Hace unos días publicaba un post sobre un proyecto en el que apliqué un Design Sprint en el sector sanitario.
Y tras los comentarios de varios lectores, he decidido publicar este guía de design sprint, para que, si te apetece, lo puedas aplicar tú mism@.
Vamos paso a paso
Las bases de un design sprint
#1 ¿Qué es un Design Sprint?
El Design Sprint es un proceso acelerado de resolución de problemas, que aplica técnicas y la filosofía de Design Thinking pero en 5 días
Esta herramienta surge dentro de Google Ventures, la unidad de Google para tecnologías avanzadas, con el trabajo de Jake Knapp.
Aparte de por venir de Google, la fama de la herramienta llega con la publicación del libro “Sprint – Cómo resolver problemas complejos en sólo 5 días”.
Por tanto, el objetivo de la metodología es encontrar y testar rápidamente soluciones a problemas.
Cuando empiezas a profundizar en la metodología, y los propios autores lo indican, está muy inspirada en Design Thinking.
De hecho cuentan que colaboraron mucho con IDEO y con la d.school de Stanford (la fuente de conocimiento de IDEO, con Tom Kelley), para inspirarse.
Y eso se nota. Luego te cuento parecidos y diferencias.
¿Por qué utilizar un Design Sprint?
El propio Jake Knapp tiene un artículo imprescindible en Medium, en el que te explica los motivos que les llevó a ir desarrollando este marco de trabajo.
En primer lugar, en Google se dieron cuenta que la mayoría de las ideas que estaban desarrollando los equipo venían de propuestas individuales.
Un teorema que revienta los supuestos tradicionales de la creatividad.
Y hay uno que me encanta:
Existen estudios científicos que demuestran que las personas somos mejores empáticamente resolviendo problemas por nosotros mismos que equipos haciendo brainstorming.
Esto no quiere decir que de repente la innovación tenga que hacerse en solitario.
Los equipos de un Design Sprint son de unas 5-7 personas, y a ser posible incluyendo expertos externos
Sólo que tiene que hacerse de otra forma.
Porque el brainstorming no funciona, ya que presente diferentes sesgos, que condicionan la generación de ideas brillantes.
Piensa por un momento en alguno de los muchos brainstormings que hayas hecho.
¿Cuántas ideas realmente brillantes han aparecido?
Muy muy pocas verdad?
Con un Design Sprint serás capaz de:
Conseguir ideas más detalladas
No sólo breves conceptos, que no se ponen en marcha porque están demasiado alejadas de la realidad
Superar el condicionamiento de las ideas y el miedo del grupo.
La evaluación de las ideas no estará condicionada por quién las presenta, ya que es anónima
Seleccionar ideas que de verdad se van a ejecutar.
La decisión de la mejor idea se toma por la persona responsable de ponerla en marcha
Resultados reales: prototipo y datos de usuarios
Un brainstorming tradicional acaba con un montón de post-its en las paredes y un buen rato para los participantes. Pero el 98% de las veces, nada más.
Cómo funciona el Design Sprint
Un Design Sprint está basado en Design Thinking.
Pero no es exactamente Design Thinking
En otro post te analizaré las similitudes y diferencias, para que puedas elegir la herramientas más adecuada, en función del reto al que te enfrentes.
Tiene 5 etapas y cada una de ellas se realiza en un día.
En mi experiencia, dependiendo de la complejidad del reto, puedes reducir la duración de las etapas a medido día, con lo que en 3 días ya tienes resultados.
El problema para reducir tiempos llega sobre todo en al fase de prototipado, donde se espera que tengas algo medianamente funcional.
Pero sobre todo, la clave de que un Design Sprint funcione bien es la preparación previa, ya que durante el sprint, apenas si tienes tiempo de adaptarte.
#0 Trabajo previo
El líder del equipo que participe en un Design Sprint es el responsable de coordinar el trabajo previo, para que el sprint funcione bien y puedas obtener resultados potentes.
Necesitarás:
- El objetivo a largo plazo
Analiza qué es lo que quieres conseguir. Imagínate en el final del camino y dibuja la visión (el resultado para resolver un problema, no la solución concreta) y las barreras que vas a encontrar durante el proceso de desarrollo.
- El equipo de trabajo
Aquí sí que es un enfoque puro Design Thinking
Equipos pequeños, entre 4 y 6 personas. Máxima diversidad y si es posible, incorporar uno o dos expertos externos para dar otra visión.
