Caso de éxito: La UNICEF Blue Bag

¿Puede una ONG innovar?

La pregunta real no es esa

Sino

¿Por qué no puede una ONG innovar?

Al final, no existen sectores innovadores, sino organizaciones innovadoras.

Y estas pueden ser ONGs, pymes, ayuntamientos o multinacionales. Claro que sí.

En los últimos meses he estado involucrado en un proceso de innovación con UNICEF Comité Español, para ayudar a conseguir una idea para cada niño.

Y eso es lo que te quiero contar en este post. Bueno, te queremos contar, porque este post lo firmo con Luis López Catalán (Director de Innovación de UNICEF Comité Español). 

Juntos hemos vivido y disfrutado esta experiencia. 

Es la primera vez que firmo con alguien en Innolandia, así que hasta en esto, también es una experiencia de innovación.

 

El reto

 

Tuve la suerte de que Luís (de UNICEF) contactara conmigo allá por otoño de 2018.

Tenía un reto, absolutamente maravilloso. 

Dentro del Plan estratégico global de UNICEF se consideraba la innovación como una palanca clave a nivel transversal en toda la organización: 

• Sensibilización y movilización social, 
• mejoras internas de proceso 
• y, por supuesto, captación de fondos y desarrollo de soluciones innovadoras en el terreno.

Luís me pidió si podíamos diseñar un programa para desplegar la innovación dentro de UNICEF Comité Español con el objetivo de cambiar el mindset del equipo y que fuera accesible para todos los contratados. 

Que mejorara el ADN del Innovador, que ayudara a romper silos y que pudiera ofrecer ideas realizables (mejoras incrementales o disruptivas) pero que salieran “desde dentro”.

Y en este jaleo nos metimos.

 

El proceso de diseño

 

Creemos firmemente en el diseño y design thinking como herramienta para construir culturas innovadoras.

Se trata de entender muy bien al usuario (en este caso los empleados de UNICEF Comité Español), y sobre esos pains y gains, diseñar algo muy básico, prototiparlo y escalarlo, para incorporar la innovación al día a día.

Poco a poco, como un virus.

Tan simple y tan complejo a la vez.

Entender el funcionamiento de una organización del tercer sector, con una de las marcas globales más conocidas (siendo quizás la única del mundo que recibe dinero por aparecer en la camiseta de un club de fútbol), con unos procedimientos y procesos muy sólidos no fue fácil.

No sé las veces que hablé con Luís, los documentos que leímos y un par de visitas que hice a la sede de Madrid para empatizar a fondo con los usuarios.

Además este proceso debía ser el complemento de otras acciones que se estaban desarrollando dentro del Plan Director de innovación de UNICEF.

Nada de pisarnos. 

Sino sumar entre todos.

Al final del proceso de diseño llegamos a la conclusión de que había dos bases de diseño claras. La solución tenía que ser:

• Autogestionable: cualquier persona podría utilizar la solución cuando se enfrentara a un problema que necesita resolverse de forma innovadora.
• Escalable: de bajo coste y que permitiera desplegarla a toda la organización interna e incluso stakehlders, sin tener que depender de Innolandia.

En Innolandia teníamos algo que podría encajar, pero que había que tunear. 

Algo que Luis también había visto y estudiado, que creía se podía probar y le interesaba hacerlo. Incluso había tanteado a otras empresas de innovación para ello. 

Pero seguía buscando porque “no le convencían” las propuestas (el porqué se lo podéis preguntar a él) hasta que llegó aquí.

El caso es que “ese algo”, no se había implementado nunca, que supiéramos, en una ONG. 

Y que, para hacerlo, debía vencer resistencias importantes. 

Pero… teníamos la convicción de que “serviría” adaptándolo r exactamente a las necesidades de UNICEF.

Hacía tiempo que me fascinaba el concepto de la Red Box de Adobe.

Así que habíamos desarrollado para otros clientes un prototipo de kit de herramientas que llamamos Yellow Box basado en Design Thinking y había funcionado muy bien.

Si le dábamos una vuelta podíamos tener algo muy interesante.

Así nació la UNICEF Blue Bag.

 

La solución: La Unicef Blue Bag

 

Al final el kit de herramientas creció y se convirtió en algo más.

• Adaptamos el kit de herramientas de Design Thinking al caso específico de una organización del Tercer Sector y creamos un material específico para UNICEF.
• Añadimos un programa/curso de píldoras formativas online en nuestro campus online para formación personal que cada participante debía realizar
• Y 2 sprints presenciales con los equipos para enseñarles a aplicarlas
• El equipo de UNICEF rebuscó materiales para llenar la mochila azul, que nos encantaron a todos. Incluso nos pusimos la lengua azul :-O
• Incluido, esto es admirable y absolutamente disruptivo, una tarjeta prepago (austera pero suficiente) para que los participantes pudieran utilizar en el proceso en caso de necesidad para crear, probar prototipos, etc
• Y acompañamiento, mentoring, tanto por parte de Innolandia como de UNICEF (Luis y yo trabajando juntos implicados a tope en el proceso).

