Hoy quiero hablarte de cómo puedes solucionar uno de los mayores problemas a los que nos enfrentamos
No tenemos tiempo.
Seguro que estás harto de escuchar la frase «No me da la vida».
Eso es porque tenemos más cosas que hacer que realmente el tiempo disponible.
Tranquilízate porque esto es algo que vale para los negocios o los que trabajamos en el sector del conocimiento.
Los que somos profesionales del conocimiento siempre tenemos más trabajo que hacer que realmente tiempo para hacer, es así.
Así que nuestra efectividad o productividad se basa en saber elegir las cosas más adecuadas que nos acercan más rápido a nuestro objetivo que es lo que queremos conseguir
Para poder hacer eso, para poder dedicarte a lo que te tienes que hacer hay una técnica que a mí me está funcionando super bien: el Time Blocking o el bloqueo de tiempos.
Qué es el time blocking
El time blocking consiste en organizar tu agenda fijando bloques de tiempo para las actividades claves.
Pero pregunta clave es…
¿cuáles son las actividades claves?
Son aquellas que te acercan más a tus objetivos.
Es decir, estás reservando tiempo de verdad en tu agenda, no para cosas minúsculas cosas que nos encantan llenar la agenda y ver que estamos muy ocupados, pero que realmente no nos acerca a los objetivos sino cuáles son aquellas tareas críticas y desbloqueamos tiempo en la agenda todas las semanas para paso a paso irnos acercando a nuestros objetivos.
Te voy a dar tres motivos por los que realmente funciona muy bien el Time Blocking:
#1 Evitar perder el tiempo inutilmente
Si lo piensas, siempre estamos muy ocupados
Nos encanta esa sensación de no parar, estar siempre haciendo cosas.
Pero llegado el final del día nos damos cuenta que no hemos avanzado, que no hemos hecho realmente nada.
Yo recuerdo un jefe que tenía cuando trabajaba en Procter&Gamble que me decía después de estar en cinco reuniones que la cinco de la tarde se ponía a trabajar no, porque había estado haciendo cosas que realmente pues a lo mejor no eran del todo importantes no.
La solución es bloquear tiempo en tu agenda para las actividades importantes.
#2 Los bloques de tiempo te facilitan fluir mejor
El time blocking te permite generar bloques de concentración, paréntesis de tiempo de larga duración, que te permiten fluir mejor.
Está demostrado científicamente que la multitarea no funciona, no nos ayuda ni a ser creativos, ni a hacer las cosas realmente de forma eficiente.
El motivo es que cada vez que vamos cambiando de una cosa o otra, de repente nuestro cerebro se colapsa y tardamos 15 minutos en volver a recuperar la concentración.
Ese estado de flujo nos permite hacer nuestro trabajo de forma súper rápida y sin darnos cuenta de que el tiempo esta pasando.
Piensa por ejemplo cuando estamos haciendo con el ordenador y cogemos el móvil para ver algo, de repente, cortamos el estado de flujo y tardamos en volver a conectar.
En cambio, el time blocking con períodos de hora y media, dos horas súper concentrado, te permite mantener más fácilmente ese estado flujo donde de repente eres muchísimo más eficiente.
#3 Te dedicas realmente a lo importante.
El time blocking te permite identificar las tareas que realmente son las importantes del resto.
Siguiendo el teorema de Pareto, el 20% de las acciones te llevarán al 80% de los resultados.
El resto, las delegas, las sacas fuera.
Centrarte en lo importante, lo que hay que hacer, aunque no te guste. te hace que seas mucho más productivo:
- dejas de estar preocupada en la micro gestión,
- en los pequeños detalles de lo que hay que hacer
Dime José Miguel Bolívar que elegir las tareas más importantes es la clave de la efectividad.
Y el primer paso a la hora de empezar a trabajar con time blocking.
Cómo elegir las tareas más importantes
Las tareas más importantes son las que te acercan a tus objetivos.
Da igual en donde trabajas.
Pero son diferentes dependiendo de tu trabajo.
Vamos a ver dos casos
#1 Las tareas clave del consultor de innovación
Este es mi propio caso.
