Desde el verano hasta ahora me han contactado varias empresas que disponen de softwares de gestión de la innovación.
Me preguntaban si quería establecer colaboraciones con ellos.
Ellos ponían la herramienta, en modo SaaS y yo me encargaba de implementarla en los clientes.
Después de valorarlo mucho, he declinado todas las propuestas.
No porque no fueran interesantes.
Ese no es el motivo.
La verdadera razón, es que hay que entender para qué quieres un software de gestión de la innovación.
Así que vamos paso a paso analizando la gran pregunta.
Y al final, con toda la información, podrás tomar tus propias decisiones.
Las 2 funciones clave en la gestión de la innovación
Dentro de nuestro modelo de la pirámide de la gestión de la innovación, cualquier empresa pasa por 4 niveles de madurez innovadora:
- Hacer un primer proyecto
- Hacer varios proyectos en paralelo
- Ordenar la casa y gestionar un sistema de innovación
- Construir una cultura innovadora, fuera del departamento de innovación.
Pero, ¿quién hace el trabajo?
Pues habitualmente personas como tú. Gestores de innovación, que empiezan con un proyecto y acaban con programas de cultura.
Ahora, si analizas con cuidado la pirámide, realmente hay 2 funciones clave en estos 4 escalones, como hablábamos con Álvaro Urech en el podcast:
#1 Ejecutar la innovación
Hablamos de hacer proyectos. Nivel 1 y 2.
Desde desarrollo de producto, a nuevos procesos, innovación operativa, proyectos subvencionados, bla, bla, bla…
El 80% del trabajo de innovación consiste en ejecutar. Porque la innovación es acción, como dice Luís Pérez-Breva.
Importante: los proyectos los puedes gestionar tú con tu equipo del departamento o incluir a personas de otros departamentos.
Incluso de otras organizaciones, en consorcios.
#2 Gestionar la innovación
Hablamos del sistema. Los dos niveles superiores de la pirámide.
Incluso un poco del nivel 2 (proyectos en paralelo), cuando empiezas a gestionar recursos compartidos y evaluar proyectos por fases.
Gestionar la innovación es un trabajo de apoyo a la organización. Hacer que las cosas pasen.
Montar los procesos de innovación y que las personas los utilicen, para conseguir resultados repetitivos, más allá de un proyecto estrella.
Y esta sí, es una función que cae en tu espalda. Tuya y de tu equipo, no hay más.
En las dos funciones, la materia prima es el conocimiento, la información.
Y para manejar la información, necesitas herramientas de soporte. Lo que nos lleva a la segunda parte del análisis.
Herramientas de soporte para gestionar conocimiento
En la metodología GTD de efectividad personal se basa en los profesionales del conocimiento necesitamos tener control y perspectiva sobre su trabajo.
- Control para saber que no se nos escapa nada.
- Perspectiva para tomar decisiones de que estamos haciendo lo correcto en cada momento.
Voy a enfocarme en el primer caso.
El control de tu trabajo como profesional de la innovación.
Tanto para hacer proyectos (ejecutar) como para gestionar la innovación necesitas herramientas de soporte.
Herramientas que te permitan aterrizar la información en forma de tareas, planes, ideas, datos… para poder trabajar.
Porque aunque estés tú solo, te adelanto que es IM-PO-SI-BLE trabajar en innovación sin herramientas de soporte.
Por muy buena cabeza que tengas y que no se te olvide nada.
Cuando tienes que compartir información con otras personas, ni te cuento.
Te presento los tres tipos de herramientas de apoyo para la gestión de la innovación:
#1 Herramientas manuales
Se trata de herramientas generalistas que adaptas al caso que necesitas.
Las he llamado manuales, porque realmente están hechas a mano por ti o por tus compañeros y requieren de introducir y actualizar manualmente.
La herramienta básica es el EXCEL (o sus versiones en Mac o G-Suite).
Todos hemos hecho planes de proyectos en Excel. Desde el plan de acción típico, a diagramas de Gantt o listados de proyectos
Todos hemos preparado tablas de datos en Excel para preparar informes y sacar indicadores. Desde costes, time to market, participantes en innovación….
El Excel es la navaja suiza de la gestión. Vale para todo.
Pero se puede quedar corto.
#2 Herramientas específicas de proyectos
Entramos en el fascinante mundo de la gestión de proyectos.
Los softwares de gestión de proyectos tienen bastantes años, desde el clásico MS Project, que aprendí en la carrera, durante el siglo pasado.
Porque proyectos se han hecho siempre. La construcción de las pirámides era un proyecto, que se registraba en papiros.
Basecamp fue quizás la primera aplicación que intentó romper el cuasi-monopolio de MS Project, apostando por una herramienta colaborativa simple en la nube.
En los últimos 10 años, con la evolución de las metodologías Agile de gestión de proyecto, han surgido cada vez más herramientas en modo Software-as-a-Service para gestionar los proyectos.
