Vamos con un tema recurrente
Cómo gestionar varios proyectos de innovación a la vez
En las últimas semanas he tenido varias conversaciones con clientes
Y me recordaba a cuando hace años yo era responsable de la cartera de proyectos de innovación logística en Procter&Gamble.
Un poco caótico.
Claro, no es lo mismo gestionar 3 proyectos que 60
Si trabajas en una empresa de I+D o en un centro tecnológico, tener una visión general es crítico para salir airoso de gestionar varios proyectos.
Nivel #1: Masterplan de proyectos
José Miguel Bolívar explica muy bien que para reducir el estrés necesitas tener una sensación de control de lo que haces.
Conocer y ser consciente de todos los frentes que tienes abiertos.
Puro GTD
Por eso lo primero que necesitas es tener un inventario de los proyectos que se están realizando.
Y no es algo fácil, porque muchas veces se están realizando pequeños proyectos, que no los consideramos como tales, pero que consumen recursos.
Al final, es tiempo oculto
Así que uno de tus primeros trabajos es identificar todos los proyectos de innovación que se están haciendo.
Y colocarlos en un mapa de fases, que te permita visualizar en qué punto se encuentran.
Estas fases son las que debe incluir tu proceso de gestión de ideas, para ir reduciendo la incertidumbre y el riesgo.
En el blog te he contado como montar un proceso “Stage-Gate”, para gestionar varios proyectos de innovación a la vez y sobre todo poder tomar decisiones.
Pero no te agobies.
La buena noticia es que tienes un montón de herramientas tecnológicas que puedes utilizar:
- Modelo “papel”: Kanban en la pared con post-its (mi preferido)
- Kanban digital, con herramientas como Kanbanflow o Trello
- Software de gestión de proyectos, como MS Project (versión avanzada) o Basecamp
Con esta imagen podrás identificar dónde se están atascando los proyectos en el flujo de ideas
Nivel 2: Masterplan de recursos
La segunda herramienta me parece mucho más crítica y casi siempre se olvida
Es la asignación de recursos
En mi experiencia, es el primer cuello de botella para que salgan los proyectos
Cuando presentas varios proyectos de innovación en tu Comité de Innovación o Dirección, todos son super interesantes
Todos son prioritarios y hay que hacerlos
Pero los recursos son los que son
El día tiene 24 horas y las personas tenemos la mala costumbre de descansar.
Así que tenemos un límite físico, le guste a tu jefe o no.
Una forma muy gráfica para visualizar si tienes recursos suficientes para gestionar varios proyectos de innovación es el masterplan de recursos.
En este post te explico cómo aplicarlo
Y un indicador relacionado con él puedes utilizar es el de % de ocupación.
Es decir, cuantas horas tienes “teóricamente” asignadas sobre el total de las disponibles.
Te recomiendo que pares a pensar qué personas están asignadas a cada equipo de proyecto y cuánto de su tiempo pueden dedicar.
Todo lo que esté por encima del 80% de ocupación es una alerta de que vas a tener retrasos en los proyectos.
Visión 3: Indicadores de gestión
Una reunión del Comité de Innovación puede ir como la seda o ser un completo infierno
Quizás hayas vivido esta situación
Una reunión con mucha gente (directores, jefes de proyecto, técnicos), en la que cada jefe de proyecto cuenta cómo está avanzando, qué cosas ha hecho y por qué va retrasado.
Los directores ponen cara seria
Preguntan qué vas a hacer para recuperar el tiempo
Tú pides más recursos
No te los dan
Entonces que tendrás que reorganizarlos
Y así pasamos al siguiente proyecto
Te suena verdad??
Mi experiencia es que esto sólo sirve para justificar el trabajo ante los jefes y llorar por más recursos.
Es decir, no sirve para nada
Porque puedes revisar varios proyectos de innovación uno a uno, diciendo el punto en el que están, retrasos, avances, etc… o bien trabajar con indicadores
Utilizar indicadores es mucho más ágil y te permite centrarte en tomar decisiones, que realmente es para lo que debería estar el Comité de Innovación.
