El guión definitivo para conseguir reuniones efectivas de tu Comité de Innovación de una vez por todas

Permíteme una pregunta personal

¿Tienes reuniones efectivas de tu Comité de Innovación?

En las que se toman decisiones ágiles y no se discute sobre detalles de proyectos

Ni se buscan culpables continuamente?

Si es así, enhorabuena.

Tienes muuuucha suerte

Porque no es nada habitual.

Las reuniones de los Comités de Innovación suelen ser insoportables y perder muchísimo tiempo

Porque a veces son el foro en el que salen a la luz la resistencia al cambio de muchas personas.

Y se convierten en discusiones de gallinero.

El gallinero de tu Comité de Innovación

Voy a contarte una historia de la que he aprendido mucho

Situación: reunión del Comité de Innovación de una unidad de negocio de una multinacional

Asistentes: medio mundo

• Director de Unidad de Negocio
• Jefes de departamento de cada área de la UN
• Responsables de proyectos
• Jefes de departamentos soporte que participan en proyectos
• Responsables de finanzas

En total, fácilmente 12 personas

A eso, súmale que la hacíamos online

Con una cartera de unos 15 proyectos

Pues imagínate

A los 10 minutos ya estábamos discutiendo sobre si los recursos eran más o menos para el proyecto, y a repartir mierda y culpas

Todo el mundo opinando sobre si el proyecto tenía que hacerse de una u otra manera

Sin tener ni idea de la parte técnica

Y encima, con el Director delante, muchos problemas reales no salían porque había que causar buena imagen

Un gallinero completo

Quizás te suena la historia:

Reuniones previstas para 2 horas, que terminaban en 4

Con la mitad de los proyectos sin revisar

Y sin tomar decisiones

Consecuencias de una reunión mal planificada

Este es un caso real, en el que yo participé hace algunos años durante varios meses

Absolutamente ineficiente

Si piensas en el concepto Lean, cualquier tiempo de trabajo innecesario es un despilfarro y debe eliminarse

Y con este modelo teníamos muchos despilfarros:

• El tiempo de más del planificado de las reuniones

Un cálculo rápido: 2 horas de más al mes, por 12 personas: 288 horas!!!

Perdíamos el valor de casi dos meses de trabajo de una persona!

¿Cuánto dinero tirado a la basura?

Te propongo que hagas el cálculo para tu propia empresa y fliparás seguro.

• El tiempo de las personas que no deberían asistir a las reuniones

¿Por qué estaban personas que sólo tenían que estar informadas de los acuerdos.

Por si acaso

Pero, realmente es necesario??

• Baja productividad

Empieza a sumar:

Mal humor por acabar tarde,

Acumulación de trabajo para después, que como no tienes tiempo, lo haces rápido y mal

Etc….

• Retrasos en los proyectos por falta de toma de decisiones

Y alguna oportunidad realmente perdida porque no fuimos lo suficientemente rápidos en tomar decisiones.

Reuniones efectivas de tu Comité de Innovación: guía paso a paso

No sé tu impresión, pero yo creo que esto tiene que cambiar

Demasiado tiempo perdido

Demasiadas malas caras, que impiden sacar la creatividad y las ideas

Ya está bien de malos rollos!

He definido un guión que permite tener reuniones efectivas de un Comité de Innovación y que estoy aplicando en algunos clientes como prueba.

Los resultados son radicales!

Está basado en las metodología Agile y en los modelos de reuniones de empresas innovadoras.

Así que lo comparto contigo, para que lo pongas en marcha y dejes de una vez de perder el tiempo con reuniones inútiles.

Y empieces a engrasar tu sistema de innovación.

#1 Objetivo de la reunión

Las reuniones del Comité de Innovación tienen un solo objetivo:

Asegurar que los procesos de innovación funcionan y se toman decisiones sobre las ideas / proyectos en marcha.

Creo que no está para buscar los errores de los proyectos y machacar a los jefes de proyectos por su culpa

No es productivo.

