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La gestión de ideas más efectiva: combinando Stage gate y Agile

¿Estás satisfech@ con el proceso de gestión de ideas en tu empresa?

Ya lo sé

Es una pregunta incómoda

Pero necesaria.

Porque en Innolandia.es, desde luego que no estoy contento

Creo que voy tarde

Tengo un montón de ideas apuntadas en la cartera y al final les cuesta salir.

Automatización de contenidos, consultoría por Internet, inteligencia artificial…

El día a día me impide ser ágil

Pero no sólo me pasa a mí.

Es lo que me están pidiendo la mayoría de mis clientes.

No puedes dedicar 24 meses a tu nuevo producto.

Ni siquiera 12.

Sobre todo cuando hay empresas como Inditex que tardan 15 días

Llevo tiempo investigando en este campo, el de la innovación ágil, para aprender, ponerlo en práctica y luego trasladarte mis ideas para que las aproveches en tu día a día.

Me gustaría contarte mis últimas averiguaciones.

 

Hasta los grandes cambian

Buceando en Internet para preparar un taller, me encontré con una sorpresa.

Un artículo muy interesante sobre cómo combinar las metodologías de gestión de ideas más famosas: Stage – Gate (productos físicos) y Agile (software informático).

Pero lo más interesante era quién firmaba el artículo

Nada menos que el Dr. Robert. K. Cooper, el creador del Stage-Gate, junto con los consultores nórdicos Tomas Vedsman y Soren Kielgast.

Así que uno de los clásicos, el Dr. Cooper había evolucionado y adaptado su hiperconocido modelo de gestión de ideas a las nuevas corrientes ágiles.

Todo sea por mantener adaptado el negocio y seguir facturando en tiempos de incertidumbre 🙂

Gestión de ideas

Si eres seguidor del blog, humildemente debo decir que esta combinación (stage-gate y metodologías ágiles) es algo sobre lo que llevo escribiendo y sobre todo, poniendo en práctica cierto tiempo.

Así que no voy desencaminado.

Sin embargo no dejo de ser un aprendiz de innovación, en todo lo que no para de aparecer en el mercado.

Por eso me parece muy útil contarte mi opinión sobre este artículo.

En el artículo se habla de más razonamientos metodológicos, que creo que son interesantes para poner esta herramienta en contexto.

Argumentos que te pueden ayudar a defender la gestión de ideas ágil de forma convincente a tu Comité de Dirección.

 

Profundizando en Stage Gate

Vamos por el principio.

Como decía Jack Welch, el 80% de los resultados son la ejecución de los planes.

Y el sistema de gestión de ideas es la herramienta que pone en práctica los objetivos, estrategias y modelos que has decidido para gestionar la innovación.

Si no funciona la gestión de ideas, olvídate de resultados de innovación.

En un entorno de riesgo para la gestión de ideas, el Dr. Cooper crea al metodología Stage-Gate, como un

proceso secuencial de actividades y puntos de control, en el que se evalúa el nivel de desarrollo de la idea y así reducir los niveles de riesgo.

Sobre Stage Gate he dedicado una serie completa de posts, porque la gestión de ideas creo que es la herramienta más importante de todo el sistema de innovación.

Puedes leerlo aquí.

Yo conocí Stage Gate trabajando en Procter&Gamble.

Además tuve la oportunidad de rediseñar y adaptar el modelo en el área de innovación logística en Arbora&Ausonia (filial fabricante de Dodot), cuando no existía formalmente.

Por eso creo firmemente en sus virtudes como herramienta de gestión de ideas.

Resumiendo los beneficios

  • Es una herramienta para reducir el riesgo de la innovación.

A través de los puntos de control (gates), se toman decisiones sobre los proyectos, abandonando los más pobres lo antes posible y evitando costes de desarrollo.

  • Es un modelo simple de toma de decisione

A partir de criterios pre-establecidos en las gates, sin quitar funciones al Comité de Dirección (su mayor miedo)

  • Es un modelo transparente,

Desde el principio cualquier persona de la organización puede identificar cuáles son los requerimientos de una buena idea

  • Incluye una caja de herramientas completa

Es útil para el desarrollo de nuevos productos y servicios (formularios, criterios de decisión, check-list), adaptable a tu propia empresa

  • Permite la gestión integral de la cartera de proyectos

Incluyendo criterios cuantificables financieros clásicos (la rentabilidad por ejemplo), con otros más cualitativos, como el riesgo comercial. De esta forma puedes equilibrar la cartera.

  • Es flexible

Lo puedes utilizar para la gestión de ideas de nuevos productos, procesos e incluso proyectos de alta tecnología. Además, puedes llevarlo a grandes y pequeñas empresas. Yo lo he aplicado en multinacionales, pymes y centros tecnológicos.

Estos beneficios se traducen en que el 60% de las empresas de Estados Unidos utilizan el sistema, que lleva en marcha más de 25 años con éxito.

 

Entendiendo Agile Project Management

Agile Project Management surge en el sector informático como respuesta al fracaso generalizado de los grandes proyectos de TI en los años 90

Los requerimientos iniciales del proyecto cambian rápidamente y lo que definiste hace 12 meses, habitualmente no es válido hoy.

Si has sufrido la implantación de un ERP sabes de lo que hablo, verdad?

Por eso las consultoras empiezan a explorar nuevos modelos de producción y entregables.