Yo suelo trabajar con 2 indicadores, que además, se pueden agregar a diferentes niveles (proyecto individual, por departamento, por empresa, etc….)
- % entregables completados
Un entregable es cada uno de los resultados esperados de un proyecto
Te recomiendo hacer un listado de los entregables e ir tachando los que vas consiguiendo.
Cada proyecto tiene su propio dato y cuando gestionas varios proyectos de innovación tienes que agregar los datos, para tener una visión global
Si además le pones fecha, tendrás una bonita gráfica como esta.
- % Cumplimiento de la planificación
Este es un indicador que yo utilizaba mucho y que los estándares de gestión de proyectos como PMI o PRINCE2 lo consideran clave.
Acciones cumplidas en fecha respecto a acciones planificadas.
Pero con los modelos ágiles de gestión de proyectos, que trabajan por sprints, cada vez está más asociado al anterior, de entregable completado.
Es mucho más útil relacionarlo con “fecha del entregable prevista” vs “fecha del entregable real”.
Porque además, te permitirá medir la satisfacción del cliente interno o externo.
Visión 4: Indicadores de riesgo
Hace unas semanas, se publicó un post super interesante en el blog de la empresa de Alex Osterwalder (el creador del canvas de modelo de negocio), hablando sobre cómo medir los proyectos de innovación.
Hablaba de un proyecto de innovación europeo en el que estaban trabajando y presentaron un primer borrador de indicadores, basados en su tablero de avances de validación de modelo de negocio.
Si quieres saber más sobre el “Progress Board”, puedes leerlo en su libro La Propuesta de Valor
Identifican 4 indicadores, que cualquier proyecto debería seguir:
-Riesgo e incertidumbre
¿Cuánto riesgo hemos reducido? Como dice Eric Ries, ¿cuántos aprendizajes validados hemos conseguido?
Las hipótesis validadas las incluimos en la columna de la derecha, arriba.
-Potencial de rentabilidad
¿Qué potencial económico tiene el proyecto?
Recuerda que hasta que no tienes datos reales, cualquier intento de hacer un plan de negocio no sirve para nada
Y la viabilidad económica es última validación que realizas. Columna de la derecha, casillas de abajo.
-Velocidad del proyecto
¿Cuánto tiempo has dedicado en el desarrollo del proyecto? Y ¿cuántas hipótesis has validado realmente?
La innovación en 2018 (y lo que queda) va de velocidad en llegar al mercado, con ideas contrastadas.
Lo puedes seguir con la duración de los experimentos para validar las hipótesis
-Coste
¿Cuánto dinero nos hemos gastado?
Las acciones de un proyecto van dirigidas a reducir la incertidumbre tecnológica y comercial, validando hipótesis.
Lo puedes seguir con el número de experimentos y su coste, columna de la izquierda.
Conclusiones
Una de las claves de la innovación ágil es el foco.
No perderse en intentar hacer varias cosas a la vez, porque sólo frenaremos el desarrollo.
Y la semana pasada realicé dos talleres con dos empresas medianas radicalmente distintas y el problema que nos encontramos fue el mismo.
Muchos proyectos y pocos resultados.
Se producían cuellos de botella en los que los proyectos no avanzaban.
Porque querían hacer muchas cosas, pero no dedicaban la atención clave.
Mi recomendación: sprints cortos, enfocados.
Es mejor poner todos los recursos disponibles enfocados uno o dos proyectos a muerte durante 90 días que no intentar repartir la atención y dedicación
Porque como dice IMP3rove, los proyectos con objetivos definidos de agilidad (time to market, time to profit, coste) aumentan en un 32% su nivel de éxito.
Quizás es hora de innovar de otra forma no crees?
Enfocarnos en avanzar y no querer abarcarlo todo.
Pero claro, nadie dijo que elegir fuera fácil.
Comparte tus ideas en el hilo de comentarios o envíame un email a angel@innolandia.es
Prometo responder.