El resultado de una reunión del Comité de Innovación debería ser:

• Cartera de proyectos de innovación actualizado
• Masterplan de recursos asignados actualizado
• Cuadro de mando de innovación actualizado

Y ya está

Nada más

Los problemas de detalles de cada proyecto se resuelven en las reuniones de proyecto.

#2 Quién debe asistir

En otro post ya explicaba que un Comité de Innovación debe ser operativo.

Es decir, personas que hagan cosas, que trabajen, y no sólo directivos que escuchan y ordenan

Y mucho menos el gerente.

Da igual el tamaño de empresa

Si trabajas en una empresa mediana – pequeña, los asistentes tienen que llevar el trabajo preparado para que la reunión sea efectiva.

Yo utilizo una única diapositiva por proyecto para explicar el estado de situación, que es un check-list.

En una empresa grande, tienen que asistir los que están metidos en los proyectos, para evitar perder información.

Si limitas la reunión del Comité a los Directivos, tus jefes de proyecto les llegarán órdenes de qué tienen que hacer, sin saber por qué.

El resultado, ya lo sabes

La motivación por los suelos.

#3 Temas a tratar: el ciclo de las ideas

Para conseguir reuniones efectivas del Comité de Innovación, te sugiero que las hagas trimestrales.

No caigas en el error de hacerlas mensuales, porque entraras al detalle

Y serán más reuniones de proyectos, que reuniones de cartera, en las que tomar decisiones.

El detalle lo puedes ver a través de informes periódicos de proyectos (tengo pendiente un post sobre mi formato de una página de reporte de proyectos de innovación).

Y con una agenda muy clara y definida, que sigue el ciclo de las ideas.

Pero al revés.

• Resultados de innovación. Cuadro de mando
• Cartera de proyectos. Decisiones sobre avanzar / parar
• Proyectos de innovación. Recursos asignados y cambios
• Banco de ideas. Recibidas, inputs de vigilancia de mercado y tecnológica

30 minutos para cada tema

Y listo

Recuerda, que lo importante es tomar decisiones en estas 5 preguntas:

• ¿Qué acciones correctivas se van a tomar para los indicadores de innovación “en rojo”?
• ¿Qué proyectos van a avanzar / parar proyectos, en base a su estado de maduración durante los próximos 90 días?
• ¿Qué proyectos necesitan inversión económica del Comité de Dirección por su estado de maduración?
• ¿Qué personas estarán asignadas a cada proyecto durante los próximos 90 días?
• ¿Existe alguna nueva oportunidad a explorar durante los próximos 90 días, en función de inputs externos y recursos disponibles?

#4 La única herramienta para tus reuniones efectivas

Si buscas reuniones efectivas en Google aparecen 500.000 resultados

Pero muy pocas herramientas

Yo solo utilizo dos

Y ya he hablado de ellas en el blog.

• Kanbanflow para gestionar la cartera de proyectos

Abre Kanbanflow en la reunión, para tener siempre visible la cartera de proyectos y de ideas

Y mueve las fichas de cada idea / proyecto en función de las decisiones que se vayan tomando.

Guárdate un pantallazo del resultado final y ya tienes el acta de la reunión.

• Masterplan de recursos

Yo utilizo un Excel facilón, para saber qué personas están involucradas en cada proyecto

Kanbanflow también tiene la posibilidad de ver qué personas están en cada proyecto, en la versión Premium

De nuevo, actualiza las personas en Kanbanflow en la reunión y después pásalo a Excel.

Mis aprendizajes

Decía mi colega Xavier Marcet en Sintetia.com que la vida es lo que pasa entre reunión y reunión.

En las empresas más innovadoras, las reuniones se reducen al mínimo (4 personas en Amazon como mucho) y se hacen de forma súper ágil.

Es verdad que necesitas reunir al Comité de Innovación para tomar decisiones.

Pero puedes hacerlo con reuniones efectivas o seguir perdiendo el tiempo inútilmente.

Probar este nuevo formato me ha permitido ser muchísimo más ágil en el desarrollo de proyectos de innovación

Y tener siempre actualizado el estado de mi cartera de proyectos.