Desde las más completas, tipo Jira o Kanbanize a las más flexibles, en forma de tableros o listas de tareas como Trello, Asana o MS Planner.
Con estas herramientas puedes gestionar proyectos de forma más o menos “limpia” y después adaptarlas para utilizarlas como software de gestión de la innovación.
En este post te contaba cómo aplicar los tableros Kanban para gestionar la innovación.
#3 Software de gestión de la innovación
La evolución natural de las herramientas de gestión es a tener soluciones verticales por diferentes funciones.
Desde un CRM para gestión de clientes, SGA para gestión de almacenes, o ERP para gestión de costes y planificación.
Pues en innovación pasa la mismo. Han llegado las herramientas verticales.
Un software de gestión de la innovación es una herramienta integral que te permite gestionar el flujo completo de las ideas, desde los retos hasta su lanzamiento.
En el formato más básico, te permite recopilar ideas, evaluarlas en base a criterios y saber en cada momento en qué fase de tu proceso se encuentra.
Así, hasta el infinito, incluyendo incluso herramientas de análisis canvas o aplicación del ciclo Lean Start-up.
Pros y Cons de un software de gestión de la innovación
Sí o sí estarás utilizando alguna de las herramientas que te he explicado.
La mayoría utilizan las manuales (el Excel). Después un grupo más reducido aplican las específicas y las adaptan (es nuestro caso).
Pero ¿merece la pena dar el salto a pagar por un software de gestión de la innovación?
Te comparto algunos Pro´s y Con´s que nosotros mismos hemos analizado cuando nos han llegado las propuestas de colaboración.
# Ventajas
- All-in-one.
Tienes todo el proceso en una herramienta centralizada, sin necesidad de plantearte ¿dónde estaba esta información…?
- Automatización de los datos.
Al trabajar con bases de datos (de tareas, de ideas), todos los softwares verticales tienen módulos de reporting, que te permitirán sacar informes para gestionar y compartir con tus jefes.
- Transparencia
Aquí depende de la cultura de cada organización, pero estos softwares te permiten abrir el proceso de innovación a la organización para votar ideas, proponer o saber en qué estado está cada proyecto.
# Inconvenientes
- Trabajar para la herramienta
Alguien tiene que introducir los datos, pero ¿quién lo hace?. El riesgo de caer en la burocracia por tener que rellenar campos que no aportan valor es enorme. Y ese trabajo, ten seguro, que te va a caer a ti.
- Necesitas tener un proceso previo claro.
Una vez leí que si tienes un desastre de proceso de innovación y le pones un software tendrás un desastre digitalizado.
- Ningún software generalista es perfecto
Ningún software vertical se va a adaptar 100% a las características de tu empresa, a menos que pagues un desarrollo a medida.
Todos tienen restricciones de diseño, para cubrir las necesidades de la mayor parte de las empresas. Y eso suele acabar con un número de funcionalidades inútiles que no necesitas.
El momento de la decisión. ¿Qué me recomiendas Ángel?
Hasta aquí he compartido información objetiva que deberías tener en cuanta antes de decidir si necesitas realmente un software de gestión de la innovación.
Ahora te cuento mi opinión personal.
Cógelo con pinzas.
El motivo por el que hemos desechado (de momento) las colaboraciones con fabricantes de software.
Cuando un cliente con el que empezamos a trabajar nos dijo que quería poner un software de gestión de la innovación, le pregunté cuantas ideas había implementado en el último año.
La respuesta fue que ninguna, de una cartera de 35.
Mi recomendación fue que se olvidara del software y pusiera los esfuerzos en ayudar a los equipos a implementar las ideas seleccionadas.
En bajar al barro y sudar la camiseta.
Mira
Mi experiencia me ha enseñado que las herramientas no son importantes. Aunque nos encanten.
Lo realmente importante es el proceso. El sistema. La repetición de acciones.
Por eso, lo primero que necesitas es tener claro tu sistema de innovación. No sobre el papel. Sino en el mundo real.
Nosotros lo hacemos con un Sprint Estratégico.
Que funcione y consiga resultados repetitivos.
Y en función del nivel de madurez innovadora de tu empresa, puedes plantearte cómo ser más eficiente.
Mi opinión no solicitada es que:
la buena práctica es trabajar con un modelo intermedio, a través de herramientas con tableros Kanban, tanto para proyectos como para gestionar la innovación.
Casi todas las herramientas tienen la opción de exportar los datos en formato .csv y llevarlo a un Excel para analizar con tablas dinámicas (bueno, Trello da problemas, aunque en la versión de pago igual te puedes apañar).
Pero bueno, esto es sólo una sugerencia.
Cada empresas es un mundo y eres tú el que debes decidir cuál es la opción que mejor encaja para tu empresa.
Lo único claro es si quieres implementar un software de gestión de la innovación, necesitas asegurar ANTES que tus procesos funcionan como un reloj suizo.
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