Un factor diferencial también del Design Sprint es que en el equipo debe estar una persona con voto “cualificado”. Es decir, la persona que quiere resolver el problema y que tendrá que poner en marcha la idea.
Es crítico cerrar con estas personas que bloqueen su agenda, porque la intensidad del proceso es una de las claves.
No vale estar entrando y saliendo
- El briefing
Es fundamental poner en antecedentes al equipo al empezar.
No sólo sobre el objetivo a conseguir, sino también realizando una investigación previa sobre el cliente y sus comportamientos.
En un proceso más “clásico” de Design Thinking, esta fase está dentro del propio proceso y corresponde con el trabajo de campo en empatizar.
En el caso del Hospital La Fe en el que participé, tuvimos la suerte de poder realizar esta etapa durante el propio sprint.
Y los insigths que se obtuvieron fueron tan brutales, que ayudaron a cambiar la perspectiva de los participantes a la hora de desarrollar sus soluciones.
- La logística
Si trabajas en una empresa, ten en cuenta que vas a bloquear una sala durante 1 semana.
Es fundamental que la reserves con tiempo. Y luego que compres materiales (post-its, rotuladores, pizarras, cartulinas para los storyboards y material de prototipado)
Si has preparado todo esto, ya estás listo para arrancar un design sprint con tu equipo.
#1 Lunes: Crea un mapa de situación y elige tu usuario objetivo.
El objetivo del primer día es tener muy claro el terreno de juego y el problema a resolver.
Para ello tendrás que realizar varias actividades:
- Las charlas de background
A través de conversaciones estructuradas, cada miembro del equipo comparte su conocimiento sobre el reto: tecnología, mercado, usuarios, competencia
- El muro de aprendizajes
Los miembros del equipo van anotando aprendizajes y sorpresas (insights) y los van pegando en un muro de cliente
- Mapeo de la historia
Se trata de realizar un customer journey (viaje del cliente) sin nuestra solución.
Una buena técnica es que cada persona vaya poniendo el suyo, en un máximo de 10 post-its. Después, se debaten con el equipo, marcando los 3 puntos críticos de cada viaje
Finalmente se eliminan todos y el equipo debe crear un único viaje del cliente, con los puntos más importantes.
- How might we. ¿Cómo podríamos…?
Esta es la etapa de definición del problema.
A diferencia de cómo lo aplico en nuestro programa Dxperience, en los pasos identificados, se añaden post-is que reflejan problemas potenciales a resolver, pero no se decide cuál elegir.
Con esto, se finaliza el primer día del design sprint.
#2 Martes: Esboza soluciones competitivas
El objetivo del martes es enfocarte en generar ideas que puedan competir entre ellas y así, poder seleccionar la más prometedora.
Estas son las actividades a realizar:
- Mostrar ejemplos demostrativos
El equipo tiene un tiempo para buscar casos inspiradores para solucionar el problema.
Se comparten en un máximo de 3 minutos cada uno
- Dividir el viaje del cliente
A partir de las etapas identificadas en el customer journey el lunes, las repartimos entre cada uno de los participantes.
Cada persona será responsable de diseñar en detalle una solución a los how might we identificados.
- Ideación en 4 pasos
La fase de ideación se realiza de forma individual. Una de las grandes diferencias y novedades del proceso de Design Sprint.
En esta se realizan 4 ejercicios:
-Revisión de notas:
Los participantes recorren la sala, revisan durante unos minutos todas las notas que han salido durante las fases anteriores
-Generar ideas
-Crazy 8
-Esquema de la solución
Finalmente, cada participante recoge en un dibujo lo más detallado posible de cada una de las 8 soluciones en la hoja asignada.
Las ideas se entregan de forma anónima al coordinador del grupo.
- Búsqueda de clientes potenciales
Una vez que tenemos claro el problema, es hora de empezar a buscar clientes.
Las personas que acudirán el viernes, a testar el producto.
#3 Miércoles: Elige la idea ganadora
El objetivo del miércoles es dedicar tiempo a debatir sobre las ideas y seleccionar aquella o combinación de varias
Aquí es donde entra en juego la inteligencia colectiva del grupo.
Las actividades a realizar son:
A través de diferentes ejercicios, se valorarán las diferentes ideas, que compiten entre ellas para ser la más valiosa y la que se podrá poner en marcha.
