Seguro que has vivido la situación.
Reunión de seguimiento de proyectos.
Aparecen un montón de personas en la sala
La mayoría, no deberían estar
Pero quieren saber en qué estás metido, en qué les va a afectar
Es un síntoma de resistencia al cambio
Entonces, la reunión se eterniza
Porque, lo que debería ser una reunión operativa sobre por dónde va el proyecto se convierte en una forma de justificar tu trabajo.
Según un estudio de McKinsey dedicamos a reuniones (muchas de ellas innecesarias) aproximadamente casi 2 días a la semana.
Así que habrá que pensar en hacerlo bien verdad?
¿Qué es una reunión de seguimiento de proyectos en innovación?
Vamos al origen de todo.
Realmente, con la mano en el corazón. ¿Para qué necesitas hacer una reunión de seguimiento de tus proyectos de innovación?
La respuesta es muy sencilla:
Para asegurar que vamos dando pasos en la dirección correcta para conseguir el objetivo del proyecto.
Es decir, para tomar decisiones con el equipo
Para coordinarnos.
Para decidir
¿Qué acciones debemos priorizar para acercarnos al hito del proceso de innovación definido?
El problema principal es que utilizamos estas reuniones de seguimiento para otras cosas, entonces, se nos va de las manos.
La mayoría de reuniones de seguimiento son una excusa para compartir información con otras personas.
Hace unos días lo discutía con un director de innovación sobre cómo lo hacían ellos y cómo podríamos agilizarlo.
Tenemos un montón de herramientas colaborativas, para mantener informada a las personas pero seguimos “necesitando” las reuniones.
No se trata de justificar ni echar la bronca (que es lo que muchas veces se hace), sino que el resultado final debería ser la decisión de qué vamos a hacer durante los próximos días.
No meses.
Priorizar las acciones adecuadas.
La causa del problema
El problema para mí, es que utilizamos mal la planificación.
Todavía veo muchos proyectos de innovación rígidos, lineales, cuando no es así.
Aunque hagas un proyecto europeo de esos de dos años y seis ceros.
El entorno cambia tan rápido, que debes tomar decisiones a nivel de meses o incluso semanas.
Si haces una planificación de detalle a medio plazo, el tiempo te dará una bofetada y tendrás que hacer muchos cambios no previstos.
Esa es la mayor pérdida de los proyectos de innovación.
Vas a tener que aprender a hacer tus proyectos de innovación de otra forma, como te conté en otro post
Trabajar en formato sprint, con entregables parciales, e ir avanzando, de función del resultado de cada prueba.
Porque innovar se hace con una brújula y no con un plano.
Explorando nuevas rutas.
El modelo imaginario: Agile
La nueva ola de la innovación se llama Agile
Todo el mundo quiere ser ágil, como las gacelas
Mira como suben la evolución de las búsquedas en Google Trends desde hace 5 años.
Sin embargo, una persona, certificada en la metodología Scrum manager y que trabaja en una gran consultora me dijo que aplicar Agile puro es imposible
Pero aquí viene la buena noticia.
Agile tiene herramientas muy interesantes que podemos utilizar para aplicar en el seguimiento de proyectos de innovación.
Sobre todo las reuniones
Aplicando las reuniones Agile en el entorno de innovación
Aviso a navegantes: no me considero, ni mucho menos un experto en agile.
Pero he leído bastantes cosas, para incluir en mi caja de herramientas de innovador.
Así que no esperes un enfoque ortodoxo, porque no lo aplico.
No quiero certificarme.
Sólo utilizar lo que creo que puede ser útil para mí y para mis clientes.
Dentro del concepto Agile existen diferentes metodologías.
Las más famosas (y creo que más útiles) son Scrum y Kanban.
En estos posts puedes leer sobre otras cosas que he escrito sobre estas herramientas.
La metodología Scrum define varios tipos de reuniones: la planificación del sprint, el daily, la entrega y la retrospectiva, cada una con un objetivo.
