Hace unos meses, mi amigo Baldomero Gas de Bodegas Mezquita y Miplato.es me dijo
“Ángel, tenemos que aplicar los OKR en la empresa, como una forma de enfocarnos y ser más innovadores. ¿Me puedes ayudar?”.
Es genial cuando, como profesional de la innovación, tengo que trabajar en retos que van más allá de lo obvio. Que me permiten explorar nuevas soluciones
Así que empecé a leer todo lo que pude sobre el tema, y como siempre, a aplicar mis conclusiones y aprendizajes en Innolandia.
Mejor caerte de la bici con rodilleras, no?
La verdad es que cada vez me gusta más aplicar los OKR, porque responde a una de mis máximas: FOCO
Sí.
Algo que mis clientes lo interiorizan a base de oírmelo todos los días como un martillo pilón.
Se trata de dejar de hacer mil cosas y centrarnos en lo que de verdad te va a llevar a conseguir tus objetivos.
Por ejemplo, para mí, estar sentado delante del ordenador escribiendo este post a las 7 de la mañana de un sábado.
Voy a contarte qué son y cómo aplicar los OKR en tu equipo de innovación para acelerar los resultados y estar efectivamente enfocado.
¿Qué son los OKR?
Los OKR son las iniciales de “Objetives and Key Results”.
Traducido, “Objetivos y resultados clave”.
Son una herramienta de planificación y seguimiento de objetivos, que comenzó en Intel en la década de los 70 con Andy Groove y que se ha desplegado hasta el infinito a través de Google.
Porque fue John Doerr, uno de los primeros inversores de Google (11,8M € cuando sólo eran 25 personas….) el que les explicó la herramienta y los convenció para empezar a aplicarla.
Tienes toda la historia en su libro “Mide lo que importa”.
A partir de ahí, con la migración de empleados de Google por todo el mundo, los OKR se han ido extendiendo como un virus.
En España, a través de Google Campus y del excelente trabajo de difusión de Javier Martín @loogic en Futurizable y Sngular.
Además del FOCO que te decía antes, aplicar los OKR te permite ser MUY ÁGIL en un mundo que cambio muy deprisa, porque los OKR funcionan por ciclos habitualmente trimestrales.
E incluso te permiten modificarlos sobre la marcha, en función del entorno. Así evitas el exceso de planificación y toda la pérdida de tiempo que lleva actualizar los planes.
Vamos a ver cómo funciona un poco más en detalle.
Las 3 patas para aplicar los OKR
Para mí, los OKR tienen 3 patas que tienes que coordinar para que el proceso funcione.
#1 El diseño
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Todo parte de un POR QUÉ.
El propósito por el que la organización o un equipo hace las cosas. Por ejemplo, en el caso de Innolandia mi propósito es
“Ayudar a los profesionales de la innovación a desarrollar soluciones y empresas que mejoren el mundo”.
A partir de aquí empieza el diseño.
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Definir el destino y el camino
Tienes que definir QUÉ quieres conseguir (objetivos) y CÓMO lo vas a hacer (resultados clave), de forma medible. Y que no estén ligados con los bonus salariales.
Los objetivos son claros e inspiradores. Marcan el camino.
Los resultados clave son perfectamente medibles. Incluyen cifras o fechas. No hay duda de si se cumplen o no.
Y es en este punto donde para mí, está la gran utilidad para aplicar en un pequeño equipo de innovación.
Hay que elegir. No puedes hacer todo. Siempre hay más trabajo que tiempo disponible….
Y John Doerr en su libro recomienda escoger entre pocos objetivos (2-3) con un máximo de 5 resultados clave a ejecutar por cada ciclo.
¿Se puede hacer?
Claro que se puede. El problema es que decir que NO es muy doloroso.
Por cierto, los ciclos tienen que ser cortos, normalmente trimestrales, para poder enfocarte de verdad.
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Desplegar los OKR
Los OKR bajan en cascada por la organización, de tal forma que cada equipo o persona tiene sus objetivos, alineados con los grandes.
Es decir, los resultados clave suelen ser objetivos de un nivel inferior.
Pero en el proceso de diseño de objetivos puede (debe) ser bidireccional. Todos los OKR son visibles para TODA la organización.
No sólo son los directivos los que marcan objetivos, sino que cualquier persona puede proponer un OKR a su jefe, porque sabe cuáles son los objetivos de cualquier persona de la empresa.
Porque los OKR se basan en la TRANSPARENCIA total. Una organización abierta donde cualquiera puede consultar lo que hace otra persona.
Aviso: esto requiere un nivel de madurez como organización o equipo muy muy importante.
#2 Los superpoderes
Representa algunas recomendaciones de los creadores de la metodología para ayudarnos a aplicar los OKR. Son cuatro:
- Concentrarse y comprometerse en las prioridades
- Coordinarse y conectarse para trabajar en equipo
- Realizar el seguimiento de las responsabilidades
- Exigirse lo imposible
#3 La ejecución y el seguimiento
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La práctica del día a día
A partir de los resultados clave, perfectamente medibles, hay que empezar a trabajar. Llegan las tareas que te permitirán avanzar para conseguir tus OKR.
Mi experiencia es que muchas veces, hacemos cosas que no están conectadas con el objetivo.
La sensación de hacer mucho, pero sin movernos, como si fuéramos un hámster.
Por es crítico saber qué quieres conseguir para elegir bien a qué dedicar tu tiempo y energía.
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Seguimiento: Los CFR
John Doerr habla que los OKR tienen un reverso, los CFR
Son las iniciales de Conversaciones, Feedback y Reconocimiento
Si no haces seguimiento a la hora de aplicar los OKR nada del proceso tendrá sentido. No se trata de hacer las evaluaciones anuales, sino de hacer revisiones frecuentes (2-4 semanas, sobre cómo vas avanzando).
