trello es más amigable y por eso lo hacemos con clientes.

Casi todo el mundo tiene una cuenta Trello!

 

Bien.

Ahora vamos a ver paso a paso, cómo hemos aplicado Kanban en nuestra cartera de proyectos de innovación, durante los últimos meses, siguiendo las prácticas que te contaba más arriba.

Pero antes, vamos a ver el paso 0

 

Paso 0: Abandonar el diagrama de Gantt

 

Pues sí.

Quizás este paso te haga explotar la cabeza.

Pero es así.

Cuando aplicamos marcos de trabajo de planificación adaptativa, el diagrama de Gantt sólo aplica a alto nivel.

Es decir, para identificar fechas críticas (las acordadas con clientes, fechas de lanzamiento, de justificación de subvenciones….)

Este que ves aquí es nuestro Gantt de proyectos de innovación

 

En los entornos de alta incertidumbre, como son los proyectos de innovación, estimar cuanto tardarás en hacer una tarea y programar cuándo la vas a hacer son causas de retrabajo y tiempo perdido.

Así que empieza a borrar el Gantt de la cabeza y a centrarte en lo que es más importante en este momento.

 

Paso 1: Visualiza el flujo de trabajo

 

 

El primer paso para empezar a utilizar un tablero Kanban en tus proyectos de innovación es definir las etapas del flujo de trabajo.

El tablero que ves en la imagen es el de proyectos de innovación / internos y es que el que te animo a aplicar.

Nosotros tenemos 1 tablero que agrupa todos los proyectos de innovación. 

Tenemos clientes que tienen 15 proyectos vivos en un tablero y les funciona

Simplicidad.

Como ves tiene 6 columnas:

 

  • Lista de tareas

En función de la planificación de alto nivel y cómo haya evolucionado el proyecto y el entorno, describes aquí las tareas a realizar durante el mes.

Si hay cambios, aparecen aquí como nuevas tareas.

Tiempo de replanificación 0.

 

  • Planificado

Son las tareas que nos comprometemos a realizar la semana en curso y revisamos todos los lunes con el equipo.

 

  • En marcha

Representa las tareas que un miembro del equipo está realizando durante un día concreto. Así tenemos una foto a tiempo real de qué está haciendo cada uno. 

 

  • Delegado

Esta es una columna especial. Colaboramos con personas de la red de Innolandia para hacer proyectos de innovación. 

Aquí aparecen las tareas que hacen esas personas.

 

  • En revisión

Al tener trabajo delegado, algunas de las tareas pueden necesitar revisión por mi parte o por otro miembro del equipo. 

En caso de no necesitarlo, pasan directamente a terminado.

 

  • Terminado

Las tareas que se han terminado durante un mes. Tenemos otra columna que se llama “histórico” para moverlas una vez terminado el mes y recogido los indicadores.

 

Paso 2: Define los límites de trabajo en curso

 

Para mí este es uno de los pasos clave, junto con el de las métricas.

Desde que empezamos a trabajar con Kanban hace unos meses, teníamos muy claro que necesitábamos límites del trabajo en curso

El WiP es el número máximo de tareas que una persona puede estar haciendo a la vez.

Y marcamos WiP = 3 en las fases de “ejecución” (En marcha y Delegado) y WiP = 4 en “revisión” porque la dedicación es menor.

Si no defines el límite de trabajo en curso, ten seguro que tendrás un cuello de botella.

Seguirás con la dinámica “push” de meter y meter tareas, sin entender por qué se retrasan.

¿Cuántas poner? 

Te lo dirán los números y la experiencia.

Nosotros empezamos por 3 porque nos sonaba bien 😉

 

Pasos #3-4-5: Ejecuta el sistema Kanban

 

En este paso voy a unir las prácticas 3-4-5.

Una vez que tienes el diseño puedes empezar a utilizar un tablero Kanban para tu proyecto.

En primer lugar, necesitas identificar cómo dar de comer al dragón.