Tengo identificado bloques de actividad que deberás incluir en tu agenda.
Conseguir clientes.
Tienes que dedicar tiempo y bloquear tiempo en tu agenda para conseguir clientes.
Esta tarea incluye muchas cosas en función de cuál sea tu proceso de captación de clientes: preparar propuestas comerciales o para hacer reuniones o en mi caso, escribir posts.
Si estas actividades no lo tienes en tu agenda acabarás trabajando por la noche o los fines de semana o lo más habitual llegarás siempre tarde.
Delivery o ejecución de proyectos
Tienes que bloquear tiempo en tu agenda para hacer entrega.
Y además intentar bloquearlo por clientes. Si no lo haces, al final siempre llegarás tarde
Aunque no te gusten, tendrás que elegir aquellas acciones que te permitan llegar a nuestro objetivo.
A veces tendrás que tener reuniones con personas que no te caen bien. O preparar informes que sabes que nadie va a leer.
Pero te ayudan a tu objetivo.
Innovar
Esta actividad para mí es fundamental y casi nadie lo pone.
Muchos consultores piensan que no venden porque los clientes no les entienden.
ES MENTIRA
No venden porque tienen un problema de oferta. Son uno más
Así que tienes que dedicar a innovar, a diseñar, a meternos en procesos de cambio.
Porque es muy fácil ser consultor: es muy fácil hacer unas tarjetas de visita, ponerte el traje de la boda de tu prima, coger un portátil y salir a la calle, es muy, muy fácil.
Pero al final serás uno más.
Tienes que dedicar tiempo a cambiar, a diseñar servicios que realmente aportan valor, a probar cosas nuevas continuamente, tienes que dedicar tiempo a adaptarte a la transformación digital que estamos viviendo los consultores
Si no lo haces aguantarás unos meses, algunos pocos años, pero te pasará la ola por encima y no la verás.
#2 Las tareas críticas del profesional de la innovación
Si trabajas en una empresa o centro tecnológico como responsable o técnico de innovación, también tienes que marcar 3 bloques de actividad en tu agenda.
Seguimiento del equipo
Sí, puede que trabajes solo.
Me lo he encontrado muchas veces.
Pero realmente SÍ tienes un equipo, normalmente multifuncional, así que tienes que hablar con gente.
Hablar con otros departamentos para que te ayuden a implantar los proyectos que estás haciendo.
El mayor dolor de cabeza de los innovadores es las relaciones con las personas de su empresa
Así que dedica tiempo expresamente a eso.
Cuando trabajaba en P&G aplicaba el management by coffee para gestionar las relaciones, invitando a café a la gente.
Algo bastante interesante porque al final somos personas, y tienes que dedicar un tiempo dentro de la organización a esas relaciones. Somos personas más allá de nuestro trabajo.
Hacer proyectos
La segunda tarea clave, evidentemente, es hacer proyectos.
Tú puedes ser jefe de proyecto, o estar involucrado más o menos en un proyecto con acciones concretas, pero te tocará hacer tareas para esos proyectos.
Así que tienes que bloquear en tu agenda el tiempo que vas a dedicar, incluyendo trabajo individual y reuniones de equipo.
Generar ideas
Muchas veces dedicar tiempo a la actividad creativa se nos olvida;
Dedica tiempo expresamente a pensar, a inspirarte, a aprender cosas nuevas que te sirvan para generar ideas dentro del departamento, de la empresa, para generar nuevas soluciones.
Las ideas no vienen de un brainstorming
No salen de los post-its.
Necesitan un tiempo de maduración.
Seguramente te habrán ocurrido unas cuántas veces, que has resuelto un problema estando en la ducha o el trayecto de camino a casa.
Es porque tu cerebro funciona así.
Necesitas bloquear un tiempo realmente para leer, para asistir a congresos, para ver vídeos interesantes, para formarte en nuevas técnicas, incluso para practicar, porque a innovar se aprende innovando.
Caso práctico: Cómo aplico yo el time blocking
Te decía que te iba a contar cuál era mi caso, para que veas que yo lo estoy aplicando.
