Hola, soy Ángel Alba de Innolandia.es, ¡Bienvenido a un nuevo episodio del podcast del día a día del innovador!
Hoy vamos a hablar sobre los post-its, esa herramienta de trabajo que utilizamos todos los que nos dedicamos a innovación, pero que muchas veces abusamos de ella.
La de este podcast viene de un proyecto en el que estoy ahora mismo colaborando; y hablando con otros compañeros comentamos precisamente sobre el tema de los post-its, había gente que opinaba que, ¿es que realmente son necesarios o estamos abusando de utilizarlos?
Así que por eso he decidido contarte un poco mi experiencia utilizando los post-its para trabajar en innovación.
Lo primero que quería contarte es que no he sido capaz de encontrar el origen de cuándo se empiezan a utilizar los post-its, más allá de la historia que seguramente conoces de los post-its, que en la empresa 3M estaban desarrollando un pegamento y ese pegamento no pegaba.
Entonces lo que descubrieron es que ese adhesivo lo que permitía era poner y quitar papeles, pegar cosas sin dejar marca; así que al final de ahí surge los post-its.
Los post-its se han estado utilizando con técnicas de creatividad, cuando realizas un brainstorm, para que apuntes la idea; pero yo lo que he encontrado y me ha gustado mucho ha sido una referencia del Tim Brow en el libro Change By Design, en el que precisamente dedica una parte del libro a hablar pequeños fragmentos sobre los post-its, además le he copiado el título para el nombre de este podcast, habla de Post-it o No Post-it.
Me gusta mucho lo que dice Tim Brown sobre que es una herramienta, al final no es un fin utilizar post-it, sino que él ve los post-its como una herramienta que permite capturar los insides o aprendizajes cuando ampliamos la fase de divergencia de la innovación, para luego ordenarlos de tal forma que tengan significado.
Con lo cual, es una herramienta que te permite capturar mucha información y luego sintetizarla para obtener conclusiones, a mí es realmente algo que me parece súper interesante.
¿Dónde se está utilizando los post-its?
Se utilizan en un montón de actividades dentro de la innovación, te comentaba en actividades de creatividad, talleres de creatividad, Alex Osterwalder lo utilizó en el lienzo de un modelo de negocio, a partir de ese canvas que él crea y dónde vas colocando los post-its, también se aplica al lienzo de la propuesta de valor.
También se utiliza en los tableros kanban, esa herramienta de gestión de proyectos, que nos permite pues trabajar la planificación de proyectos de una manera diferente.
También trabajamos con post-it porque es una herramienta realmente ágil, pero claro, trabajar con muchos post-its al final puede generarnos dispersión.
¿Cuáles creo yo que son los inconvenientes que tiene trabajar con post-it?
# Primer inconveniente
El post-it lo soporta todo, como el papel o como el Power Point, entonces, hacer un canvas con post-its, no es que tengas un modelo de negocio, es una herramienta para diseñar y para entender para trabajar.
Pero un post-it al final soporta todo, tú puedes poner en un post-it que vas a conquistar el 100% del mercado y en el post-it está, pero es mentira, ¿no?
Así es que un post-it lo soporta todo.
# Segundo inconveniente
Es que utilicemos los post-its para cualquier cosa cuando realmente podemos utilizar otras herramientas visuales para aplicar; como pueden ser pues matrices, como pueden ser los propios lienzos, como pueden ser gráficas o pueden ser infográficas, diferentes fórmulas o dibujos a través de pensamiento visual, que no tiene que ser morir en los post-its.
# Tercer inconveniente
Muchas veces hacemos los post-its porque no queremos hacer un análisis numérico, un análisis más en profundizar de lo que estamos hablando.
Hay un momento en la innovación en que hay que poner números, aunque sea con una incertidumbre altísima, porque el post-it lo soporta todo, como te decía antes.
Entonces, hay que bajar a los números y eso no nos gusta.
Entonces, es mucho más fácil poner los post-its y llenar una habitación, y queda todo súper molón, pero realmente nos falta esa parte de análisis que el post-it no te la da.
En cambio, yo soy muy fan de los post-its, yo siempre que voy a hacer un taller, ya sabes que en Innolandia trabajamos muchísimo con workshops, con talleres donde ayudamos a las personas, a los innovadores, al equipo de innovación con reto reales a que vayan avanzando.
Yo siempre que voy hacer un taller pido post-its, le digo a mis clientes que necesito un post-it, me preguntan: «¿cuántos?», y yo digo: «infinidad, los que necesites, de diferentes colores y diferentes tamaños».
¿Cuáles creo yo que son las ventajas que tiene trabajar con post-it?
# Primera ventaja
El post-it es flexible, te permite poner y quitar, y mover. Decir no empezar a tachar como cuando estás trabajando con una pizarra, o cuando estás trabajando en un papel, o un ordenador, tachas y que se emborrone, que al final no lo tienes claro.
Entonces, esa flexibilidad me parece súper interesante.
