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3 reuniones para validar las ideas prometedoras

A veces, validar las ideas se olvida.

Muchas ideas que nacen como potencialmente revolucionarias no llegan a nada.

Se disuelven como el sobre de café en la leche.

Porque la innovación es un 1% de inspiración pero un 99% de sudar la camiseta.

Se lo digo a todos los equipos con los que trabajo

Y ahí es donde está el problema.

Que no nos gusta sudar la camiseta.

Nos han vendido que la innovación consiste en meternos en una sala a poner post-its y pintar en las paredes.

A soltar toda nuestra creatividad, proponer las ideas más locas posibles

Y nos lo hemos creído.

Lo he visto en unas cuantas empresas.

Donde me ha tocado recuperar el destrozo que habían hecho otros.

En el post de hoy te explicaré un sistema.

El sistema que necesitas para conseguir que las ideas de los post-its avancen a algo más prometedor.

 

Todos bajamos los brazos

 

Te pido un ejercicio de sinceridad.

¿Cuántos proyectos, de verdad, de los que salen al mercado, han salido en sesiones de ideación formales en tu empresa?

Te lo diré yo.

Pocos.

Muy pocos.

Hay dos motivos fundamentales.

 

#1 Proyectos que se quedan en la fase de ideación

 

El motivo es que después del subidón de adrenalina y dopamina que supone un proceso de ideación o creatividad, bajamos los brazos.

Es como salir a cenar con los amigos y levantarte al día siguiente con resaca y tener que llevar a los niños a un cumpleaños.

Te das cuenta que tienes muchísimo trabajo en tu día a día.

Bajas los brazos y te olvidas de la idea.

Especialmente si el equipo es multifuncional, con personas de otras áreas muy ocupadas.

“Ha estado genial, pero ya no puedo dedicar más tiempo”.

Igual que necesitas paracetamol para la resaca, necesitas un sistema para resistir el bajonazo después de la creatividad.

Después te explico cómo.

 

#2 Ideas que avanzan sin validar.

 

Decía el gran Peter Drucker hace más de 30 años, que

el peor error que se puede cometer en innovación es hacer algo que nadie quiere perfectamente

Y cuando te digo que “nadie quiere” me refiero a que “alguien pague”. Con dinero o tiempo (aún más valioso).

Es muy muy muy fácil que te engañes a ti mismo pensando que tu idea es la bomba.

Pero….

¿qué datos objetivos tienes para demostrarlo?

Los innovadores somos muy enamoradizos. Enseguida nos enamoramos de nuestras ideas.

Y cuando más tiempo dedicamos a ellas, más nos enamoramos.

Hasta el punto de no darnos cuenta que la idea no tiene ningún futuro.

De nuevo, necesitas un sistema, que te ayude a superar la fase de enamoramiento.

Porque recuerda, sólo el 5% de las ideas innovadoras tienen realmente éxito en el mercado.

 

Un sistema para la validar las ideas más interesantes

 

En todos los casos en los que hemos conseguido hacer avanzar ideas interesantes, tenían un patrón común:

Había un equipo de 3-4 personas, con dedicación parcial y un sistema de seguimiento claro, para cumplir unos hitos.

Daba igual si explorábamos un modelo de negocio nuevo, o estábamos implantando los procesos de gestión de la innovación.

Esos equipos, además, aplican un método

Es el ciclo de Lean Start-up, que seguramente conoces y del que ya te he hablado otras veces:

  • Construir
  • Medir
  • Aprender

Lo importante de este ciclo es aprender lo más rápido posible, para acelerar o descartar las ideas cuando el coste de desarrollo aún es bajo.

Este punto es importante.

Aplicar el ciclo Lean Start-up te permite validar las ideas rápidamente y reducir los costes de desarrollo.

Porque, en base a datos objetivos, podrás decidir invertir los recursos en aquellos proyectos con mayor probabilidad de éxito, evitando los proyectos zombie.

Bien.

La teoría suena bien, pero casi todas las empresas fallan en la práctica.

En el sistema.