Una solución completa. La UNICEF Blue Bag.

Además de box pasamos a bag, porque como dice Luís, en UNICEF somos más de bajar al terreno con la mochila.

 

 

El proceso: The UNICEF Blue Bag Experience

 

Si algo tenemos claro es que las herramientas son un medio.

No sirven para nada, si no se aplican en casos reales y se adaptan a las necesidades. 

Si te quedas en el kit y los post-its estarás haciendo el teatro de la innovación

Por eso para UNICEF diseñamos un piloto de experiencia completa para los participantes. Ajustamos al máximo el proceso, para que fuera mínimo viable. Incluido de bajo coste.

E incluso pivotamos a mitad, para adaptarnos a algunos cambios que aparecieron.

Las etapas de la experiencia Blue Bag fueron

 

#1 Definición del reto y equipos

 

UNICEF Comité español tiene delegaciones en todas las comunidades autónomas, además de la sede central en Madrid.

Así que se decidió que podía ser una buena oportunidad involucrar a los equipos territoriales en esta experiencia, para avanzar en el desarrollo de la cultura innovadora.

Participaron 15 personas de 4 Comités autonómicos (Andalucía, Comunidad Valenciana, Madrid y Castilla-León) y con un reto orientado también hacia su trabajo

“Cómo podríamos hacer acciones locales para mejorar la notoriedad, participación y captación de fondos”

Porque en Innolandia creemos firmemente que a innovar se aprende innovando.

Y para eso, necesitamos retos reales (aunque sean de bajo riesgo).

 

#2 Exploración

 

Comenzamos a finales de junio con un taller en Sevilla, con todos los equipos para la fase de Empatizar. Se trataba de identificar para quién íbamos a diseñar soluciones.

Justo una semana antes les habíamos dado acceso a nuestra plataforma online, con una playlist específica de píldoras en vídeo para el proyecto.

En el taller inicial les entregamos la Blue Bag a cada persona. 

Las teníamos guardadas, en plan caja misteriosa de Masterchef. Y cuándo las sacamos, había caras que parecían niños el día de Reyes.

En esta sesión cada uno de los 3 equipos eligió un perfil de posible colaborador concreto sobre el que iban a trabajar. Así surgieron 3 perfiles: Adriana, Rocío y José Antonio.

A la vuelta a casa, cada persona del equipo tenía que realizar un trabajo de campo. Entrevistar a 1-2 personas con el perfil definido. 

En verano no fue fácil.

Pero aún así, todos los equipos lo consiguieron y realizamos una sesión de “Definir” con cada equipo trabajando on line. Fue un gran descubrimiento crear murales de cliente en pizarras virtuales de zoom y sacar conclusiones.

 

#3 Ideación

 

Durante Julio y Agosto los participantes tuvieron deberes. 

El compromiso de todos los participantes fue tremendo. El 100% de ellos hizo la formación individual on line y siguieron trabajando.

Y así, llegamos a septiembre. Con la vuelta al cole, teníamos marcado un sprint de día y medio para idear y prototipar. 

De nuevo en Sevilla, en la preciosa sede del comité territorial de UNICEF.

Los equipos acudieron muy frescos después de las vacaciones y en día y medio fueron capaces de generar más de 250 ideas y seleccionar y prototipar 6.

Incluso avanzamos al diseño del modelo de negocio, para hacer una primera evaluación de las ideas. Pero ni el mejor consultor del mundo puede decirte si una idea tendrá éxito.

La única forma de saberlo es llevando las ideas al mercado.

Y eso fue lo que hicimos.

 

#4 Validación

 

Los equipos se fueron de la sesión presencial con la obligación de mostrar a cada participante los prototipos de las dos ideas, al menos, a un usuario cada uno. 

Quizás pienses que no son “muchas validaciones”, pero se trataba de realizar el proceso de cambio de mindset y aprender la metodología de innovación.

Y vaya si lo hicieron. Y a más de uno…

Con la información real, opiniones de usuarios de carne y hueso, volvimos a juntarnos online para analizar los resultados. 

De las 6 ideas, 2 se cayeron, porque los usuarios les costó entenderlas o directamente no resolvían ningún problema grave. 

Genial cómo la vida y la realidad nos enseña. 

Las 4 ideas avanzaron para darles una vuelta de tuerca más, mejorando el prototipo y se presentaron finalmente ante el Comité de Dirección de UNICE, y otros compañeros, en un pitch el  4 de noviembre. 

Incluyendo las dos ideas que “fallaron” y se rechazaron porque el error es parte del aprendizaje.

Y todos los participantes coincidían en una cosa: el gran aprendizaje de todo el programa era aprender a centrarse en el usuario, de verdad. 

No en lo que nosotros creemos o sabemos. 

Mostrarle con humildad nuestra idea y ver si encaja o no. 

O como podemos mejorarla.

