Kit de supervivencia para gestionar un proyecto de innovación complicado

Muchas veces, gestionar un proyecto de innovación puede ser una locura.

Muchas veces no.

Casi siempre.

Porque un proyecto de innovación es diferente a un proyecto normal en una organización

• Porque tienes incertidumbre: no sabes si lo que haces va a tener éxito o no
• Porque te encuentras setas a todas horas por el camino. Situaciones que no esperas
• Porque muy poca gente quiere innovar en tu empresa: la resistencia al cambio con la que te encuentras

Y para terminar está el efecto resaca o bajón.

Empiezas con sesiones de creatividad o algunas demos prometedoras

“Guau! Esto va a ser le leche! Vamos a ponernos a ello”

Post its, dibujos, ideas, el equipo con la creatividad desatada…

Pero ahora gestionar un proyecto de innovación: plazos, responsables, tareas, presión….

Y claro, eso no mola tanto.

Aunque tenemos que aprender a disfrutar del viaje.

Del equipo, de aprender de gente que tiene mucho que aportarnos. E ir sorteando los problemas y marrones que nos vamos a encontrar.

Con una dosis de realidad importante.

La innovación tiene una alta dosis de incertidumbre y riesgo: es muy probable que el proyecto de innovación no salga como te esperas, que haya incluso que cancelarlo o que no vendas nada.

Esas cosas pasan, pero tienes que estar preparado para asumirlas.

Si tuviera que resumir los 5 problemas más habituales me he encontrado durante 14 años dedicado a esto de para gestionar un proyecto de innovación serían:

• No aterrizar la idea en algo concreto
• No tener un compromiso de recursos
• Centrarse en el producto y no en el modelo de negocio
• La resistencia al cambio interna para el proyecto
• Querer tener el proyecto perfecto

Así que si quieres ahorrarte tiempo y no cometer los errores por los que yo ya he pasado, coge un papel y boli y anota las ideas que te vengan a la cabeza según vayas leyendo.

Manual de supervivencia para gestionar un proyecto de innovación complejo

#1 No aterrizar la idea

• Cómo identificarlo

Sales de la sesión de creatividad con una idea que va a revolucionar la empresa y el mercado. A todos nos ha pasado

Pero no puedes concretarla. Ni un mínimo dibujo en papel que te permita orientar el desarrollo del proyecto.

• Un caso real

En uno de los clientes con los que he trabajado para la EOI, del sector turístico, generamos muchas ideas, pero no las concretamos en nada. Al final el nuevo proyecto no fue aprobado por la Dirección General porque no lo veían claro.

• Cuál es el impacto

Fundamentalmente, pérdida de tiempo y conflictos. ¿Todo el equipo tiene claro qué vais a hacer? ¿Las expectativas son las mismas?

Además, ¿qué opina el cliente sobre vuestra idea revolucionaria?

• Mi sugerencia para sobrevivir

Después de una sesión de creatividad, necesitas acabar con algo tangible, lo que ahora se llama prototipo.

Lo he visto en los últimos meses de forma radical con clientes de todos los colores: un dibujo, un diagrama de servicio, una maqueta en plastilina…. Algo que concrete la idea y oriente hacia el desarrollo de una solución tangible

En el libro Service Design Thinking tienes un montón de ejemplo de cómo aplicar los prototipos en servicios.

#2 No tener un compromiso de recursos de otras áreas para gestionar el proyecto de innovación

• Cómo identificarlo

Las personas que te han asignado no acuden a las reuniones de proyecto o se retrasan en la entrega de sus tareas porque “es que tengo mucho trabajo” o “con todo lo que tengo, no me da tiempo”

• Un caso real

En un proyecto de innovación Ideas en Perú conseguimos el compromiso de asignar personas a trabajar en un Comité de Innovación y la evaluación de ideas.

Pero cuando tuvimos que apretar los dientes para avanzar varios proyectos, se fueron retrasando porque las personas “tenían mucho trabajo” y se crearon cuellos de botella y retrasos.

• ¿Cuál es el impacto?

Otra vez tiempo.

Recuerda que el tiempo es coste. Pero además en la era de la innovación ágil, puede suponer la diferencia entre que te adelantes a la competencia o no.

Pero también calidad del trabajo realizado. Si las personas sólo quieren cubrir el expediente, la calidad de lo que hagan será bastante menor.

• Mi sugerencia para sobrevivir

Yo no empiezo a gestionar un proyecto de innovación si no hay compromiso de recursos formal y por escrito.

Y eso lo tienes que conseguir a dos niveles: alta dirección y también el jefe directo de los involucrados. El jefe directo debe ser consciente que durante 4 horas no va a tener a alguien de su equipo.

Y para eso se utiliza el masterplan de recursos de la cartera de proyectos.

Mi otra sugerencia es que saques a las personas de su zona de trabajo y bloquees espacios temporales. Si tienes a una persona 4 horas, que sea en horario fijo: todos los miércoles de 10 a 14h, por ejemplo.

