Cuadro de mando para la gestión de proyectos de innovación

Hoy toca un post práctico, de los favoritos de los lectores del blog.

Cómo crear un cuadro de mando para la gestión de  proyectos de innovación, utilizando Excel.

Como profesional de la innovación tendrás que enfrentarte al enorme reto de dirigir proyectos (un libro muy interesante).

Pueden ser con financiación propia o ajena.

Y cuanto mayor sea el importe del proyecto (sobre todo si hay fondos internacionales de por medio), mayor será la necesidad de utilizar herramientas potentes para la gestión de proyectos de innovación.

Así que prepárate para hacerlo bien!

Mi receta para la gestión de proyectos de innovación

Yo particularmente sigo la metodología de Project Management, basada en el PMBOK.

Mientras que para la planificación, suelo utilizar una plantilla de Word o powerpoint para elaborar el plan integrado del proyecto, para la gestión de proyectos de innovación tengo montado una plantilla de excel con varias pestañas, que me permite, en un solo archivo, llevar el control de todo el proyecto.

Y así se simplifica la gestión de cada iniciativa.

Así cuento con un archivo por proyecto y otro que agrupa el masterplan general de proyectos.

Te detallo los 5 pasos que puedes seguir para crear tu propia plantilla Excel con la que crear un cuadro de mando para la gestión de proyectos de innovación.

• Paso #1: Crear la pestaña de “Alcance” o “Scope”

La primera pestaña que utilizo es para detallar el alcance: qué es lo que pretendemos conseguir con el proyecto.

Me sirve para tener siempre en mente cuál es el objetivo

Es de gran utilidad para cuando hay que tomar decisiones de cambios durante la gestión de proyecto de innovación.

• Paso #2: Crear la pestaña de “Entregables”

Todo proyecto tiene una serie de productos que se van produciendo durante la duración. Hay algunos entregables que son finales y otros que son intermedios. Pero todos se deben controlar en la gestión de proyectos de innovación.

La calidad y la fecha de entrega de los entregables es una de los factores clave que determinan el grado de satisfacción de los clientes de los proyectos.

Si nos comprometemos a una fecha y no llegamos a tiempo, estaremos empezando a enfadar al cliente

Por eso, y debido al grado de incertidumbre importante tienen los proyectos de innovación, es muy importante que en el cronograma del proyecto existan los suficientes colchones de tiempo para asegurar que los entregables están listos.

Estos son los 6 campos de la tabla que incluyo en la pestaña “Entregables”:

• Nombre del entregable
• Fase del proyecto
• WBS (paquete de trabajo)
• Fecha prevista
• Fecha real
• Desviación

Quizás lo más importante, que veremos más abajo, es que en esta pestaña incluyo una fórmula que cuenta los entregables que están completados.

• Paso #3: Crear el cronograma del proyecto

Esta es la pestaña habitual que se utiliza con otras herramientas como Microsoft Project u otros gestores de proyectos: Fases, actividades, duración, interrelaciones, estado, responsables….

La clave de esta pestaña es ir actualizando, al menos, semanalmente para no perder el control del proyecto

Si utilizas Project, puedes trabajar el cronograma primero y luego pasarlo a Excel. No te recomiendo utilizar las dos herramientas al mismo tiempo, porque no es bueno para tu productividad personal 🙂

De nuevo, lo importante es poder crear un gráfico que te dice cuántas acciones deberías llevar realizadas en cada momento y cuántas llevas realmente. Datos sencillos de manejar, para poder tomar decisiones rápidas. Simplicidad ante todo.

• Paso 4: Crear la pestaña de Issues (o incidencias)

En todos los proyectos de innovación surgen siempre incidencias o issues, como yo las llamo. Aunque el análisis de riesgos que se hace al inicio del proyecto y cada cierto tiempo debe generar acciones preventivas para minimizar los riesgos, algunos no se eliminan y se convierten en issues.

O directamente aparecen “setas” a mitad del camino que hay que gestionar

Incluso he participado en algunos proyectos de externalización del departamento de innovación, en los que el cliente nos realiza auditorías, de las que surgen issues, que deben ser corregidas en un plazo de tiempo.

Pues de nuevo, creo una tabla en la que aparecen 8 campos

• Código de entrada
• Fecha de alta
• Descripción de la issue
• Acción correctiva
• Responsable de la acción correctiva
• Estado
• Fecha de cierre
• Comentarios

Y de nuevo, lo importante, además del seguimiento del cierre de las issues, como director de proyecto, son los indicadores que obtengo: número de issues, % de issues cerradas y tiempo medio de cierre de issues.

• Paso #5: El cuadro de mando de proyectos de innovación

Los pasos anteriores están orientados para obtener datos de una forma muy sencilla que ahora volcaremos a un cuadro de mando en la gestión del proyecto.

Estos indicadores me dicen en cada momento cómo se encuentra mi proyecto y orientan el trabajo a acciones efectivas

Los indicadores clave que utilizo para la gestión de proyectos de innovación son:

• Alcance

  • % de entregables completos
  • % de entregables en plazo

• Cronograma

  • % de acciones completadas respecto a la planificación
  • % de acciones retrasadas

• Issues

  • Número de issues
  • % de issues cerradas
  • Tiempo medio de cierre de issues

Finalmente, hay una pestaña opcional, en función de cada proyecto, que es la de control de costes.

No me preocupa tanto controlar la dedicación de mi equipo interno como sobre todo, cuando hay subcontratación externa, asegurar que los costes están controlados. En este caso, añadimos dos indicadores más:

• Presupuesto

  • % presupuesto gastado
  • % desviación respecto presupuesto

Ventajas de utilizar un cuadro de mando para la gestión de proyectos de innovación

He discutido con algunos colegas qué es mejor Project o Excel.

Como la mayoría de las herramientas informáticas, apenas utilizamos un 20% de las funcionalidades, pues creo que con Project es menor aún. De hecho Project tiene un problema a la hora de compartir recursos, y es que no todo el mundo lo utiliza. Sin embargo Excel sí que lo tiene casi todo el mundo.

Sin embargo, mi argumento favorito es que Excel me permite montar un cuadro de mando semiautomático del proyecto en mi plantilla, algo que MS Project no me permite.

A la hora de hacer los informes a los clientes o a nuestros propios jefes, te aseguro que se ahorra un montón de tiempo.

Y simplifica la discusión: se habla sobre indicadores y datos concretos, no sobre percepciones. Pero bueno, cada maestrillo tiene su librillo.

Te invito a montar tu propia plantilla siguiendo estos pasos. Si te animas, puedes enviarme tus comentarios por el hilo de comentarios. Ya sabes que respondo a todos.