En esas revisiones, se ofrece feedback y sobre todo se alerta de si vamos por el camino o no.
Un elemento importante es que los OKR tienen que estar diseñados para no cumplirse en su totalidad.
Es algo que chirría cuando lo lees por primera vez, porque a nadie le gusta no cumplir sus objetivos. Pero según Google, “si llegamos al 100% de los objetivos es que no hemos sido suficientemente ambiciosos”.
Recuerda que una de las claves de la cultura innovadora son los incentivos no monetarios (feedback y reconocimiento)
Aplicar los OKR en equipos de innovación
Ahora quiero contarte la parte práctica.
Cómo puedes aplicar los OKR para definir tus objetivos de innovación para el próximo año.
Te propongo un check-list de 5 pasos:
#1 ¿Qué puedes aportar a la organización?
El primer ejercicio es entender qué puedes aportar.
A mí me encanta volver a la pregunta de John F. Kennedy:
¿Qué puede hacer el equipo de innovación para ayudar a conseguir los resultados de negocio?
Recuerda uno de los superpoderes: EXIGIRSE LO IMPOSIBLE
Y te saldrán una lista de cosas.
Proyectos, capacidades, planes…..
Anótalo todo.
#2 Seleccionar los objetivos
Sobre tu lista de potenciales objetivos, llega el momento de seleccionar en qué te vas a centrar.
Aquí es importante tener claridad de tu propósito. ¿Para qué existe el departamento de innovación? ¿Cuál es la misión de la organización?
Por ejemplo, colaborando con Unicef Comité Español, es absolutamente cristalino la misión del departamento: “Una idea para cada niño”.
Algo que he aprendido en el proceso de aprendizaje, es a elijar un máximo de 2 objetivos a conseguir, porque es muy fácil perder el foco.
En Innolandia trabajo con 3 objetivos / trimestre, uno por área: innovación, clientes y operaciones.
Fíjate que he dicho 1 OKR de innovación. Sólo 1
#3 Definir los resultados clave
Los resultados clave tienen que ser completamente medibles, con números muy claros, que no permitan discusión.
Define entre 3 y 5 por objetivo, pero asegúrate que tienen enlace con los objetivos.
Que cuando cumplas los resultados clave, habrás alcanzado tu objetivo.
Muy importante
Una vez definidos los OKR tienes que abrirlos a la organización.
Que sepan qué quieres conseguir, para ver qué interrelaciones pueden existir y empezar a derribar las paredes del laboratorio de innovación.
#4 Definir la frecuencia de seguimiento
Como te decía antes, el seguimiento es crítico para aplicar los OKR.
Puedes empezar con un seguimiento mensual y luego acortarlo en función de la criticidad del objetivo.
Y de nuevo, tiene que ser transparente, cómo te estás acercando o no.
#5 Puesta en práctica: las tareas
Identifica las tareas que te permiten ponerte en marcha. No se trata de definir todas las tareas necesarias como un super plan de proyectos.
Sino las tareas del sprint, las siguientes acciones que se habla en GTD.
Aquí te dejo un ejemplo real de Innolandia de cómo he definido los OKR de la función de innovación, con 4 resultados clave.
El que está marcado en rojo ha sido un resultado clave que en una de las revisiones he decidido aparcar para el siguiente periodo.
Para profundizar
Por si quieres profundizar, te dejo una masterclass en vídeo de Google para saber cómo aplicarlos
Conclusiones de mi proceso de aprendizaje de los OKR
Para terminar con este post sobre cómo aplicar los OKR, te comparto alguno de mis aprendizajes clave, que espero que te sirvan:
- Es un proceso que me encaja muy bien con la metodología de productividad personal GTD que aplico:
- partiendo del propósito (perspectiva),
- elegir lo que NO tienes que hacer y sentirte bien con ello (objetivos),
- centrarte en resultados (los proyectos GTD) y
- hacer lo que tienes que hacer (siguientes acciones)
GTD es una metodología de efectividad personal, que te permite orientarte a hacer bien las cosas correctas, basada en principios universales y demostrados por la neurociencia.
- La importancia del foco. Elegir lo que es importante y te ayuda a conseguir tus objetivos. En el trabajo del conocimiento, siempre hay más trabajo que horas disponibles, así que la clave es elegir bien y no intentar hacer muchas cosas.
Cuando mejores resultados he conseguido es cuando he limpiado mi agenda de cosas y he seleccionado realmente bien el foco.
- La flexibilidad del proceso, que te permite adaptarte a cambios en el entorno, sin tener que sobreplanificar. Ciclos trimestrales máximo.
- La transparencia y colaboración es imprescindible. Aplicar los OKR a nivel de organización permite romper silos y en entornos complejos (como en un departamento de innovación), saber surfear la ola sin caerte.
Si abres cuáles son tus objetivos y qué vas a hacer para conseguirlos al resto de departamentos, podrás identificar, desde el principio, potenciales barreras o ayudas que necesites. Y no esperar a encontrarte la piedra en el camino.
También te confieso que veo un lado más oscuro.
OKR viene de empresas de software y emprendedores, obsesionadas con el crecimiento exponencial y en un entorno americano, con una cultura de ambición y resultados muy diferente a la latina.
Así que te sugiero que empieces como si fuera un proyecto de innovación (de hecho lo es, innovación en procesos organizativos).
Pequeños pilotos para ti mismo o tu equipo, a pequeña escala, a ver cómo funciona.
Y con los aprendizajes, ir avanzando y consolidando la metodología.
Ahora, con el fin de año, tienes la oportunidad de empezar a probar.
Puedes contarme tu experiencia en el apartado de comentarios. Prometo responder.