# Segunda ventaja
Te permite visualizar para organizar la información y esto es algo que se olvida del Excel, antes te he dicho que el post-it no sustituye al Excel, pero cuando estas en unas fases iniciales, unas fases de exploración o más creativas te permite visualizar la información, mucha información en muy poco espacio.
Piensa, por ejemplo, en los paneles que puedes ver en cualquier serie policíaca. Cuando llegan los policías para ver dónde están los asesinos tipo CSI, ellos construyen grandes paneles, ¿por qué? Porque la información visual hace que el cerebro fusione de otra forma, que seamos capaces de encontrar relaciones que un análisis analítico no vamos a ver.
Entonces, eso me parece absolutamente brutal. Yo utilizo para visualizar información matrices, por ejemplo, cuando analizamos la cartera de innovación de una empresa, analizamos en qué fase están los proyectos a través de post-it, entonces los podemos ir moviendo.
Lo utilizamos también para analizar el impacto o el nivel de riesgo de tu cartera de proyectos, si estás hablando de proyectos de innovación disruptiva, proyectos de innovación más incremental, lo utilizamos con los canvas de Osterwalder, el lienzo de la propuesta de valor, lienzo de modelo de negocio para los arquetipos de clientes, para hacer Customer Journeys, por ejemplo, también los utilizamos. Te permite visualizar y al mismo tiempo ser flexible.
Y una herramienta que utilizamos mucho son las nubes de etiquetas, cogemos los post-its, pegamos muchos y luego los vamos agrupando, esa flexibilidad del post-it me permite utilizarlo en esa parte.
# Tercera ventaja
Es la síntesis de información.
Como decía Tim Brown, cuando tú abres la búsqueda de información o la creatividad, un montón de ideas, al final tienes que converger, tienes que volver, tienes que cerrar y sintetizar, y los post-its te ayudan a ese proceso mental de ir agrupando cosas.
Entonces, por ejemplo, la nube de etiquetas que nosotros utilizamos, por ejemplo, en Design Thinking es espectacular, porque tú tienes muchísima información, entonces empiezas a agrupar, empiezas a agrupar, empiezas a agrupar y acabas poniéndole títulos a esas nubes, a esas síntesis de información que estás haciendo.
Entonces puedes pasar de 300 insides de información a, a lo mejor, ocho. ¿Por qué? Porque los vas agrupando, y eso con esta herramienta visual, te lo permite hacer, mientras que una externa, no.
# Cuarta ventaja
El post-it es espectacular para trabajar en equipo. Yo comentaba un día con Alicia Pomares de Humannova, que cuando pones a la gente a pensar juntos, delante de un tablón, donde puedes dibujar, donde puedes aplicar otro tipo de pensamientos, ocurre la magia, porque pasan cosas, porque de repente el equipo empieza a trabajar de una forma diferente y para mí es fundamental los post-its con esta herramienta.
Entonces, con estas ventajas y sabiendo que lo que no tienes que hacer es abusar de los post-its y utilizar los post-its con moderación.
Tres consejos muy sencillos, a la hora de utilizar los post-its
# Primer consejo
No compres post-it en un chino. Al final, nosotros en algún taller, al principio, porque nos quedaba más cerca, comprábamos los post-its, pero no pegan, y entonces a mitad del taller se te van a caer y va a ser un desastre.
Te lo digo porque es algo que a nosotros al principio nos pasaba. Ahora compramos de marcas consolidadas, bien propio Post-it o bien otras marcas como Milan, por ejemplo, que también pegan muy bien.
# Segundo consejo
Utiliza códigos de colores y códigos de tamaño, es fundamental cuando estás trabajando con mucha información y lo que quieres es sintetizarla.
Lo que te decía antes, el ejemplo de las nubes de etiquetas, ¿no? Pones un montón de post-its tamaño normal y luego el título lo pones en un post-it más grande, o cuando vas a, por ejemplo, hacer el modelo de negocio, si tú lo que estás aplicando es trabajando para dos clientes, utiliza dos colores, en función del modelo que vayas a utilizar.
O cuando estás trabajando haciendo un Customer Journey o un viaje de cliente, puedes utilizar los post-its para diferentes momentos en los que están ocurriendo.
O sea, utiliza códigos de colores y toda la flexibilidad que te da la herramienta.
# Tercer consejo
No escribas en un post-it con bolígrafo, porque luego, al final si tú lo que tienes que hacer es llevarte los post-its más allá, no solo al taller; sino hacer unas fotos, analizarlo, ver realmente, dejar que madure, dejar que pase el tiempo y puedas obtener la información, con un boli no lo ves.
Cuando tú haces las fotos al post-it y lo has escrito con boli, no ves, así es que utiliza rotuladores para aplicarlo.
Bueno, pues esto era lo que te quería contar en el podcast de esta semana, sobre si hay que utilizar post-it o no hay que utilizar post-it; pero como todo, es un tema de utilizarlos con moderación.
Es una herramienta súper flexible, pero que no es la única y que te puede ayudar a cosas, pero que también necesita complementarla con otro tipo de herramientas. Nos vemos en el próximo episodio.