Mi experiencia es que tienes que adaptarlas a tu contexto particular.
Ten en cuenta que Scrum viene del mundo de desarrollo de software, donde los plazos son súper cortos, y se miden casi en horas.
Mientras que si tú trabajas por ejemplo en desarrollo de productos de alimentación, los tiempos son otros. Días, semanas….
En contextos de proyectos de innovación, yo utilizo dos tipos de reuniones, que te animo a aplicar en tu trabajo diario:
#1 Planificación / Aprendizaje
Cuando estás en la fase de validación, tienes que priorizar hipótesis y los experimentos que vas a realizar.
Una vez que tienes los datos, sacar los aprendizajes y volver a planificar el siguiente experimento.
Piénsalo: cada experimento que haces es un entregable. Un hito para reducir el riesgo de la idea innovadora.
Y el tiempo entre una reunión de planificación y la de aprendizaje, se llama “sprint”.
Así que un guión para estas reuniones sería:
- Duración: 1 hora
- Con la lista de hipótesis o entregables delante en un tablero.
- Si estás en proceso de validación, utiliza la ficha de diseño del experimento y la de aprendizajes
- Si no, un tablero para las acciones en marcha
Cómo ves, el objetivo es tomar decisiones sobre cuál es la siguiente iteración (entregable) a realizar.
#2 Seguimiento de proyectos
Cuando hago seguimiento de cómo van los experimentos u otro tipo de proyectos de innovación, utilizo el esquema de la reunión daily, pero en formato semanal.
Y es la que te recomiendo para hacer el seguimiento de proyectos de tu equipo de innovación.
- Se realiza de pie, delante de un tablero físico con el plan de proyecto
- Sólo con el equipo del proyecto
- 30 minutos (el daily son 10 pero al hacerlo semanal, hay que alargar)
- Cada persona del equipo tiene 3 minutos para compartir
- Qué ha hecho esta semana
- Qué va a hacer la próxima semana
- Qué barreras tiene y qué ayuda necesita
El equipo toma decisiones sobre qué es prioritario para conseguir el resultado (el entregable parcial).
Al principio te sentirás raro, sobre todo por hacer las reuniones de pie.
Pero te sorprenderán los resultados.
Como dice el maestro José Miguel Bolívar, la clave de la efectividad, es decidir con seguridad qué es lo que vas a realizar para acercarte a tus objetivos.
Puesta en práctica. Así lo hacemos en Innolandia.
Quiero ponerte un par de ejemplos de cómo lo hago en Innolandia.
#1 Para proyectos de desarrollo internos:
- Hacemos una reunión por skype de 30 minutos los lunes
- Utilizo Asana (preferentemente) o Trello, para coordinarnos con el equipo
- El guión es repasar el tablero de acciones: qué está terminado y qué hacemos la semana siguiente
#2 Para seguimiento de equipos de innovación con clientes
Uno de los servicios más habituales que realizo es acompañar a equipos de innovación de mis clientes en el desarrollo de los proyectos.
[Puedes echar un vistazo aquí >>]
Cómo lo hago?
- Sesiones periódicas con el equipo (aquí depende del tipo de proyecto y de la disponibilidad). Aproximadamente de 1 hora – 1 hora y media.
- Revisamos el ciclo del experimento: resultados > aprendizajes > decisión > siguiente experimento / acción.
- Utilizamos las fichas de diseño de experimento y aprendizajes de Alex Osterwalder.
Como ves, en ningún caso tenemos un mega plan escrito de lo que vamos a hacer, más allá de los grandes objetivos y el resultado final del proyecto.
Sino que aplicamos los conceptos agile, para evitar perder el tiempo en gestión de cambios y re-planificaciones inútiles.
Porque una reunión de seguimiento de proyectos de innovación es tomar decisiones para llegar al objetivo.
Y no buscar culpables sobre lo mal que lo hemos hecho.