Agile se basa en los principios de equipos autónomos:

  • Relación cercana y continua con los usuarios / clientes
  • Iteraciones cortas con entregables funcionales
  • Colaboración entre desarrollo de producto y negocio
  • Incorporar el feedback del cliente durante el proyecto

Si lo piensas con calma, son los mismos principios que hay detrás de las herramientas ágiles de más famosas de la innovación: Design Thinking, Customer Development y Lean Start-up

Así que con estos mimbres era normal aplicarlo a la gestión de ideas.

 

Otra herramienta ágil para la gestión de ideas: Scrum

Quizás has oído la palabra Scrum

Es quizás la metodología más popular en el desarrollo de proyectos ágiles en TI.

Y es la que aplican la totalidad de los emprendedores digitales en sus proyectos.

De hecho, Eric Ries, autor de Lean Start-up era director de desarrollo y aplicaba esta herramienta.

Para mí fue un descubrimiento y desde hace un tiempo aplico alguna de sus herramientas en proyectos de gestión de ideas innovadoras.

Si eres como yo, que no tienes background informático, te presento un pequeño resumen de los elementos básicos de Scrum:

  • Sprint

Son bloques de tiempo predefinidos para conseguir un resultado (entre 1 y 4 semanas). En el caso de la gestión de ideas, se corresponde con el tiempo de hacer un experimento.

  • El backlog de producto

Son las diferentes piezas de código (en nuestro caso, experimentos) que debes realizar

  • El backlog del sprint

Las tareas que debes realizar en un sprint. En nuestro caso, las tareas necesarias para realizar un experimento

  • La reunión de planificación del sprint.

Reunión en la que se define el objetivo del sprint y las tareas a realizar

  • Reunión diaria.

Revisión de 15 minutos sobre los avances del trabajo por todo el equipo Cada persona del equipo aporta qué hizo ayer, qué va a hacer hoy y qué barreras tiene que superar

  • Reunión de revisión del sprint

Presentación de los resultados del sprint a los clientes

En el gráfico se puede ver el funcionamiento del modelo.

Combinando los modelos

Agile y Stage – Gate encajan bien

Yo diría, que muy bien

Porque una complementa a la otra

Stage-Gate permite tener puntos de control (gates) para tomar decisiones transparentes y minimizar el riesgo en la gestión de ideas

Asignar los recursos (la decisión más difícil de la gestión) a los proyectos con mayor probabilidad de éxito.

Agile ofrece herramientas para la ejecución de las “stages” de forma ágil y rápida.

Al final, combinas unas con otras y el resultado es muy bueno.

Por lo menos en mi experiencia.

Si necesitas datos, te dejo los resultados que presentó el Dr. Cooper en el Congreso sobre Management en Mayo 2016 sobre los beneficios de esta hibridación:

#1 Conseguir el producto adecuado

No hay nada peor que desarrollar un nuevo producto o servicio que no quiere nadie, a través del contacto permanente con los clientes y la iteración continua sobre productos mínimos o prototipos que funcionan

#2 Gestionar la incertidumbre

Cuando sabes lo que tienes que hacer, definir el alcance de un proyecto es “fácil”, porque no hay estudios válidos sobre el comportamiento del problema

Necesitas experimentar y aprender sobre ello, aplicando la prueba y error

#3 Acelerar el desarrollo del producto / servicio

Aplicando los sprints, se genera una tensión creativa en el equipo a la hora de validar las hipótesis y desarrollar el producto

En mi caso, aplicamos sprints de 90 días para validar el modelo de negocio (en fase de descubrimiento de clientes) para las empresas

Así evitas que el equipo baje los brazos y se acomode

#4 Enfocar a los equipos y aumentar la productividad

El 24.1% de las empresas en sectores de alta tecnología ya aplican equipos enfocados y no equipos bajo roles.

Es decir, intraemprendimiento.

Se mejora la comunicación, a partir de las reuniones internas diarias y periódicas en el desarrollo de los sprints.

Todavía no hay ningún estudio real que cuantifique los beneficios de aplicar esta metodología híbrida, pero en los casos piloto que se están desarrollando demuestran la reducción de los plazos de desarrollo.

#5 Mejora la comunicación dentro del equipo

Aplicando equipos dedicados, espacios dedicados y reuniones diarias siguiendo la metodología scrum

 

Mis claves finales para la gestión de ideas

He aplicado en mis clientes y en mi propio caso el modelo híbrido de gestión de ideas

Llámalo como quieras, pero al final se trata de aprovechar lo mejor de cada una

Importante: no tomes todo al pie de la letra

Recuerda que tienes una caja de herramientas, dentro de la misma filosofía, y se trata de identificar cuál encaja mejor

Scrum viene del desarrollo de software, así que ¿cómo aplicarlo en una empresa de seguros o de alimentación?

El modelo clásico de stage-gate tiene 5 fases, ¿realmente lo necesitas para una empresa turística?

Por eso creo que a veces las grandes consultoras se equivocan cuando intentan hacer un copy&paste de su propio modelo de gestión de ideas en cualquier empresa

Cagada!

Porque no funciona así (por lo menos en mi experiencia)

Es fundamental entender dónde se va a aplicar y tomar la flexibilidad del modelo.

Como explican los autores del artículo:

The greater flexibility in content inherent in Agile-Stage-Gate is well-suited to the innovation process, where much uncertainty and ambiguity may initially exist

Pues eso, a surfear en la incertidumbre de la gestión de ideas!.

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