Y haz que el equipo trabaje codo a codo en una sala externa.

#3 Centrarse en el producto y no en el modelo de negocio

• Cómo identificarlo

Te enamoras de tu idea y te lanzas a por ella. No te importa si es rentable o no, simplemente lo haces y buscas que el producto sea perfecto.

• Un caso real

Hace unos años estuve colaborando en la comercialización de una tecnología patentada por la Universidad Miguel Hernández de Elche.

El producto era bueno, con patente internacional. Pero no se orientó el desarrollo de clientes a crear un negocio sostenible, sino intentar vender a la antigua usanza: a presión.

Se quemó el mercado nacional con muestras casi gratuitas y sin ningún plan detrás para hacerlo rentable.

• Cuál es el impacto

Cuando te centras en el producto, el problema suele ser una falta de encaje con los clientes. Y eso se traduce en que vendes menos.

• Mi sugerencia para sobrevivir

Sobre un prototipo, describe un primer borrador de modelo de negocio. Define experimentos y empieza a validar las hipótesis que hay detrás.

Aplicar Customer Development y Lean Start-up. Necesitas confirmar que esa gran idea, realmente soluciona un problema para un grupo de clientes. Y si no es así, pivota lo antes posible.

Porque no tienes todo el dinero del mundo.

#4 Encontrarte con la resistencia al cambio en la organización para el proyecto de innovación

• Cómo identificarlo

En el blog he hablado bastante de la resistencia a innovar dentro de una empresa.

Porque es la primera barrera a la que nos enfrentamos como profesionales de la innovación.

El primer síntoma es la queja permanente y la oposición a cualquier propuesta innovadora que hagas.

Otro síntoma definitivo es que las tareas proyecto de innovación de turno se retrasan, porque directamente las personas no quieren hacerlas. Boicot en toda regla.

• Un caso real

Quizás el mayor caso de resistencia al cambio que he sufrido nunca lo encontré cuando dirigí el centro tecnológico del sector de servicios avanzados de la Comunidad Valenciana.

80 socios, entre empresas tractoras, pymes y centros de conocimiento (3 universidades). Pero apenas el 10% de las empresas participaban en los proyectos de innovación.

Varios proyectos de innovación, como la creación de consorcios o ejercicios de transferencia de tecnología desde las Universidades y apenas 10 empresas se mostraron interesados.

Del resto, oposición, a veces frontal y a veces encubierta, con palos en las ruedas.

• Cuál es el impacto

El impacto de la resistencia al cambio es, muchas veces, el fracaso al gestionar el proyecto de innovación.

Porque todo son barreras, conflictos, problemas para avanzar, falta de recursos, dificultades para la implantación. Entonces el proyecto se retrasa tanto que no merece la pena seguir.

• Mi sugerencia para sobrevivir

En mi experiencia, yo te recomiendo dos actuaciones:

o   Conseguir el apoyo del liderazgo y escalar los problemas cuando sea necesario

o   Comunicar, comunicar y comunicar. Tienes que convencer a las personas que serán usuarios / sufridores del proyecto de innovación a través de tres vías: la emocional, la racional y el miedo.

#5 No gestionar los cambios y riesgos del proyecto de innovación

• Cómo identificarlo

No conozco ningún proyecto de innovación que sea exactamente igual desde que surgió la idea o el primer prototipo al que finalmente implantas.

Como al gestionar el proyecto de innovación el tiempo pasa, van apareciendo riesgos y situaciones nuevas, que debes tener en cuenta.

A veces estos riesgos te obligan a realizar cambios en el proyecto. Los cambios pueden venir del cliente, del mercado, de la tecnología o incluso de tu propia empresa.

• Un caso real

En el proyecto con Legis, desde el prototipo inicial que hicimos basado en Design Thinking hasta lo que hemos acabado sacando al mercado, hay unas cuantas diferencias. Puedes ver aquí el rompedor modelo de asesoría online que hemos lanzado.

Y desde luego, que lo hemos puesto en marcha aplicando la gestión de cambios. Aunque eso nos ha llevado a retrasar el proyecto de innovación.

• Cuál es el impacto

Si al gestionar una proyecto de innovación no manejas adecuandamente los riesgos y los cambios puedes tener impactos directamente en las tres variables críticas del proyecto, según el Project Management Institute:

• Alcance (lo que vas a entregar)
• Plazos
• Coste

• Mi sugerencia para sobrevivir

Realiza un análisis de riesgos cada 3-6 meses del proyecto y define planes de medidas preventivas para que no impacten en el proyecto.

Lleva un registro de todos los cambios del proyecto. Y cada iteración o pivote del proyecto es un cambio. Aplica la gestión de versiones.

Para hacerlo más sencillo, te recomiendo que utilices el cuadro de mando de gestión de proyectos de innovación.

¿Cuáles ha sido el mayor problema que te has encontrado para gestionar un proyecto de innovación? ¿Cómo lo has resuelto? Me encantaría conocer tu experiencia en el hilo de comentarios.