 

Las reuniones necesarias del ciclo de validación

 

El ciclo de Lean Start-up utiliza algunos conceptos interesantes de Scrum.

Principalmente el concepto de “sprint” y los “eventos” o reuniones, pero adaptados al contexto de los proyectos de innovación.

  • El “sprint” es el periodo de tiempo que ocurre desde que identificamos una hipótesis a validar hasta que analizamos los datos del test.
  • Los “eventos” son las reuniones de nuestro sistema para completar un sprint.

Cuando terminas tu fase de ideación tienes que poner en marcha tu sistema de validar las ideas.

Definir el equipo de trabajo y el tiempo a dedicar.

Yo recomiendo también que las horas de trabajo sean fijas, para bloquear las agendas.

Y un aprendizaje de mis últimos proyectos: el equipo necesita un líder o “product owner”, responsable de priorizar y hacer que las cosas pasen.

Con esta información, ahora sí, vamos a entrar en el detalle de las reuniones.

 

#1 Reunión de planificación del sprint

 

El primer paso después de aprobar una idea potencialmente innovadora, es identificar las hipótesis de riesgo.

Cuando hacemos Design Sprints, esta acción incluso la hacemos como última parte del taller, para intentar aprovechar la inercia del trabajo.

Aunque es cierto que después tenemos que hacer otra mucho más operativa.

Porque el objetivo de la reunión de planificación del sprint es muy sencillo: definir un plan de acción para el experimento de validación que vas a realizar.

Es el sistema que te permite mantener la tensión y que el proyecto no se convierta en zombie.

Una reunión de planificación tiene tres partes:

  • Identificación y priorización de las hipótesis

Si no lo has hecho anteriormente, debes priorizar las hipótesis de riesgo en base a dos variables: criticidad e incertidumbre.

Criticidad consiste en evaluar qué pasaría si la hipótesis fuera falsa. Si impacta mucho en el proyecto, la criticidad es alta.

Incertidumbre cosiste en evaluar cuántos datos reales tenemos sobre la hipótesis para confirmar si es verdadera o falsa.

Si no tenemos datos, la incertidumbre es alta.

Habitualmente esta actividad sólo se realiza en la primera reunión de planificación.

Puedes utilizar esta matriz sencilla para aplicarlo.

 

 

  • Diseño del experimento

Se trata de definir la manera de cómo vas a validar la hipótesis de riesgo que hayas elegido.

A mí me gusta mucho utilizar la ficha de experimento de Alex Osterwalder, que aparece en el libro “Diseñando la propuesta de valor”.

Aquí la tienes tuneada por nosotros. Y en este post te explico cómo cumplimentarla.

 

  • Plan de trabajo

Hace años aprendimos que la ficha diseño de experimento no es suficiente.

Cada persona del equipo necesita saber qué tiene que hacer. Qué se espera de ellos.

Esto, además, es crítico cuando en el equipo hay personas que tienen otro trabajo, y no son del departamento de innovación.

Es un plan de acción clásico, de los de toda la vida.

Acción, fecha, responsable, recursos.

Lo que necesitas hacer para realizar el experimento.

Y claro, no gusta. Pero para mí, esta es la clave de que el equipo realmente avance.

Una vez que tenemos todo esto, podemos empezar a trabajar.

 

 

#2 Reuniones de seguimiento

 

Esta es la pieza del sistema que hace que todo funcione.

Las reuniones de seguimiento.

No se trata de realizar reuniones eternas de revisión de detalle, sino reuniones muy muy ejecutivas de entre 30 y 60 minutos para revisar los avances.

Mi experiencia es que funciona muy bien el método PPP (otro concepto agile):

  • Progress: Qué hemos hecho desde la última reunión
  • Plan: Qué vamos a hacer hasta la próxima reunión
  • Problems: Qué barreras necesitamos resolver

Cada miembro del equipo tiene entre 3 y 5 minutos para explicar los 3 puntos que respectan a su trabajo.