Ahora está pendiente definir si merece la pena invertir en testarlas en el mercado real o no.

 

Conclusiones y aprendizajes

 

Después de todo este proceso, conseguimos capacitar a 15 personas en herramientas de design thinking, con un reto real.

Se generaron más de 250 ideas, de las que se prototiparon y testaron 6 de las que cuatro parecen viables y están en la mesa del Comité de Dirección.

Un dato que para mí es muy importante, es que la involucración de los participantes fue brutal. 

Tanto en la asistencia a las sesiones online como a las píldoras online (100% de cumplimiento!!). Esto no lo había visto nunca así. Y la fuerza, la ilusión, el compromiso y la alegría del equipo trabajando. 

Una pasada. De verdad.

 

Así que a modo de resumen final queremos resumir algunos aprendizajes de la primera edición:

 

#1 El aprendizaje que mejor funciona es con un reto real

 

La UNICEF Blue Bag experience no deja de ser un programa formativo, autogestionado. 

Es decir, no buscamos como tal las ideas revolucionarias, sino ir desplegando la cultura innovadora en la organización.

Pero el cambio se produce cuando se ven resultados. Por eso es tan importante trabajar SIEMPRE con retos reales.

 

#2 Salir a la calle. Una nueva perspectiva

 

Está claro que el gran valor de Design Thinking es centrarse en el usuario. 

Salir a la calle. Dejar los powerpoints y los excels y mirar a los ojos a los usuarios.

De nuevo, un curso online o un taller en una sala no son útiles sino desarrollamos las habilidades de empatía en directo. 

Los excels son una excusa para defendernos de la realidad.

 

#3 El formato de solución completa es compatible con el día a día

 

Creemos sinceramente que cada una de las piezas por separado no hubieran funcionado igual. 

Hacer el online o el kit de herramientas sin los talleres o el Mentoring no hubiera sido suficiente.

Y todo al final ha supuesto una dedicación de 50h por participante, en 4 meses. Menos de un 10% de la jornada. 

Sí se puede.

 

#4 La necesaria adaptación a la organización: restricciones de diseño

 

Decíamos más arriba que la Blue Box es una adaptación de la Yellow Box de Innolandia. Que a su vez está inspirada en la Kick Box de Adobe.

Pero la hemos adaptado. Porque aplicar el pensamiento de diseño es adaptar las soluciones a cada entorno. 

No vale el plug & play. Siempre se necesita adaptar a la cultura de cada casa.

Igual que es fundamental el diseño del reto. Deben estar muy claras las expectativas.

Qué tipo de ideas se esperan. Que se puede y qué no incluir en las soluciones.

 

#5 Personas: Pasión, convicción, resilencia, trabajo en equipo y compromiso son imprescindibles. 

 

La filosofía del manquierda (Luís es del Betis…) es fuerza clave para la innovación. Y entenderse para formar un equipo.

Era la primera vez, posiblemente, que se hacía en una ONG. Y nunca en UNICEF a nivel mundial. Y era la primera vez que Innolandia y UNICEF colaboraban juntos.

Hacer y ser equipo es imprescindible. 

Entenderse y cooperar.

 Creer en el éxito. 

Remar al unísono. 

Y buscar siempre, siempre, siempre lo bueno (que, a veces, es enemigo de lo mejor). 

Porque sólo así, se puede vencer al trabajar deslocalizadamente, en verano, sin apenas presupuesto, con escaso “tiempo”, incluyendo esta acción dentro de un Plan Director de Innovación ya en marcha, con algunas –lógicas y normales- resistencias, y con el mismo reto de ser la primera vez que se implementa…

Sin el apoyo del CEO de UNICEF, Javier Martos, para que el Director de Innovación lo sacara, sin la implicación del Equipo Territorial (Karina) y el compromiso de los participantes, no hubiera sido posible. 

Porque al final, son las personas las que hacen la innovación.

Por eso queremos dar las gracias a Maribel, Victor, Antonio, Rocío, Mara, Adriana, Aridane, Bibiano, Mercedes, Salud, Helena, José Luís, Daniel y Jesús, ellos han hecho posible la Blue Bag Experiencie.

Estamos ya en marcha preparando la 2ª edición y, este blog es el primer paso, para compartir la herramienta con otras organizaciones sean o no del tercer sector.

A nivel personal, tengo que reconocer que la UNICEF Blue Bag es uno de los proyectos que más me ha marcado de los 8 años de Innolandia.

Por dos motivos.

• Por la calidad humana y profesional de los participantes. No es por hacer la pelota (ellos lo saben), pero el gran de participación e involucración ha sido inmensa. Teniendo en cuenta la carga de trabajo que cada uno de ellos tenía.
• Por hacer un proyecto con impacto más allá de lo económico. Tener la sensación que aportaba mi granito de arena para Defender, con UNICEF, los Derechos de todos los niños.

Como dice Luis en el Plan Director de Innovación de UNICEF: No es magia. Es Innovación.

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Y si te interesa saber más, hablamos.