Puedes empezar con la cadencia que te utilizamos en Innolandia y después adaptarla a tu propio contexto. 

Este sería un flujo completo de un mes de nuestros proyectos de innovación

 

  • Reunión mensual de “planificación”

 

El primer lunes de cada mes tenemos la reunión de planificación (30 minutos, si has hecho  una GRAN PREPARACIÓN previa).

En función de los avances de cada proyecto y la planificación de alto nivel (el mini Gantt del paso 0), identificamos en el equipo las acciones que vamos a hacer.

Esas acciones se colocan en la columna “Lista de acciones”.

 

  • Reunión semanal de “replenishment” 

Cada lunes, realizamos una reunión de equipo de 30 minutos en la que cada miembro del equipo comenta

  • las acciones completadas (y las mueve si es necesario), 
  • las que va a hacer la siguiente semana (se acuerda la prioridad)
  • si necesita alguna ayuda con las tareas “En marcha”

Las acciones que se van a hacer durante la semana pasan de “Lista de acciones” a “Planificado”.

Un punto importante en esta reunión es el “troceo” de tareas, que reflejamos en una de las políticas expresas.

Una tarea tiene que poder completarse en máximo 1 semana. 

Si no es posible, la tarea se tiene que dividir en partes.

Por ejemplo: en el estudio de nuestra app Zap&Lucy, hemos dividido la retrospectiva en 2 acciones Completar el check list de validación y Realizar la sesión de aprendizajes

 

  • Gestión diaria del flujo

Cada persona del equipo ya sabe lo que tiene que hacer. 

Diariamente, las personas visualizan qué tareas tiene “en marcha” y se pone con ellas hasta terminarlas.

Este momento es crítico, porque hay que vencer la tentación de empezar nuevas tareas y terminar las que tenemos a medio.

Las tareas que van completando, se pasan a terminado.

Al existir un hueco en el sistema, la persona que ha terminado la tarea puede escoger otra tarea de la columna “Planificado” y avanzarla hasta “En marcha”.

 

  • Políticas transparentes

Todas las “normas” de funcionamiento del sistema están publicadas en la primera columna: políticas. 

 

 

Cuando empezamos a aplicar Kanban, las políticas no estaban escritas, sino que eran “informales” 

Empezamos con lo que teníamos y después de la primera retrospectiva de mejora trimestral, decidimos redactarlas.

 

  • Comunicaciones

Al trabajar con un equipo deslocalizado, la comunicación es esencial. 

Una de las políticas que tenemos definidas es que utilizamos los comentarios de las tarjetas para avisar de los avances.

Por ejemplo, si una tarea se completa y hay que revisarla, se menciona a la persona del equipo y se anota el comentario. 

Además, podemos incluir links a los archivos de referencia, para ir más rápido.

 

 

Paso #6: Mejorar colaborativamente.

 

Kanban te permite empezar con lo que tengas e ir mejorando con el equipo.

Para eso necesitas dos cosas 

  • Datos objetivos
  • Tiempo para aprender juntos

Dentro de las 7 cadencias de Kanban, se proponen varias para ir mejorando el sistema.

Nosotros realizamos una reunión trimestral de retrospectiva y mejorar el proceso.

Quizás en tu caso te interese hacerla mensual (menor frecuencia no, porque no da tiempo a asimilar los cambios).

A partir del análisis de la información, el equipo identifica oportunidades de mejora y las pone en marcha en el siguiente ciclo.

Una vez que tienes los datos, analizas si la mejora ha tenido efecto o no.

 

Recuerda que Kanban es un sistema “pull”.

No puedes añadir nuevas tareas hasta que no has terminado las que estás haciendo.

Ese es quizás el mayor cambio mental que tendrás que realizar.

A partir de ahí, identifica un proyecto piloto y aplica esta guía.

Verás como notas la mejora en la forma de innovar de tu equipo.

 

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