Y puedes aplicar un tablero Kanban como herramienta de gestión, donde el equipo pueda acceder y compartir de forma transparente la evolución.

Mucho más efectivo que el plan en Excel. Y con menos tiempo dedicado.

Recuerda que esta reunión es parte del sistema. Tienes que realizarla las veces necesarias hasta que el sprint finalice.

No vale con hacer una reunión de vez en cuando. Por eso la frecuencia es importante.

La frecuencia de la reunión depende de cada empresa y la velocidad que quieras darle al proyecto.

Más velocidad implica más frecuencia de seguimiento, por ejemplo diaria o semanal. Cómo máximo quincenal. Pero recuerda que más velocidad también implica más horas dedicadas.

Al final, es un equilibrio, en función de lo que quieras conseguir.

Pero lo importante, de verdad, es el sistema. Hacer el seguimiento cercano, de forma habitual.

 

#3 Reunión de aprendizajes

 

La reunión de aprendizajes es un punto de reflexión.

Se produce cuando has completado un experimento y tienes los datos recopilados para analizarlos.

Mi recomendación es que lleves los datos analizados a la reunión y no te pongas a discutir ahí sobre la fórmula del Excel o no.

Si la calidad de los datos es baja, pues mala suerte, habremos definido mal el experimento.

Pero no te centres en eso, sino en los aprendizajes.

De nuevo, utilizamos la ficha de aprendizajes de Álex Osterwalder, que incluye varios campos:

  • Descripción de la hipótesis
  • Descripción de los datos. En bruto, sin interpretación. Lo que observamos.
  • Lo que aprendimos.
  • Próximos pasos.

Para mí el foco de la reunión debe estar en los puntos 3 y 4.

Los aprendizajes se obtienen en base a los datos reales, pero con cuidado de no retorcer los datos para que te digan lo que quieres oír.

Es el sesgo de autoconfirmación.

Si los datos dicen que la hipótesis no se valida, pues no se valida.  Y no pasa nada.

El siguiente apartado es la decisión.

¿Qué hacemos ahora? Pues tienes tres opciones:

  • Si has validado, pasas a la siguiente hipótesis de riesgo
  • Si te has quedado justito por arriba o por abajo, modifica y repite el experimento para
  • Si no has validado, pivota. Modifica el diseño de tu proyecto y define nuevas hipótesis.

Y entras de nuevo en la reunión de planificación.

En este caso, habitualmente aprovechamos esta reunión para hacer la planificación del siguiente experimento, como te he contado más arriba.

 

Para terminar

 

Dos preguntas que me hacen siempre que ayudamos a equipos a validar ideas

 

#1 ¿Cuánto tiempo debe durar un sprint?

 

Pues depende de cada empresa y de cada experimento.

No es lo mismo testar algo de forma digital, que hacerlo en laboratorio o en campo.

Pero mi recomendación es que entre 4 y 6 semanas máximo.

A partir de ahí tienes el riesgo de bajar los brazos y perder la intensidad del proyecto.

 

#2 ¿Cuánto tiempo debemos dedicar a trabajar en la validación?

 

Yo recomiendo un mínimo de 4h y hasta 8h en las fases iniciales de para validar las ideas.

Para personas que no son del departamento de innovación, es imprescindible asegurar esas 4h semanales, durante el sprint.

Además, debe ser tiempo de calidad, es decir bloques de al menos 2 horas, sin distracciones.

No vale dedicar 30 minutos cada día, porque no es efectivo.

 

Así que ya sabes, si quieres que tus ideas no se queden estancadas en un post-it o te enamores de alguna que nadie más querrá, la mejor solución es aplicar un sistema.

El ciclo lean start-up, con un sistema de 3 reuniones periódicas.

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Un comentario

para conllevar una idea que sea prometedora se requiere no solo las ganas de hacerlas si no el tiempo y energía que se invertirá en el proyecto atrasar pero eso se puede morder a gusto de la persona no obstante el tiempo de trabajo de ve durar como mínimo 4 horas por toda la semana en lo cual no es recomendable sean periodos muy cortos