El museo
Antes de entrar de que el equipo entre en la sala, el coordinador del grupo se encarga de pegar las ideas en la pared, cómo si fueran cuadros de un museo.
No se debe saber quién es el autor de cada idea.
Mapa de calor
A cada participante le entregaremos 3 pegatinas para que puntúe las ideas más interesantes y que mejor resuelve el problema.
Crítica rápida
Las ideas más votadas se presentan por la persona que la ha propuesto y se debaten en el equipo, identificando los riesgos más importantes y los puntos positivos.
Votación final
Una vez realizada las aclaraciones, el equipo vota finalmente por las mejores ideas que formen una solución global y robusta.
El voto cualificado
El responsable del problema (product manager, jefe de proyecto, etc….) es el que valida finalmente si la idea elegida tiene el potencial para ponerla en marcha o no.
Es un voto de calidad
Storyboard
El equipo dedicará la segunda parte del miércoles a preparar un storyboard, que refleje cómo fucionaría la solución en el viaje del cliente.
En este post puedes ver cómo crear un storyboard.
#4 Jueves: Prototipar
El objetivo del cuarto día es construir un prototipo que puedas mostrar al cliente en la fase de test.
Esta es quizás la fase más compleja, porque tienes que entrar al detalle para que el cliente pueda hacerse una idea de su funcionamiento real.
Para que en un Design Sprint puedas crear un prototipo de cierta fidelidad, lo ideal es dividir el grupo y repartir trabajo, para consolidarlo al final.
Partes del storyboard creado, que refleja las diferentes partes de la experiencia del cliente.
Después asignas a cada equipo una etapa del customer journey.
Finalmente se colocan todas las etapas del journey seguidas, y se analiza si tiene o no sentido, realizando las modificaciones que sean necesarias sobre la marcha.
Existen diferentes técnicas de prototipado, que puedes ver en este post
#5 Viernes: Testar la idea con usuarios reales
El objetivo del último día es mostrar las ideas a clientes potenciales y aprender del feedback para validar o no potencial interés de los clientes.
El fin último del Design Sprint.
El martes anterior habrás empezado a buscar usuarios, al menos 5, a los que poder mostrar el prototipo.
Es el momento de mostrar tu prototipo.
Las actividades a realizar son:
- Entrevista con usuarios
En el libro recomiendan hacerlo en 2 salas: 1 para la entrevista y otra para tomar notas (en plan comisaría de policía).
En mi experiencia, también puedes realizarlo con todas las personas en la misma sala. En este caso, es interesante que no se “atosigue” a los clientes.
Designa un entrevistador y los observadores, con el rol muy claro de cada uno.
Es decir que el cliente se centre en el prototipo y no en los observadores. Lo ideal es que estén fuera del alcance de la vista del beta tester.
- Mural de notas
En una pizarra puedes creas una tabla, donde indicas en las filas los nombres de las personas a entrevistar y en tres columnas, para incluir las afirmaciones: positivas, negativas o neutras
Cada observador anota sus comentarios durante la entrevista en post-its y las marca en cada categoría de las columnas.
Una vez que termina la entrevista, se pegan en la tabla, en la columna correspondiente.
Se vuelve a repetir hasta que pasan todos los clientes.
- Análisis de los resultados
Una vez finalizadas las entrevistas, todo el equipo se reúne en torno al mural y se buscan tendencias en
- Resumen final
Esta es la última actividad a realizar. El equipo revisa el resultado del proceso y si el objetivo inicial se ha cumplido (si el gran reto se podría resolver con las ideas)
También se analiza qué ha funciona en el proceso o no y qué aprendizajes se han obtenido, que no se conocían.
Por dónde empezar
Quizás te ha parecido interesante el post.
Si tienes poco tiempo y quieres explorar algunas ideas para retos concretos, utilizar un Design Sprint es una muy buena opción.
Ahora sólo te queda elegir el reto, juntar al equipo y aplicar este check-list que te he preparado con la guía.
Si tienes alguna duda, puedes enviarme un email a angel@innolandia.es
Y si quieres profundizar, aquí tienes unos links de material de referencia.
Material de referencia
Te dejo una serie de documentos de referencia que puedes consultar.
- Libro Design Sprint
- Página de Google sobre Design Sprint
- Check list de Innolandia.es del Design Sprint
- Guía Design Thinking para dummies
- Manual de prototipado: Lean Start-up Spain
- Caso práctico de Design Sprint en sanidad