Y lo que me está permitiendo es trabajar una media de entre siete y media y ocho horas a la semana, sin trabajar los fines de semana.
Bueno, miento
Los domingos por la tarde dedico dos horas a hacer la planificación de la semana.
Estos son mis bloques de tiempo en mi agenda:
#1 Planificar la semana
Los domingos por la tarde me encierro dos horas con mi agenda y, identifico cuáles son las acciones o las actividades clave de la semana siguiente.
Tiene mucho que ver con los modelos de planificación de proyectos scrum, que al final es cuando tú lanzas el sprint y decides qué hacer durante este tiempo.
Evitas dispersarte por intentar muchas cosas o hacer lo que más te gusta, cuando realmente tienes que dedicarte a lo que hay que hacer.
Las prioridades no las marcas tú sino terceros, con los que adquieres compromisos: fechas de entrega
#2 Cuidado personal
Tengo un bloque atención personal para la mañana.
Sí, en tu time blocking tienes que meter bloques personales, y yo tengo dos;
Tengo uno que es por la mañana. Me levanto sobre las 6:30 para hacer ejercicio y para dedicar un tiempo a mindfulness (tenemos pendiente un podcast sobre el mindfulness para temas de innovación)
Le dedico aproximadamente una hora y pico, para mí mismo, para estar más tranquilo, y eso, te aseguro, me ha permitido reducir mis niveles de nerviosismo, de estrés, una auténtica barbaridad.
Después, el otro bloque personal que tengo es que voy a recoger a los niños al cole, eso está bloqueado en mi agenda y se puede ver.
#3 Preparar contenidos
Tengo bloqueado medio día los lunes de ocho de la mañana a once aproximadamente a generar contenidos.
A leer, a redactar post y a grabar los pódcasts que puedes ver.
Para mí eso es importante dentro de mi estrategia, porque es mi forma de relacionarme con la comunidad de Innolandia.es
#4 Innovación interna
Dedico un día a la semana a proyectos internos de innovación. A innovar, un día, completo, ocho horas.
Si no lo haces, yo creo que puedes empezar dedicando dos horas a esta parte de diseñar y de innovar.
Aplicar el time blocking y bloquear la agenda para hacer cosas relacionadas con la innovación.
En mi caso, llevo casi un año dedicando un día al desarrollo de mi nueva línea de negocio Consultify
Pero también explorando nuevos servicios y productos.
Créeme, no hay más secretos para innovar.
#5 Delivery
Tengo dos – tres días definidos para delivery, para entrega de proyectos.
Los martes miércoles y jueves es donde suelo trabajar en proyectos, es donde dentro de mi agenda le permito a mis clientes que me fijen las sesiones para hacer con ellos, etc.
De los tres días de delivery que te he dicho, hay uno que lo tengo para todo lo que son los proyectos online, mentores online, reuniones online, etc.
Pura transformación digital
#6 Reuniones comerciales
Finalmente le dedico un día para reuniones comerciales o propuestas.
Con estos bloques de actividades al final puedo ser mucho más efectivo y dedicarme a hacer aquello que es importante.
Las tareas que puedo delegar, lo hago a mi equipo remoto.
Por supuesto, esto es flexible, puedes mover los bloques de un día para otro, porque tienes citas ineludibles, pero mover no quiere decir eliminar.
Por ejemplo, tienes que en mi caso tengo que dar clases en una escuela de negocios y me la han puesto el viernes pues entonces muevo el bloque del viernes al martes, pero esos bloques siguen existiendo, aunque cambien de día.
Los bloques te tiempo reservan tiempo para la categoría de cosas que tengo que hacer, pero qué cosas lo decido el domingo, de tal forma que me acerco realmente a los objetivos.
Dice Xavier Marcet que las agendas reflejan las estrategias de las empresas y profesionales.
Pues yo te acabo de contar la mía ?
Espero que la técnica del time blocking te haya parecido muy interesante y quieras ponerla en práctica.
Te voy a dejar un par de post abajo que explican mucho más en detalle cómo se hacen
Nos vemos en el próximo capítulo
